Documents/sl/

DOKUMENTI

4PM ima integriran napredni dokumentni sistem, ki omogoča:

• urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
• napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
• kontrolo verzij dokumentov in
• nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
• enostavno urejanje pravic dostopa do map,
• nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
• obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti)
• komentiranje dokumentov
• premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)

Mape - struktura

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:

• DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje drevesne strukture
• PROJEKTI - sistemska projektna mapa, ki vsebuje podmape glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsak projekt ima svojo mapo (ime dokumenta) in 3 sistemske pod-mape:
  • Naloge – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
  • Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
  • Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;

dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.

• ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT
• ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.

Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.

Struktura (projektnih) map

Dokumentni sistem je organiziran v projektne mape, ki vključujejo:

• mape po skupinah projektov, ki vključujejo
  • mape za vsak projekt,
  • projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.

• neprojektne mape, so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
• zadnje spremembe - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).

Dodajanje nove mape

1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
2. klik na ikono dodaj mapo.
   
3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.

S klikom na info ikono odpremo obrazec, v katerem lahko:

• pogledamo osnovne informacije o mapi
• zgodovino mape - in
• uredimo pravice dostopov za uporabnike

1. določimo pravice dostopa do mape: pomagamo si lahko s
   • skupinami udeležencev na projektu (projektne vloge) - aplikacija označi vse posameznike, ki imajo na projektu izbrano vlogo
   • ali posamezniku določimo obseg pravice.
2. določimo še dostop do dokumentov osebam, ki ne sodelujejo na projektu (pravice ostalih oseb).
3. novo mapo z nastavitvami shranite.

• Nova mapa podeduje pravice dostopa' nadrejene mape.
• vpogled - uporabnik lahko vidi dokument.
• urejanje - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
• Ikona ? pomeni, da imajo osebe, ki spadajo v skupino, različne pravice dostopa do dokumentov v mapi.

Podatki o nastavitvah posamezne mape: podrobno .

Dodajanje dokumentov

V mapo dodajajmo, nalagamo dokumente:

1. s klikom na ikono dodaj datoteko odpremo obrazec za izbor datoteke na računalniku.
2. lahko nalagamo več dokumentov hkrati: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
   • Uporabniki Internet Explorerja morate imeti nameščen Flash dodatek: | Flash
3. potrdimo z gumbom odpri.

Postopek po potrebi ponovimo.

Ko končamo z nalaganjem dokumentov:

1. določimo komu (kateri skupini uporabnikov) želimo poslati e-sporočilo s povezavo do novega (novih) dokumentov,
   • v seznamu so samodejno prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti dokumente v trenutni mapi.
2. dokumente lahko samo shranimo in ne obvestimo nikogar (ne označimo nobenega uporabnika).

Dokumenti, ki so v posamezni mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.

Iskanje dokumentov

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

• Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
• Po nazivu dokumenta
• Po ključnih besedah
• Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Podrobnosti dokumentov

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA . Pregledujete lahko:

• zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
• velikost dokumenta,
• kdo je naložil dokument,
• kdaj je naložil dokument,
• kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
• Ključne besede: ločimo z vejico,
• Besedilni komentarji k dokumentom,

Gumb ZAKLENI: uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Gum PREMAKNI: premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.