Sistemizacija/sl/

Vnos splošnih podatkov

Sistemizacija

Seznam aktivnosti

Seznam aktivnosti je spisek najpogostejših delovnih procesov v organizaciji, ki so potrebni za izvedbo različnih projektov. Seznam aktivnosti nam poenostavi načrtovanje nalog, saj iz seznama enostavno izberemo aktivnost in ročno opisovanje nalog ni potrebno. Poenoteno vpisovanje aktivnosti omogoča analize in tudi optimizacijo delovnih procesov.
Seznam aktivnosti je nujen za načrtovanje nalog in mejnikov na projektih. Ko posameznik evidentira delo na nalogi, izbere aktivnost, ki jo je opravljal. Ko osebe evidentirajo opravljeno delo, hkrati tudi polnijo časovnice, poročila o opravljenem delu z izvedenimi aktivnostmi.

Pozor: Pred začetkom uporabe 4PM na delavnici pripravimo seznam aktivnosti, ki so značilne za vašo organizacijo. Ta seznam uvozimo v 4PM.

    

Kako pripravimo seznam aktivnosti?
Seznam aktivnosti ima poljubno število nivojev, priporočamo pa vsaj dvonivojsko drevesno strukturo. Prvi nivo aktivnosti (1.) dodamo s klikom na povezavo dodaj na prvi nivo:

• Naziv sestavljata privzeta številke in naziv aktivnosti. Številko določi 4PM glede na vrstni red, ki ga izberemo v spustnem seznamu vstavi za.
  
• Opis: kratek opis aktivnosti, ni obvezno polje.
  
• Tip: pri tipu projekta izberemo, ali je vnesena aktivnost PROJEKTNO / NEPROJEKTNO DELO / ODSOTNOST. Če aktivnost določimo za projektno delo, jo bomo lahko izbrali pri dodeljevanju nalog na projekt in pri vnosu projektnega dela. Če aktivnost določimo za neprojektno delo ali odsotnost, je ne moremo vezati na projekt.
  
• Vrste projektov: aktivnosti določimo za katero vrsto projekta želimo, da jo lahko izbiramo. Poljubno označimo več vrst projektov.
  

Označimo, ali želimo, da se aktivnost prikazuje na evropskem poročilu.

    

Urejanje seznama aktivnosti
Seznam aktivnosti urejamo na seznamu s kliki na ikone ob nazivih. S puščico premikamo aktivnosti po seznamu gor ali dol, vedno pa glede na nivo, v katerem se aktivnost nahaja. Puščica pri nadrejenem nivoju premakne vse podrejene zapise.
Podrejen nivo na aktivnost dodamo s klikom na dodaj (drevesna struktura). Posamezno aktivnost brišemo, če nima določene podrejene aktivnosti oz. če aktivnost še ni bila določena pri nalogi na projektu. Ko posamezni aktivnosti dodajamo podrejene nivoje, 4PM samodejno prenese lastnosti nadrejenega nivoja (tip, vrste projektov…), ki jih poljubno spreminjamo.

Delovna mesta

V pregledu je seznam delovnih mest. V obrazcu pripravimo spustni seznam, ki ga uporabljamo pri urejanju sodelavcev. Novo delovno mesto: klik na dodaj odpre polje za vnos novega delovnega mesta.
Vsakemu delovnemu mestu lahko določimo »sistematizacijo delovnega mesta«. Iz nabora seznama aktivnosti določimo, ki so značilne za posamezno delovno mesto. Aktivnostim določimo prioriteto in »prodajno ceno«.