Travel order multilevel/sl/

Modul potni nalogi

Dvonivojsko potrjevanja zahtevkov za potne naloge:

• prvi potrjevalec je oseba, ki je odgovorna za projekt, v okviru katerega se pot načrtuje
• drugi potrjevalec je odgovorna oseba, ki je nastavljena v globalnih nastavitvah.

Ob vnosu zahtevka za potni nalog, sistem o zahtevku obvesti prvega potrjevalca preko elektronske pošte. Drugi potrjevalec je obveščen o novem zahtevku po potrditvi na prvi stopnji. Potni nalog je odobren (zaposleni gre lahko na pot), ko ga potrdi drugi potrjevalec.

Nov zahtevek za potni nalog

Številka potnega naloga se izpolni samodejno ob začetku izpolnjevanja. Zaposleni lahko oddaja zahtevek za potni nalog le zase (razen če nima drugačnih osebnih nastavitev). Obvezna polja so označena z *. Potnemu nalogu lahko dodajamo tudi dokumente (priponke, ki vsebujejo npr. vabilo na konferenco, povabilo na sestanek...). Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

Poročilo o poti

Zaposleni, ki se je vrnil s službene poti, izpolni poročilo o poti:

1. Dejanski čas odhoda in prihoda (privzeta nastavitev je kopirana iz naloga).
2. Dejanska relacija (opisno polje, kjer zaposleni navede natančen opis poti)
3. Namen oz. porazdelitev stroškov, kjer zaposleni razporedi čas glede na projektne aktivnosti. Pozor: uporabnik mora najprej vpisati delo.
4. Poročilo o opravljenem delu (tekstovno polje). Obvezno polje, ki ga mora predlagatelj obračuna izpolniti v vsakem primeru.
5. Možnost pripenjanja poljubnega števila priponk (DOC, PDF, JPG), ki predstavljajo najrazličnejša potrdila (o opravljeni poti, o stroških itd .).
6. Kraj in datum izpolnjevanja se nastavi samodejno: kraj je vpisan pri glavni organizaciji, datum je datum izpolnjevanja obrazca.

Zaposleni izpolnjen obrazec posreduje naprej, kjer ga prevzame predstavnik računovodstva. Zaposlenim ni treba skrbeti za pravilen obračun in vnos stroškov potovanja.

Obračun potnega naloga

1. 1. Računovodstvo prevzame obrazec za obračun potnega naloga , ki ga je izpolnil zaposleni in vnese dodatne podatke:

a. Preveri priložena potrdila in vnese sprejemljive stroške v obrazec. b. Na podlagi opisa potovanja vnese ustrezne količine dnevnic. Obračun se izvede v ločenem zavihku (tretji zavihek) z nazivom »Obračun«. Zaposleni sicer nima možnosti vnosa stroškov, lahko pa jih pregleduje, ko jih računovodja vnese. Računovodstvo poleg tega poskrbi tudi za to, da je obrazec pravilno izpolnjen. To pomeni, da ima računovodstvo pravico spreminjanja preostalih polj, ki jih je sicer izpolnil že zaposleni. Po zaključku obravnave poročila o službeni poti s strani računovodstva se le-ta posreduje prvemu potrjevalcu, ki je ista oseba, kot je pot tudi odobrila. V primeru, da prvi potrjevalec obračun odobri, sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna ter odgovorno osebo o novi vlogi za potrditev . Predlog obračun se smatra odobren šele po odobritvi s strani odgovorne osebo, nakar se posreduje v likvidacijo. V primeru, da katerikoli od potrjevalcev obračuna le-tega zavrne, mora podati obrazložitev. Zavrnjeni obračun se vrne nazaj v računovodstvo. Edina izjema pri potrjevanju zahtevkov potnih nalogov ter obračunu le-teh velja za dekana, kateremu odobri predsednik upravnega odbora . Če gre dekan na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi se pri dekanu kot drugi potrjevalec upošteva predsednik upravnega odbora. Iz tega izhaja, da mora sistem obravnavati vsaj dve novi vlogi, in sicer: • dekan • predsednik upravnega odbora Pri pregledu obračuna potnega naloga je možno vse priponke prenesti na osebni računalnik . Obračun mora pred likvidacijo obvezno potrditi odgovorna oseba, ki je vedno ista kot oseba, ki je tudi drugi potrjevalec (privzeto dekan fakultete). Šele po odobritvi s strani odgovorne osebe, gre obračun lahko v likvidacijo v računovodstvo. Preveriti pri Arctur: • Kako se določijo podatki o avtomobilu (osebni/službeni)? • Kako je s potnimi nalogi »za nazaj« in preštevilčenjem le-teh? Primer, zadnji potni nalog v sistemu ima oznako 12 z datumom 18.3.2014. 20.3.2014 zaposleni sporoči, da je bil na izredni službeni poti 14.3.2014, ki je ni vnesel kot zahtevek. Ali sistem 4pm omogoča ročne vnose potnih nalogov v takih primerih? • Trenutno je v sistemu 4pm razumeti, da se lahko obračun v celoti zavrne in s tem izbriše. Želja bi bila, da se lahko posamezni deli spreminjajo. Prosimo za komentar, kako bi to bilo možno izvesti oz., če je to že možno, za pomoč pri testiranju.