Documents/sl/
DOKUMENTI
4PM napredni dokumentni sistem omogoča:
- urejene datoteke v projektnih mapah in podmapah,
- napredne možnosti iskanja po datotekah (vsebina, naziv, datum objave, ključne besede),
- kontrolo verzij
- nadzor nad dostopi do datotek in map (nalaganje, prenosi, vidi, ureja, zaklepanje)
- enostavno urejanje pravic dostopa do map,
- nalaganje večjega števila datotek hkrati,
- obveščanje po elektronski pošti o objavi datotek,
- pošiljanje povezav do map po e-pošti
- komentiranje datotek
- premikanje datotek med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
- sledenje zgodovini uporabe, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)
Mape - struktura
4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:
- DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture
- PROJEKTI - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
- ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT
- ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.
Dodajanje nove mape
- izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
- klik na ikono dodaj mapo.
- Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.
Informacije o mapi
Klikom na info ikono odpre obrazec:
Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
Prilagajanje načina prikaza vsebine mape
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo :
Urejanje pravic dostopa do mape
- kliknemo na ikono
- uporabnikom lahko določimo:
- posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju
- če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
- ali posamezniku določimo obseg pravice.
- Nova mapa podeduje pravice privzeto nastavitev nadrejene mape.
- vpogled - uporabnik lahko vidi dokument.
- urejanje - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
- če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.
NOVO - povezava do mape
Za vsaka mapa ima svojo povezavo (URL):
- kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
- pošljete po e-pošti prejemnikom
Datoteke v DOKUMENTI
Nalaganje datotek
V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek:
- s klikom na ikono naloži datoteko odpremo obrazec za izbor datoteke.
- hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift.
- naložene datoteke se izpišejo v mapi.
Kako prenesem datoteko iz 4PM?
- 1 klik - izberemo datoteko
- dvojni klik - začnemo prenos datoteke
NOVO: samodejno verzioniranje
Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga
- novo verzijo (samodejno verzioniranje).
- Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko
Funzioni avanzate
Cosa possiamo fare con I documenti inseriti:
- copia il file (ctrl+c) e incolla il file (ctrl+v) in un'altra cartella
- eliminare il file (ctrl+x) e incollare il file (ctrl+v) in un'altra cartella (sposta)
- elimina (delete) oppure
- inviamo il link del documento via Email
- selezionare il destinatario (o gruppo) a cui si desidera inviare un'e-mail con il collegamento al file;
- se abbiamo selezionato più file (ctrl, maiusc + clic), possiamo inviare contemporaneamente più collegamenti ai file nella cartella (inviamo solo collegamenti, non documenti).
- nell’elenco sono elencate solo le persone che hanno il diritto di vedere il file (a seconda dei diritti nella cartella).
- Possiamo anche bloccare il file (o più) per le modifiche . Ciò significa che gli altri utenti possono vederlo, scaricarlo, ma non possono cambiare la versione. Solo la persona che ha bloccato il file può sbloccare il file
Podrobnosti datotek - desno okno
Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona .
- datoteko lahko preimenujete -
- naložil: uporabnik, ki je naložil
- verzija: številka verzije
- naloženo: datum in ura nalaganja
- velikost: velikost datoteke
- prenosi: število prenosov
- povezava: kopiranje povezave do datoteke
- ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje
Gumb ZAKLENI : uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).
Komentarji datotek
Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.
Povezava do datoteke
Ko izberemo datoteko (click) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.
Zgodovina datoteke
V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:
- zgodovino verzij
- zgodovino prenosov datoteke
- zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki
- zgodovino preimenovanj datoteke
Iskanje datotek
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI : v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
Iskalnik išče po:
- Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
- Po nazivu dokumenta
- Po ključnih besedah
- Po datumu nalaganja
Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.
Standardne mape
Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka PROJEKTNA MAPA Standardne mape urejamo v zavihku DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE:
- klikni DODAJ
- vnesi privzeto ime standardne mape
- izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape:
- za vse aktivne projekte (novi in obstoječi)
- samo za izbrano skupino
- samo za tip projekta
- standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.
Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.