My meetings track/sl/

Moji sestanki

Sestanki so posebna oblika nalog (izbrana aktivnost, določeno trajanje, zadolženi - povabljeni na sestanek), ki imajo dodane parametre, ki povežejo nalogo s koledarjem (npr. Outlookov koledar).

• Pregledu vsebuje vsa povabila na projektne sestanke.
• Povabila na sestanke sprejmete ali zavrnete.
• Opravljeno delo za določen sestanek lahko vpišete samo na sprejet sestanek.
• Udeleženec obvesti odgovorno osebo, da je zaključil z vpisi na potrjen sestanek.

• Projektni vodja pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke …
• Sklicatelj' sestanka (glede na pravice) spremlja stanja povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek.
• Odgovorna oseba ocenjuje udeležence sestanka, ter spreminja upravičene oz. neupravičene ure.

Seznami sestankov

• Opravi: sestanki, ki jih morate opraviti, . Na naloge lahko vpisujete ure opravljenega dela, komentarje in realizacijo.
• Spremljaj: sestanki, ki ste jih sklicali na projektih, ki jih NE vodite. Tu potrjujete stanje, spremljate upravičene ure in ocenjujete zaključene.
• Vodi: sestanki na projektih, ki jih vodite. Tu potrjujete stanje (dodeljeno, sprejeto, zavrnjeno, opravljeno, zaključeno, nezaključeno), spremljate upravičene ure, ocenjujete zaključene.

Nov sestanek

Ko želimo sklicevati sestanek v 4PM

1. izberemo aktivnost (sestanek, kolegij),
2. vpišemo zadevo sestanka (ime naloge),
3. lokacijo sestanka in
4. datum, čas začetka in predvideno trajanje,
5. pripnemo datoteko, opis (npr. dnevni red),
6. izberemo udeležence (povabimo na sestanek)

in shranimo. Pri vnosu novega sestanka 4PM preverja razpoložljivost udeležencev 4PM Koledarju, bodisi zaradi odsotnosti, drugega sestanka, ipd. Ko sestanek shranimo, je prikazan v poštnem koledarju (Outlook) in v Moj4PM povabljenih oseb, ki povabilo sprejmejo ali zavrnejo.

Pošiljanje obvestil o novih / spremenjenih sestanki

Odvisno od splošnih nastavitev aplikacije:

• Vklopljeno – pošlje povabilo v Outlook, udeleženec sestanka lahko povabilo sprejme v poštnem odjemalcu
• Izklopljeno – ne pošilja ničesar, sestanki so evidentirani samo v 4PM.

Potrjevanje sestankov

Aplikacija omogoča dva načina sklicevanja sestankov (splošna nastavitev aplikacije), glede na začetno stanje sestanka: - predviden: sklican sestanek mora odgovorna oseba potrditi (ko je dovolj potrjenih udeležb), - potrjen: sklicanega sestanka ni treba dodatno potrjevati.

Sinhronizacija s poštnim odjemalcem

Povabljene osebe dobijo na e-poštni naslov povabilo na sestanek, ki ga v koledarju sprejmejo ali zavrnejo s pomočjo akcijskih gumbov nad glavo sporočila. Ko povabilo sprejmejo (accept), ga prestavijo v koledar e-poštnega odjemalca.

• oseba, ki je sestanek sklicala, ima potrjen sestanek že v koledarju. Ostale osebe morajo poslati odgovor na povabilo: sprejet ali zavrnjen sestanek.
• ko oseba, ki je povabljena na sestanek, izvede akcijo (sprejme ali zavrne), so vse povabljene osebe obveščene in dobijo obvestilo o spremembi. Enako velja za preklicane sestanke.

Deluje, ko je vklopljeno pošiljanje e-sporočil; testirano za MS Outlook, Lotus Notes.

Dobro je vedeti

• Na sestanke lahko vabimo samo uporabnike 4PM (sodelavce).