Difference between revisions of "Documents/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
(4 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 35: Line 35:
 
# klik na ikono  [[file:10.IkonaDodajMapo.jpg]] dodaj mapo.  
 
# klik na ikono  [[file:10.IkonaDodajMapo.jpg]] dodaj mapo.  
 
# Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos.
 
# Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos.
 
 
===Informacije o mapi===
 
 
[[File:Mapa_info.png |700px ]]
 
 
S klikom na '''info ikono''' [[File:Info.gif]] odpremo obrazec:
 
* pogledamo osnovne informacije o mapi [[file:Info_ikona.PNG|60px]]
 
* zgodovino mape - [[File:Zgodovina_ikona.PNG|60px]]in
 
* uredimo pravice dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]]
 
* če imamo pravici urejanja, lahko mapo tudi preimenujemo [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
 
 
''Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.''
 
Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
 
  
  
Line 58: Line 44:
 
# mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tipk 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.
 
# mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tipk 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.
  
[[File:Izreži 1.png|600px]]
+
[[File:Izreži 1.png|900px]]
  
[[File:Izreži 2.png|600px]]
+
[[File:Izreži 2.png|900px]]
  
 
===Dobro je vedeti===
 
===Dobro je vedeti===
Line 76: Line 62:
 
* V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo.
 
* V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo.
 
* Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano.
 
* Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano.
 +
  
 
==Informacije o mapi==
 
==Informacije o mapi==
 
Klikom na info ikono [[File:Info.gif]] se odpre obrazec z '''osnovne informacije''' o mapi [[file:Info_ikona.PNG|60px]], '''zgodovina''' mape [[File:Zgodovina_ikona.PNG|60px]] in urejanje '''pravice''' dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]].
 
Klikom na info ikono [[File:Info.gif]] se odpre obrazec z '''osnovne informacije''' o mapi [[file:Info_ikona.PNG|60px]], '''zgodovina''' mape [[File:Zgodovina_ikona.PNG|60px]] in urejanje '''pravice''' dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]].
 +
 +
[[File:Mapa_info.png |700px ]]
  
 
Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
 
Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
 
  
 
==Prilagajanje načina prikaza vsebine mape==
 
==Prilagajanje načina prikaza vsebine mape==

Revision as of 15:46, 8 November 2019

DOKUMENTI in DOKUMENTI SISTEM

4PM napredni dokumentni sistem omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in
  • nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta ali več dokumentov,
  • pošiljanje povezav do map po e-pošti
  • komentiranje dokumentov
  • premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
  • sledenje zgodovini uporabe dokumentov, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)


MAPE

Dokumenti.png


Mape - struktura

4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:

Mape struktura.png

  • DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture.
  • SKUPNE MAPE - Mapa se prikaže le v primeru, če je nastavitev izbrana. Skupne mape so namenjene delitvi dokumentov zunanjim članom ekipe oz. »gost« dostopom.
  • PROJEKTI - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
  • ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT.
  • ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.


Dodajanje nove mape

Dodajanje mape.png

  1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
  2. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.


NOVO - Premikanje map

Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate tako, da:

  1. kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic mapo izrežete. Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj),
  2. mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tipk 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.

Izreži 1.png

Izreži 2.png

Dobro je vedeti

  • Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej.
  • Mape ne morete premaknite same vase.
  • Sistemskih map ne morete premikati.
  • Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta.
  • Neprojektne mape lahko premikate samo v druge neprojektne mape.
  • Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko ali mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti.

Spreminjanje pravic pri kopiranju map

  • Kopirana mapa prevzame pravice nadmape v primeru, ko ima nad mapa nižjo pravico od kopirane mape.
  • V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo.
  • Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano.


Informacije o mapi

Klikom na info ikono Info.gif se odpre obrazec z osnovne informacije o mapi Info ikona.PNG, zgodovina mape Zgodovina ikona.PNG in urejanje pravice dostopov za uporabnike Pravice ikona.PNG.

Mapa info.png

Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.

Prilagajanje načina prikaza vsebine mape

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo Application view list.png:

  1. izberemo mapo
  2. kliknemo gumb spremeni prikaz Application view list.png
    • seznam
    • mreža

Mreža2.png

Seznam.png


Urejanje pravic dostopa do mape

Kliknemo na ikono Pravice ikona.PNG

Pravice mapa.PNG

  • uporabnikom lahko določimo:
    • ne vidi mape 4.7.ikonaRdecKrizec.jpg,
    • vidi mapo in dokumente v mapi 10.IkonaOko.jpg,
    • lahko vidi in ureja dokumente v mapi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov, itd.),
    • vrni na privzete nastavitve Ikona privzete nastavitve.png,
      • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje,
      • ali posamezniku določimo obseg pravice,
  • posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju 2.2.2.ikonaLupa.jpg.


Opomba: Nova podmapa podeduje pravice nadrejene mape. Če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.


Povezava do mape

Vsaka mapa in dokument ima svojo povezavo (URL). Povezava se nahaja se v desnem okvirju, s klikom na "kopiraj" se vam "pot" do mape ali dokumenta kopira v odložišče.

Povezava mapa.png

S povezavo, ki jo posredujete osebam v komentarju ali e-pošti, omogočite direkten dostop do dokumenta oz. mape.

  1. povezavo kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
  2. pošljete po e-pošti prejemnikom.



DATOTEKE

Nalaganje datotek

V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek.

Nalaganje dokumentov.png

  1. s klikom na ikono naloži datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke,
  2. hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
    • z dodatnim modulom za prenos mapnih struktur, lahko prenesemo celoten niz in strukturo map ter pripadajočih dokumentov,
  3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.


Naložene datoteke.png


Kako prenesem datoteko iz 4PM?

  • enojni klik - izberemo datoteko (za pregled nastavitev, pravic, informacij, itd.)
  • dvojni klik - začnemo prenos datoteke


Samodejno verzioniranje

Konflikt verzija.PNG

Če naložimo datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga:

  • novo verzijo (samodejno verzioniranje),
  • če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko.


Napredne funkcije

Naložene dokumente lahko:

  • kopiramo File copy.png (ctrl+c) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi,
  • izrežemo File cut.png (ctrl+x) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje),
  • brišemo (delete) ali,
  • pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti Email.gif:
    • izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke,
    • če smo izbrali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov),
    • v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi),
  • datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje 16-security-lock.png, to pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene 16-security-lock-open.png.


Podrobnosti datotek - desno okno

Vsak dokument ima podrobnosti o datoteki (metapodatki), le-ti s nahajajo pod info ikono Info.gif.

Info dokument.png

  • datoteko lahko preimenujete z klikom na ikono uredi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  • naložil: uporabnik, ki je naložil datoteko
  • verzija: številka verzije
  • naloženo: datum in ura nalaganja
  • velikost: velikost datoteke
  • prenosi: število prenosov
  • povezava: kopiranje povezave do datoteke
  • ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje

Gumb ZAKLENI 16-security-lock-open.png: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije). Le oseba, ki je dokument zaklenila, ga lahko ponovno odklene.


Komentarji datotek

Komentar dokument.png

Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko, skupaj s povezavo do datoteke, pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.


Povezava do datoteke

Ko izberemo datoteko (enojni klik) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono Email.gif pošljemo direktno povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.


Zgodovina datoteke

Zgodovina dokument.png

V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:

  • zgodovino verzij,
  • zgodovino prenosov datoteke,
  • zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki,
  • zgodovino preimenovanj datoteke.


Iskanje datotek

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje View.gif vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI View.gif. V seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • vsebini tekstovnih dokumentov (Word, Excel, PDF),
  • po nazivu dokumenta,
  • po ključnih besedah,
  • po datumu nalaganja.

Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.


Standardne mape

Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka PROJEKTNA MAPA. Standardne mape urejamo v zavihku DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE:

  • klikni DODAJ,
  • vnesi privzeto ime standardne mape,
  • izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape,
    • za vse aktivne projekte (novi in obstoječi),
    • samo za izbrano skupino,
    • samo za tip projekta,
  • standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.

Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.