My4PM/travel-orders-my/sl/

Potni nalogi

4PM ima modul za pripravo zahtevkov za potne naloge (PN) in evidentiranje nastalih potnih stroškov, pripravljenih za obračun v ERP sistemu.
Vsi potni nalogi so zbrani v Mojem 4PM, glede na različne pravice so razvrščeni v 4 sezname:

• Moji PN – vsi potni nalogi, ki se nanašajo na uporabnika,
• Potrdi – seznam za potrjevalce (izpišejo se PN, v stanju za potrditev, odobritev),
• Likvidiraj – seznam za likvidatorje (izpišejo se PN, v stanju za likvidacijo),
• Vsi – seznam vseh PN: oseba si sama izbere v katerem stanju želi pregledovati PN, poljubno lahko določite obdobje, preverite stroške …

Urejanje šifrantov in nastavitev

SPLOŠNO / splošno

• vrste vozil (osebni avto, službeni avto, javna prevozna sredstva),
• vozila (osebna vozila, ki jih poveže z lastnikom).
• vrste potnih stroškov (kilometrina, cestnina, parkirnina, dnevnice … )

UDELEŽENCI /osebe (posameznik)

• kontaktni podatki: naslov, delovno mesto
• delovno mesto in ID zaposlenega, saj se bodo samodejno vpisale na PN
  • privzeti potrjevalec potnega naloga (izberete iz seznama),
  • privzeti likvidator potnega naloga (izberete iz seznama).
  • ali oseba lahko potrjuje PN,
  • ali oseba lahko likvidira PN,

SPLOŠNE NASTAVITVE APLIKACIJE

• omejitev vpisa novega predloga za PN (za koliko dni po opravljeni poti lahko oseba vpiše predlog za PN. Zakonsko določeno: "Pisni nalog se izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.")
• način številčenja PN: po delavcu ali globalno (nastavi Arctur)

Zavihek komentarji je namenjen beleženju posameznih sprememb oz. opomb, izmenjavi informacij, ki so se zgodile v času priprave oz. obdelave posameznega PN. Komentar se pošlje tudi preko e-obvestila udeležencem (predlagatelju, odredbodajalcu, likvidatorju), ni pa zabeležen na PN.

Stanja potnih nalogov

• Predlog: predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
• Predlog v pripravi: predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
• Zavrnjen predlog: odredbodajalec je zavrnil PN,
• Potrjen predlog: odredbodajalec je potrdil PN,
• Obračun v pripravi: predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
• Izpolnjen obračun: PN čaka na likvidacijo,
• Zavrnjen obračun: likvidator zavrne PN,
• Likvidiran: likvidiran PN,
• Razveljavljen: PN je razveljavljen,
• Nezaključen: PN je nezaključen,

Pregled potnih nalogov (Moj 4PM / PN / pregled PN in Pregledi / stroški / PN)

V pregledu PN lahko pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN … Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo. Namig: Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".

Diagram poteka za poslovni proces dela s potnimi nalogi

Izdelava potnega naloga

Zahtevek za potni nalog uporabnik ustvari v MOJ4PM / POTNI NALOGI. 4PM loči 3 nivoje uporabnikov:

• Predlagatelj, ki ustvari zahtevek, predlog za potni nalog,
• Potrjevalec, odredbodajalec, oseba, ki potrdi, da gre lahko predlagatelj na službeno pot,
• Likvidator, oseba, ki (pripravi in) potrdi opravljen obračun PN.
  

Nov potni nalog

Predlagatelj izdela nov zahtevek za potni nalog z gumbom »Nov potni nalog« - odpre vnosno okno in izpolni polja:

• Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
• Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
• Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
• Datum, ko je bil PN ustvarjen
• Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
• Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
• Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
• Dodaten opis, je neobvezen podatek
• Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
• Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
• Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
• Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.

• Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

Trajni potni nalogi

Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. Veljajo poljubno obdobje, na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju. Predlagatelj ustvarinov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.

• Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN

Na potrjen trajni potni nalog predlagatelj dodaja obračune za poti, ki jih je opravil v obdobju.

• z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
• pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
  • izbere likvidatorja PN ter
  • vpiše kraj in datum zaključka.

Dobro je vedeti

• Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.
• Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.