Person/en/

New person entry

Follow these steps to enter new person:

1. select tab: internal, external, contacts
2. click ADD to open a form
3. select an organization from drop-down list
4. fill-in required fields: NAME, FAMILY NAME and E-MAIL
5. fill-in missing fields if available
6. optional - add contact details for other organizations.

Internal Co-worker and External data

DELOVNO MESTO

Vpišemo podatek o številki zaposlenega. Številka zaposlenega je potrebna pri vpisovanju potnih nalogov (številčenje), razvrščanju sodelavcev v PREGLEDI / DELO OSEB in pri integracijah z drugimi informacijskimi sistemi.

Izberemo delovno mesto. Če imamo pri delovnem mestu določeno sistematizacijo delovnega mesta, se tu izpišejo aktivnosti, ki ji oseba opravlja.

DELOVNE SKUPINE

Seznam delovnih skupin, katerim oseba pripada. Oseba je lahko član različnih delovnih skupin. Urejene delovne skupine olajšajo dodajanje večjega števila zaposlencev na projekte in naloge.

URNE POSTAVKE

Urna postavka, ki jo določimo posamezniku, velja za izbrano vrsto projektov za določeno obdobje. To pomeni, da bodo vsi vpisi opravljenega dela, ki so opravljeni v določenem obdobju, obračunani po vpisani urni postavki. Oseba ima lahko za različne vrste projektov različno urno postavko.

Če želimo uporabiti enotno projektno urno postavko samo za določen projekt, jo posamezniku vpišemo pri izbranem projektu; v tem primeru ima posameznik za celotno trajanje projekta enotno urno postavko (npr. povprečno urno postavko).

Pri kompleksnih projektih (vrste: partnerski, čezmejno sodelovanje, SEE) je možno ročno spreminjati različne urne postavke za poljubna obdobja poročanja na nivoju projekta.

Več o urni postavki...

NASTAVITVE

v katerih določimo posamezniku:

• • omejitev vpisa ur za nazaj oz. vnaprej (Administrator v splošnih nastavitvah vklopi obdobje omejitve vpisa. Če je omejitev vpisa vklopljena, je treba vsakemu uporabniku določiti, koliko dni za nazaj oz. vnaprej lahko poroča (vpisuje o opravljenem delu). Če je omejitev izklopljena, potem lahko uporabnik poljubno poroča o opravljenem delu.
  • omejitev števila vpisanih ur na dan (privzeto vrednost 24 ur na dan lahko poljubno spremenite za vsakega uporabnika posebej),
  • pravice za potrjevanje oz. likvidiranje potnih nalogov (Če je vklopljen modul POTNI NALOGI. Vsaka organizacija ima lahko več potrjevalcev / likvidatorjev potnih nalogov. Vsaka oseba ima lahko privzetega potrjevalca, to pomeni, da pri novem potnem nalogu ali obračunu potnega naloga ni treba izbirati iz spustnega seznama.)Več o tem
    • privzeti potrjevalec/likvidator
    • lahko potrjuje, likvidira (Lahko potrjuje – novi potni nalogi morajo biti potrjeni pred odhodom na pot. Lahko likvidira – pomeni, da pregleda potni nalog in ga zaklene za nadaljnje urejanje oz. pošlje v ERP sistem.
  • natančnost vpisa ur,
  • začetno stanje nadur (Več o tem)
  • upravljanje z vpisi dela drugih oseb:
    • Izberemo osebe, za katere lahko uporabnik upravlja z vpisi dela
    • Določimo nivo pravic:
      •   Lahko vidi vpisano delo izbrane osebe
      •   Lahko vnese delo za izbrano osebo. Svoje vpise lahko tudi ureja, ne more pa urejati in brisati zapisov, ki jih je vnesla izbrana oseba
      •   Lahko ureja zapise, ki jih je vnesla izbrana oseba
      • Lahko briše zapise, ki jih je vnesla izbrana oseba
      •   Lahko zaklepa vnašanje, urejanje in brisanje zapisov izbrane osebe.
        

PROJEKTNE EKIPE

pregled projektov, na katerih sodeluje oseba, njena vloga na projektu in skupina projektov. Če ima oseba določene tudi projektne pravice, so te izpisane pod tabelo:

Enak pregled je tudi v zavihku PREGLEDI / ČLANSTVO NA PROJEKTIH.

• Zunanjemu sodelavcu določimo še delovno mesto, delovne skupine, urne postavke, splošne nastavitve in na koncu dodelimo uporabniške pravice. Postopek je enak kot pri sodelavcih.
  

Pozor: Da bo začetek uporabe 4PM hiter in enostaven, pripravite seznam oseb v Excelovi tabeli, ki ga uvozimo v 4PM.