PotniNalogi/sl/
Potni nalogi
4PM ima modul za pripravo zahtevkov za potne naloge (PN) in evidentiranje nastalih potnih stroškov, pripravljenih za obračun v ERP sistemu.
Vsi potni nalogi so zbrani v Mojem 4PM, glede na različne pravice so razvrščeni v 4 sezname:
- Moji PN – vsi potni nalogi, ki se nanašajo na uporabnika,
- Potrdi – seznam za potrjevalce (izpišejo se PN, v stanju za potrditev, odobritev),
- Likvidiraj – seznam za likvidatorje (izpišejo se PN, v stanju za likvidacijo),
- Vsi – seznam vseh PN: oseba si sama izbere v katerem stanju želi pregledovati PN, poljubno lahko določite obdobje, preverite stroške …
Urejanje šifrantov in nastavitev
SPLOŠNO / splošno
- vrste vozil (osebni avto, službeni avto, javna prevozna sredstva),
- vozila (osebna vozila, ki jih poveže z lastnikom).
- vrste potnih stroškov (kilometrina, cestnina, parkirnina, dnevnice … )
UDELEŽENCI /osebe (posameznik)
- kontaktni podatki: naslov, delovno mesto
- delovno mesto in ID zaposlenega, saj se bodo samodejno vpisale na PN
- privzeti potrjevalec potnega naloga (izberete iz seznama),
- privzeti likvidator potnega naloga (izberete iz seznama).
- ali oseba lahko potrjuje PN,
- ali oseba lahko likvidira PN,
SPLOŠNE NASTAVITVE APLIKACIJE
- omejitev vpisa novega predloga za PN (za koliko dni po opravljeni poti lahko oseba vpiše predlog za PN. Zakonsko določeno: "Pisni nalog se izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.")
- način številčenja PN: po delavcu ali globalno (nastavi Arctur)
Zavihek komentarji je namenjen beleženju posameznih sprememb oz. opomb, izmenjavi informacij, ki so se zgodile v času priprave oz. obdelave posameznega PN. Komentar se pošlje tudi preko e-obvestila udeležencem (predlagatelju, odredbodajalcu, likvidatorju), ni pa zabeležen na PN.
Stanja potnih nalogov
- Predlog: predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
- Predlog v pripravi: predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
- Zavrnjen predlog: odredbodajalec je zavrnil PN,
- Potrjen predlog: odredbodajalec je potrdil PN,
- Obračun v pripravi: predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
- Izpolnjen obračun: PN čaka na likvidacijo,
- Zavrnjen obračun: likvidator zavrne PN,
- Likvidiran: likvidiran PN,
- Razveljavljen: PN je razveljavljen,
- Nezaključen: PN je nezaključen,
Pregled potnih nalogov (Moj 4PM / PN / pregled PN in Pregledi / stroški / PN)
V pregledu PN lahko pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN … Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo. Namig: Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".
Diagram poteka za poslovni proces dela s potnimi nalogi
Izdelava potnega naloga
Zahtevek za potni nalog uporabnik ustvari v MOJ4PM / POTNI NALOGI. 4PM loči 3 nivoje uporabnikov:
- Predlagatelj, ki ustvari zahtevek, predlog za potni nalog,
- Potrjevalec, odredbodajalec, oseba, ki potrdi, da gre lahko predlagatelj na službeno pot,
- Likvidator, oseba, ki (pripravi in) potrdi opravljen obračun PN.
Nov potni nalog
Predlagatelj izdela nov zahtevek za potni nalog z gumbom »Nov potni nalog« - odpre vnosno okno in izpolni polja:
- Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
- Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
- Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
- Datum, ko je bil PN ustvarjen
- Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
- Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
- Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
- Dodaten opis, je neobvezen podatek
- Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
- Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
- Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
- Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.
- Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).
Trajni potni nalogi
Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. Veljajo poljubno obdobje, na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju. Predlagatelj ustvarinov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.
- Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN
Na potrjen trajni potni nalog predlagatelj dodaja obračune za poti, ki jih je opravil v obdobju.
- z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
- pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
- izbere likvidatorja PN ter
- vpiše kraj in datum zaključka.
Dobro je vedeti
- Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.
- Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.
Potrjevanje potnega naloga
- Potrjevalec (odredbodajalec) dobi o novem potnem nalogu obvestilo po e-pošti.
- Nepotrjeni potni nalogi so v seznamu MOJ4PM / POTNI NALOGI / POTRDI.
- Potrjevalec lahko PN potrdi/zavrne/razveljavi (v primeru zavrnitve, razveljavitve je obvezen vnos komentarja).
Po potrditvi PN lahko predlagatelj PN natisne. Na potrjen PN lahko predlagatelj, po vrnitvi s službene poti, vpiše nastale potne stroške in pripravi obračun oz. likvidacijo.
