Documents/sl/
DOKUMENTI
4PM ima integriran napredni dokumentni sistem, ki omogoča:
- urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
- napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
- kontrolo verzij dokumentov in
- nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
- enostavno urejanje pravic dostopa do map,
- nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
- obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti)
- komentiranje dokumentov
- premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
Mape - struktura
4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.
4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:
- DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje drevesne strukture
- PROJEKTI - sistemska projektna mapa, ki vsebuje podmape glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsak projekt ima svojo mapo (ime dokumenta) in 3 sistemske pod-mape:
- Naloge – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
- Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
- Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.
- ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT
- ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.
Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.
Struktura (projektnih) map
Dokumentni sistem je organiziran v projektne mape, ki vključujejo:
- mape po skupinah projektov, ki vključujejo
- mape za vsak projekt,
- projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.
- neprojektne mape, so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
- zadnje spremembe - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).
Dodajanje nove mape
- izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
- klik na ikono dodaj mapo.
- Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.
S klikom na info ikono odpremo obrazec:
Prilagajanje načina prikaza vsebine mape
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo :
- izberemo mapo
- kliknemo gumb spremeni prikaz:
- seznam
- mreža
Urejanje pravic dostopa do mape
- kliknemo na ikono
- uporabnikom lahko določimo:
- ne vidi mape
- vidi mapo in dokumente v mapi
- lahko vidi in ureja dokumente v mapi
- posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju
- če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
- ali posamezniku določimo obseg pravice.
- Nova mapa podeduje pravice privzeto nastavitev nadrejene mape.
- vpogled - uporabnik lahko vidi dokument.
- urejanje - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
- če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.
Novo - povezava do mape
Za vsaka mapa ima svojo povezavo. Povezavo lahko:
- kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
- pošljete po e-pošti izbranim prejemnikom
Nalaganje dokumentov
V izbrano mapo (krepko) nalagamo dokumente:
- s klikom na ikono naloži datoteko odpremo obrazec za izbor datoteke.
- hkrati lahko nalagamo več dokumentov: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift.
- naložene datoteke se izpišejo v mapi.
NOVO: samodejno verzioniranje
- Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga
- novo verzijo (samodejno verzioniranje).
- Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko
Razširjene funkcionalnosti
Naložene dokumente lahko:
- kopiramo (ctrl+c) in prilepimo (ctrl+v)
- izrežemo (ctrl+x) in prilepimo (ctrl+v)
- brišemo (delete) ali
- pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti
- izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke;
- če smo izbrali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov).
- v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi).
- datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje . To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene
Iskanje dokumentov
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje File:File:View.gif vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
Iskalnik išče po:
- Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
- Po nazivu dokumenta
- Po ključnih besedah
- Po datumu nalaganja
Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.
Podrobnosti datotek - desno okno
Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona .
- datoteko lahko preimenujete -
- naložil: uporabnik, ki je naložil
- verzija: številka verzije
- naloženo: datum in ura nalaganja
- velikost: velikost datoteke
- prenosi: število prenosov
- povezava: kopiranje povezave do datoteke
- ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje
Gumb ZAKLENI : uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).
Komentarji datotek
Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.
Povezava do datoteke
Ko izberemo datoteko (ali več datotek - ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.
Zgodovina datoteke
[[File:Zgodovina_dokument.png]|thumb]
V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:
- zgodovino verzij
- zgodovino prenosov datoteke
- zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava)
- zgodovino preimenovanj datoteke