Difference between revisions of "Travel order multilevel/sl/"
| Line 26: | Line 26: | ||
==Obračun potnega naloga== | ==Obračun potnega naloga== | ||
| − | + | Računovodstvo (oseba, ki ima označeno osebno nastavitev '''računovodstvo (izpolnjevanje obračunov)''') izpolnjuje obrazec za obračun potnega naloga in vnese dodatne podatke: | |
| − | + | # Preveri priložena potrdila | |
| − | + | # Vnese upravičene stroške v obrazec. | |
| − | + | # Na podlagi opisa potovanja izpolni količine dnevnic. | |
| − | Računovodstvo | + | |
| − | + | Zaposleni ne more vnašati stroškov, lahko pa jih vidi, ko jih računovodja vnese. Računovodstvo poskrbi za pravilno izpolnjevanje obrazca. To pomeni, da lahko ureja (spreminjanja) polja, ki jih je izpolnil že zaposleni. | |
| − | + | ||
| − | sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna | + | K je obračun zaključen, ga posreduje prvemu potrjevalcu, ki je pot odobril. Če prvi potrjevalec obračun odobri, sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna in odgovorno osebo o novi vlogi za likvidacijo. Predlog obračun je odobren, ko ga likvidira odgovorna oseba. Če kateri potrjevalec obračun zavrne, mora podati obrazložitev (komentar). Zavrnjeni obračun se vrne nazaj v računovodstvo. |
| − | + | ||
| − | + | ==Izjeme== | |
| − | + | Če gre glavni potrjevalec na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi je drugi potrjevalec "nadomestni potrjevalec", ki je določen v nastavitvah aplikacije. | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
Revision as of 10:48, 2 June 2014
Modul potni nalogi
Dvonivojsko potrjevanja zahtevkov za potne naloge:
- prvi potrjevalec je oseba, ki je odgovorna za projekt, v okviru katerega se pot načrtuje
- drugi potrjevalec je odgovorna oseba, ki je nastavljena v globalnih nastavitvah.
Ob vnosu zahtevka za potni nalog, sistem o zahtevku obvesti prvega potrjevalca preko elektronske pošte. Drugi potrjevalec je obveščen o novem zahtevku po potrditvi na prvi stopnji. Potni nalog je odobren (zaposleni gre lahko na pot), ko ga potrdi drugi potrjevalec.
Nov zahtevek za potni nalog
Številka potnega naloga se izpolni samodejno ob začetku izpolnjevanja. Zaposleni lahko oddaja zahtevek za potni nalog le zase (razen če nima drugačnih osebnih nastavitev). Obvezna polja so označena z *. Potnemu nalogu lahko dodajamo tudi dokumente (priponke, ki vsebujejo npr. vabilo na konferenco, povabilo na sestanek...). Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).
Poročilo o poti
Zaposleni, ki se je vrnil s službene poti, izpolni poročilo o poti:
- Dejanski čas odhoda in prihoda (privzeta nastavitev je kopirana iz naloga).
- Dejanska relacija (opisno polje, kjer zaposleni navede natančen opis poti)
- Namen oz. porazdelitev stroškov, kjer zaposleni razporedi čas glede na projektne aktivnosti. Pozor: uporabnik mora najprej vpisati delo.
- Poročilo o opravljenem delu (tekstovno polje). Obvezno polje, ki ga mora predlagatelj obračuna izpolniti v vsakem primeru.
- Možnost pripenjanja poljubnega števila priponk (DOC, PDF, JPG), ki predstavljajo najrazličnejša potrdila (o opravljeni poti, o stroških itd .).
- Kraj in datum izpolnjevanja se nastavi samodejno: kraj je vpisan pri glavni organizaciji, datum je datum izpolnjevanja obrazca.
Zaposleni izpolnjen obrazec posreduje naprej, kjer ga prevzame predstavnik računovodstva. Zaposlenim ni treba skrbeti za pravilen obračun in vnos stroškov potovanja.
Obračun potnega naloga
Računovodstvo (oseba, ki ima označeno osebno nastavitev računovodstvo (izpolnjevanje obračunov)) izpolnjuje obrazec za obračun potnega naloga in vnese dodatne podatke:
- Preveri priložena potrdila
- Vnese upravičene stroške v obrazec.
- Na podlagi opisa potovanja izpolni količine dnevnic.
Zaposleni ne more vnašati stroškov, lahko pa jih vidi, ko jih računovodja vnese. Računovodstvo poskrbi za pravilno izpolnjevanje obrazca. To pomeni, da lahko ureja (spreminjanja) polja, ki jih je izpolnil že zaposleni.
K je obračun zaključen, ga posreduje prvemu potrjevalcu, ki je pot odobril. Če prvi potrjevalec obračun odobri, sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna in odgovorno osebo o novi vlogi za likvidacijo. Predlog obračun je odobren, ko ga likvidira odgovorna oseba. Če kateri potrjevalec obračun zavrne, mora podati obrazložitev (komentar). Zavrnjeni obračun se vrne nazaj v računovodstvo.
Izjeme
Če gre glavni potrjevalec na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi je drugi potrjevalec "nadomestni potrjevalec", ki je določen v nastavitvah aplikacije.
