Project files/en/

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search

DOCUMENTS

4PM integrated advanced document management system supports:

  • arranged documents in project folders and sub-folders
  • easy editing of folder access rights
  • advanced search options for the documents (by content, title, date of publication)
  • version control and access to documents
  • multi-upload of documents
  • e-mail notifications of new/changed documents (send a link via e-mail).

Project folders and documents

4PM includes several entry points for document up-load. The user selects the one corresponding to his level of rights or needs.

Each project has 4 sub-folders by default settings:

  • Tasks - all documents added to task or project comments and description fields.
  • Finance - documents added to cost and income entries.
  • Portals - documents added to project portal.
  • Last changes - last documents added or changed in a folder and its sub-folders (according to user access rights).
  • access to folders Tasks, Finance, Portals depends on access rights to corresponding functionalities.

Each folder can have new folders and sub-folders. Sub-folder inherits access rights of parental folder. Access rights can be modified.

Folder structure

The document management system is organized into project folders:

  • project groups folders
    • folders for each project
      • structure of folders and sub-folders for each project.
  • non-project folders - folders that are not related to projects.
  • last modified - contains new documents (according to user access rights).

Adding new folder

New folder is created (added):

  1. Click the icon add folder 10.IkonaDodajMapo.jpg.
  2. Enter folder name.
  3. set access rights to documents in folder.
  • Use user groups (project roles) to select more users or
  • select individual users.
  1. If necessary select access rights for other users.
  2. save.
  • New folder inherits access rights of parent folder.
  • icon view 10.IkonaOko.jpg - user can see documents in the folder
  • icon edit 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg - user can edit documents in folder (change version, access to previous versions, meta-data.)
  • icon ? - persons have user group rights whit different access groups.

Folder settings: 10.IkonaMozicki.jpg.

ADDing files

Ko mapi nastavimo pravice dostopa, lahko začnemo z dodajanjem dokumentov s klikom na ikono dodaj datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg.

10.izberiDatoteko.jpg

Če imamo nameščen Flash plug-in v brskalniku, lahko nalagamo več dokumentov hkrati (pri izbiranju uporabimo gumb ctrl ali shift), in potrdimo z gumbom odpri. Postopek po potrebi ponovimo.

10.dodajanjeDatotek.jpg

Ko končamo z nalaganjem dokumentov, lahko izberemo, komu (kateri skupini uporabnikov) želimo poslati povezavo do novega (novih) dokumentov. Dokumente lahko shranimo in ne obvestimo nikogar (ne odkljukamo nobenega uporabnika).

10.obvescanjeODatoteki.jpg

Dokumenti, ki so v posamezni mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.

10.datotekeNaProjektu.jpg

Iskanje dokumentov


Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
  • Po nazivu dokumenta
  • Po ključnih besedah
  • Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah.

Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Podrobnosti dokumentov

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA. Pregledujete lahko:

  • zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
  • velikost dokumenta,
  • kdo je naložil dokument,
  • kdaj je naložil dokument,
  • kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
  • Ključne besede: ločimo z vejico,
  • Besedilni komentarji k dokumentom,

Gumb ZAKLENI: uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije). Gum PREMAKNI: premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.

10.komentarjiDatoteke.jpg