Dopust/sl/

Dopust

Modul dopusti zajema celoten postopek spremljanja dopustov, od načrtovanja (vloga za nov zahtevek dopusta), potrditve predlaganega dopusta (ali zavrnitve) do pregledovanja načrtovanih odsotnosti.

Pomembno:
Administrator mora predhodno urediti:
1.uporabniške pravice (skupine) Dopusti za vse uporabniške skupine,
2.vpisati dopust osebam, ki ga imajo po pogodbi,
3.šifrante aktivnosti za različne vrste dopusta,
4.določiti potrjevalca dopustov,

'1)'Uporabniški skupinam najprej določimo pravice, da lahko vnašajo dopust oz. lahko urejajo število ur dopusta za posameznike (običajno je to ena oseba).

dobro je vedeti: zaradi lažjega nadzora nad uporabniškimi skupinami:
1)Uporabniško skupino vnašalec dopolnite z možnostjo vnosa dopusta
2)Ustvarite novo uporabniško skupino, ki ji določite možnost urejana dopusta za posameznike (vpisuje število ur dopusta za vsakega posameznika).

2)Vsakemu zaposlencu v določimo:

• število ur dopusta: udeleženci / osebe / sodelavci / izbrana oseba / dopusti
• privzetega potrjevalca - osebo, ki potrjuje predlagani dopust – udeleženci / osebe /sodelavci / izbrana oseba / nastavitve. Oseba lahko načrtuje tudi kolektivni dopust.

3)Poznamo več tipov dopusta, ki jih določimo v splošno / sistemizacija / seznam aktivnosti se za tipe aktivnosti odsotnosti / dopusti, in sicer zato, da 4PM pravilo odšteva porabo dopusta:

• redni dopust (plačan): koriščenje rednega dopusta se odšteva od dodeljene kvote in iz kvote prenosa starega dopusta
• izredni dopust (plačan): koriščenje izrednega dopusta se ne odšteva od dodeljene kvote
• študijski dopust (plačan): kvota študijskega dopusta se določi sproti, po pogodbi. Kvota ur se določi posamezniku v osebnih nastavitvah in se ob koriščenju odšteva od določene kvote študijskega dopusta na letni ravni. Študijski dopust se ne prenaša v novo leto, se ga pa planira.
• izredni neplačani dopust: ni določene kvote ur.
• kolektivni dopust: načrtovanje in evidentiranje dopusta za celo organizacijo ali izbrano skupino zaposlenih.

Naknaden vklop modula Dopusti • Če nimate vklopljenega modula Dopusti, vnašate dopust kot vrsto odsotnosti v zavihku Moj4PM / Vpis dela in stroškov / odsotnost. • Po vklopu modula dopusti, morate najprej zavihku splošno / sistematizacija / seznam aktivnosti / dopusti, povezati obstoječe aktivnosti »dopusti« z ustreznim tipom dopusta, ki jih predvideva Modul Dopusti.

SLIKA • Ko popravimo Aktivnosti se stanje koriščenega dopusta avtomatsko prenese v Modul Dopusti

Primer. Če ste pred vklopom modula dopusti uporabljali aktivnosti »dopust« in »izredni dopust«, morate aktivnost »dopust« označiti, da gre za »redni dopust«, ki se z evidentiranjem odšteva od letne kvote v pogodbi o zaposlitvi. »izredni dopust« pa se ne upošteva v tej kvoti. Ko boste uredili aktivnosti, se bodo že evidentirani »dopusti« odšteli od skupnega števila ur dopusta, ki ste ga vnesli posameznikom.

Opis dela z modulom dopusti 1. V Moj 4PM / dopusti / moji dopusti ima vsak uporabnik pregled nad svojim dopustom in pregled razpoložljivega dopusta v tekočem letu. 2. Nov zahtevek za dopust ustvarimo s klikom na dodaj in odpremo obrazec za »nov zahtevek za dopust«. Izberemo: 1) tip dopusta 2) obdobje predlaganega dopusta Ko kliknemo gumb shrani, pošljemo zahtevek za dopust v potrditev privzetemu potrjevalcu. Velja pravilo, da je treba daljši dopust (od enega dneva) planirati 5 dni pred datumom planiranega dopusta. Administrator 4PM določi v splošnih nastavitvah, koliko dni vnaprej je potrebno planirati dopust. 3. Potrjevalec potrdi / zavrne predlagani dopust in izbere, koga želi obvesti o dopustu osebe, ki je dala zahtevek. Možnosti so: - delovne skupine (4PM pošlje sporočilo vsem osebam, ki so skupaj z osebo v katerikoli delovni skupini) - vse (pošlje se obvestilo vsem sodelavcem) Zahtevek za dopust lahko potrjevalec tudi zavrne. V tem primeru gre v stanje ZAVRNJEN. Ob zavrnitvi se tudi pošlje elektronsko sporočilo predlagatelju. Predlagatelj dopusta lahko potrjen dopust prekliče, če na že potrjen dopust ne odide. 4. Dopusta po potrditvi ni potrebno dodatno beležiti, saj se vpiše evidentira v sezname opravljenega dela. Če potrjenega dopusta nismo koristili, potrjeni dopust »prekličemo« in v vpisu dela se ti vpisi izbrišejo.

Vodenje porabljenih ur dopusta

Vsako leto vpišemo število ur dopusta za vsako osebo, ki ga ima po pogodbi. Pri novem vpisu sistem beleži razpoložljivo stanje starega dopusta iz prejšnjega leta.
Posebej lahko vpišemo tudi število ur študijskega dopusta.
Število ur iz starega dopusta se hrani do datuma, ki ga administrator nastavi v nastavitvah, privzeto je 30. 6.

Pregled dopustov

Dopuste pregledujemo v Moj4PM / DOPUSTI:

• moji dopusti (dopusti, za potrditev, potrjene, zavrnjene, preklicane),
• pregled dopustov zaposlenih (vidno vsem),
• vsi zahtevki - (za potrditev, potrjene, zavrnjene, preklicane), kar vidi potrjevalec

Izbiro 'vsi zahtevki' oseba vidi, če lahko potrjuje dopuste. Legenda planiranega dopusta: nepotrjen zahtevek oranžno, potrjen zeleno.

Dodatna pravila za zahtevke za dopust

• 1 dan dopusta – minimalno število dni najave določi administrator v nastavitvah, privzeto 1 dan.
• več kot 1 dan dopusta - minimalno število dni pred začetkom določi administrator v nastavitvah.
• vpis zahtevka za dopust za nazaj - samo če je dovoljeno, pri osebnih nastavitvah udeleženci / osebe / sodelavci / izbrana oseba določimo »omogoči vpis dopusta za nazaj«.

Prikaz v planiranju zasedenosti resursov

Pregledovanje zasedenosti resursov upošteva tudi potrjene dopuste posameznikov. To pomeni, da je na dan, ko ima oseba potrjen dopust, upoštevana tudi odsotnost osebe.
Dopust je prikazan kot vrstica s seštevkom vseh ur na prikazano enoto (dan, teden, mesec).