Difference between revisions of "Documents/sl/"
(36 intermediate revisions by the same user not shown) | |||
Line 1: | Line 1: | ||
=DOKUMENTI= | =DOKUMENTI= | ||
− | + | [[File:Dokumenti.png|thumb]] | |
− | * urejene | + | '''4PM napredni dokumentni sistem''' omogoča: |
− | * napredne možnosti '''iskanja''' po | + | * urejene datptele v '''projektnih mapah''' in '''podmapah''', |
− | * kontrolo '''verzij''' | + | * napredne možnosti '''iskanja''' po datotekah (vsebina, naziv, datum objave, ključne besede), |
− | * nadzor nad '''dostopi''' do | + | * kontrolo '''verzij''' |
+ | * nadzor nad '''dostopi''' do datotek in map (nalaganje, prenosi, vidi, ureja, zaklepanje) | ||
* enostavno urejanje '''pravic dostopa''' do map, | * enostavno urejanje '''pravic dostopa''' do map, | ||
− | * '''nalaganje večjega števila | + | * '''nalaganje večjega števila datotek''' hkrati, |
− | * '''obveščanje po elektronski pošti''' o objavi | + | * '''obveščanje po elektronski pošti''' o objavi datotek, |
− | * '''komentiranje''' | + | * pošiljanje '''povezav do map''' po e-pošti |
− | * '''premikanje''' | + | * '''komentiranje''' datotek |
+ | * '''premikanje''' datotek med mapami (kopiraj, izreži, prilepi) | ||
+ | * sledenje '''zgodovini uporabe''', map (prenosi, povezava e-pošti, verzije) | ||
==Mape - struktura== | ==Mape - struktura== | ||
− | 4PM ima več različnih možnosti nalaganja | + | 4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje '''4 sistemske mape''': |
− | + | * '''DOKUMENTI''' - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture | |
− | 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape: | + | * '''PROJEKTI''' - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo '''SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT'''. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo. |
− | * '''DOKUMENTI''' - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje | ||
− | * '''PROJEKTI''' - sistemska | ||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
* '''ARHIV PROJEKTOV''' - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT | * '''ARHIV PROJEKTOV''' - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT | ||
* '''ZADNJE SPREMEMBE''' - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika. | * '''ZADNJE SPREMEMBE''' - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika. | ||
− | + | ===Dodajanje nove mape=== | |
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | ==Dodajanje nove mape== | ||
[[File:Dodajanje_mape.png |thumb]] | [[File:Dodajanje_mape.png |thumb]] | ||
# izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše '''krepko''' | # izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše '''krepko''' | ||
Line 41: | Line 27: | ||
# Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos. | # Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos. | ||
[[File:Mapa_info.png |thumb]] | [[File:Mapa_info.png |thumb]] | ||
− | + | ||
− | * | + | ===Informacije o mapi=== |
− | * | + | Klikom na info ikono [[File:Info.gif]] odpre obrazec: |
− | * | + | * osnovne informacije o mapi [[file:Info_ikona.PNG]] |
+ | * zgodovina mape - [[File:Zgodovina_ikona.PNG]]in | ||
+ | * urejanje pravice dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG]] | ||
+ | |||
+ | Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. | ||
+ | Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip. | ||
===Prilagajanje načina prikaza vsebine mape=== | ===Prilagajanje načina prikaza vsebine mape=== | ||
+ | [[File:Mreža2.png|thumb]] [[File:seznam.png |thumb]] | ||
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo [[File:Application_view_list.png]]: | Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo [[File:Application_view_list.png]]: | ||
# izberemo mapo | # izberemo mapo | ||
− | # kliknemo gumb ''spremeni prikaz'' | + | # kliknemo gumb ''spremeni prikaz'' [[File:Application_view_list.png]] |
− | + | #* seznam | |
− | + | #* mreža | |
− | [[File: | ||
− | ==Urejanje pravic dostopa do mape== | + | ===Urejanje pravic dostopa do mape=== |
[[File:Pravice_mapa.PNG| thumb]] | [[File:Pravice_mapa.PNG| thumb]] | ||
# kliknemo na ikono [[File:Pravice_ikona.PNG ]] | # kliknemo na ikono [[File:Pravice_ikona.PNG ]] | ||
# uporabnikom lahko določimo: | # uporabnikom lahko določimo: | ||
− | #* ne vidi mape | + | #* ne vidi mape [[File:4.7.ikonaRdecKrizec.jpg]] |
− | #* vidi mapo in dokumente v mapi | + | #* vidi mapo in dokumente v mapi [[File:10.IkonaOko.jpg]] |
− | #* lahko vidi in ureja dokumente v mapi | + | #* lahko vidi in ureja dokumente v mapi [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] |
− | # posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju | + | # posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju [[File:2.2.2.ikonaLupa.jpg]] |
#* če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje. | #* če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje. | ||
#* ali posamezniku določimo obseg pravice. | #* ali posamezniku določimo obseg pravice. | ||
Line 69: | Line 60: | ||
* če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati. | * če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati. | ||
− | === | + | ===NOVO - povezava do mape=== |
− | [[File:Povezava_mapa.png |thumb]] | + | [[File:Povezava_mapa.png |thumb]] Za vsaka mapa ima svojo povezavo (URL): |
− | Za vsaka mapa ima svojo povezavo | + | # '''kopirate''' (in jo prilepite v komentar) ali |
− | # kopirate (in jo prilepite v komentar) ali | + | # '''pošljete po e-pošti''' prejemnikom |
− | # pošljete po e-pošti | ||
− | == Nalaganje | + | ==Datoteke v DOKUMENTI== |
+ | === Nalaganje datotek === | ||
[[file:Nalaganje_dokumentov.png |thumb]] | [[file:Nalaganje_dokumentov.png |thumb]] | ||
− | V izbrano mapo (krepko) nalagamo | + | V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek: |
# s klikom na ikono '''naloži datoteko''' [[file:10.IkonaDodajDokument.jpg]] odpremo obrazec za izbor datoteke. | # s klikom na ikono '''naloži datoteko''' [[file:10.IkonaDodajDokument.jpg]] odpremo obrazec za izbor datoteke. | ||
− | # '''hkrati lahko nalagamo več | + | # '''hkrati lahko nalagamo več datotek''': pri izbiri uporabimo gumb '''ctrl''' ali '''shift'''. |
# naložene datoteke se izpišejo v mapi. | # naložene datoteke se izpišejo v mapi. | ||
[[File:Naložene_datoteke.png|thumb]] | [[File:Naložene_datoteke.png|thumb]] | ||
+ | |||
+ | ===Kako prenesem datoteko iz 4PM?=== | ||
+ | * '''1 klik''' - izberemo datoteko | ||
+ | * '''dvojni klik''' - začnemo prenos datoteke | ||
===NOVO: samodejno verzioniranje=== | ===NOVO: samodejno verzioniranje=== | ||
[[File:Konflikt_verzija.PNG |thumb]] | [[File:Konflikt_verzija.PNG |thumb]] | ||
− | + | Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga | |
− | + | * novo verzijo (samodejno verzioniranje). | |
− | *Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko | + | * Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko |
− | === | + | ===Napredne funkcije=== |
Naložene dokumente lahko: | Naložene dokumente lahko: | ||
− | * '''kopiramo''' [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) | + | * '''kopiramo''' [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi |
− | * '''izrežemo''' [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) | + | * '''izrežemo''' [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje) |
* '''brišemo''' (delete) ali | * '''brišemo''' (delete) ali | ||
* '''pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti''' [[File:Email.gif]] | * '''pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti''' [[File:Email.gif]] | ||
Line 100: | Line 95: | ||
* datoteko (ali več) lahko tudi '''zaklenemo za urejanje''' [[File:16-security-lock.png]]. To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene [[File:16-security-lock-open.png]] | * datoteko (ali več) lahko tudi '''zaklenemo za urejanje''' [[File:16-security-lock.png]]. To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene [[File:16-security-lock-open.png]] | ||
− | = | + | ===Podrobnosti datotek - desno okno === |
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | ==Podrobnosti datotek - desno okno == | ||
Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona [[File:Info.gif]]. | Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona [[File:Info.gif]]. | ||
+ | [[File:Info_dokument.png|thumb]] | ||
* datoteko lahko preimenujete - [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] | * datoteko lahko preimenujete - [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] | ||
*''naložil'': uporabnik, ki je naložil | *''naložil'': uporabnik, ki je naložil | ||
Line 131: | Line 114: | ||
===Povezava do datoteke=== | ===Povezava do datoteke=== | ||
− | Ko izberemo datoteko (ali več datotek | + | Ko izberemo datoteko (click) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono [[File:Email.gif]] pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom. |
− | ==Zgodovina datoteke== | + | ===Zgodovina datoteke=== |
− | [[File:Zgodovina_dokument.png]] | + | [[File:Zgodovina_dokument.png|thumb]] |
V polju '''zgodovina datoteke''' 4PM beleži: | V polju '''zgodovina datoteke''' 4PM beleži: | ||
* zgodovino verzij | * zgodovino verzij | ||
* zgodovino prenosov datoteke | * zgodovino prenosov datoteke | ||
− | * zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) | + | * zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki |
* zgodovino preimenovanj datoteke | * zgodovino preimenovanj datoteke | ||
+ | |||
+ | ==Iskanje datotek == | ||
+ | Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. | ||
+ | V '''iskalno polje''' [[File:View.gif]] vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI [[File:View.gif]]: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju. | ||
+ | |||
+ | Iskalnik išče po: | ||
+ | * Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF) | ||
+ | * Po nazivu dokumenta | ||
+ | * Po ključnih besedah | ||
+ | * Po datumu nalaganja | ||
+ | |||
+ | Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. | ||
+ | ''Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.'' | ||
+ | |||
+ | ==Standardne mape== | ||
+ | Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka '''PROJEKTNA MAPA''' | ||
+ | Standardne mape urejamo v zavihku '''DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE''': | ||
+ | * klikni DODAJ | ||
+ | * vnesi privzeto ime standardne mape | ||
+ | * izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape: | ||
+ | ** za vse aktivne projekte (novi in obstoječi) | ||
+ | ** samo za izbrano skupino | ||
+ | ** samo za tip projekta | ||
+ | * standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap. | ||
+ | Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente. |
Revision as of 14:50, 24 May 2017
DOKUMENTI
4PM napredni dokumentni sistem omogoča:
- urejene datptele v projektnih mapah in podmapah,
- napredne možnosti iskanja po datotekah (vsebina, naziv, datum objave, ključne besede),
- kontrolo verzij
- nadzor nad dostopi do datotek in map (nalaganje, prenosi, vidi, ureja, zaklepanje)
- enostavno urejanje pravic dostopa do map,
- nalaganje večjega števila datotek hkrati,
- obveščanje po elektronski pošti o objavi datotek,
- pošiljanje povezav do map po e-pošti
- komentiranje datotek
- premikanje datotek med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
- sledenje zgodovini uporabe, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)
Mape - struktura
4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:
- DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture
- PROJEKTI - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
- ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT
- ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.
Dodajanje nove mape
- izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
- klik na ikono dodaj mapo.
- Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.
Informacije o mapi
Klikom na info ikono odpre obrazec:
Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
Prilagajanje načina prikaza vsebine mape
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo :
Urejanje pravic dostopa do mape
- kliknemo na ikono
- uporabnikom lahko določimo:
- posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju
- če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
- ali posamezniku določimo obseg pravice.
- Nova mapa podeduje pravice privzeto nastavitev nadrejene mape.
- vpogled - uporabnik lahko vidi dokument.
- urejanje - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
- če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.
NOVO - povezava do mape
Za vsaka mapa ima svojo povezavo (URL):
- kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
- pošljete po e-pošti prejemnikom
Datoteke v DOKUMENTI
Nalaganje datotek
V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek:
- s klikom na ikono naloži datoteko odpremo obrazec za izbor datoteke.
- hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift.
- naložene datoteke se izpišejo v mapi.
Kako prenesem datoteko iz 4PM?
- 1 klik - izberemo datoteko
- dvojni klik - začnemo prenos datoteke
NOVO: samodejno verzioniranje
Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga
- novo verzijo (samodejno verzioniranje).
- Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko
Napredne funkcije
Naložene dokumente lahko:
- kopiramo (ctrl+c) in prilepimo (ctrl+v) v drugi mapi
- izrežemo (ctrl+x) in prilepimo (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje)
- brišemo (delete) ali
- pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti
- izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke;
- če smo izbrali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov).
- v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi).
- datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje . To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene
Podrobnosti datotek - desno okno
Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona .
- datoteko lahko preimenujete -
- naložil: uporabnik, ki je naložil
- verzija: številka verzije
- naloženo: datum in ura nalaganja
- velikost: velikost datoteke
- prenosi: število prenosov
- povezava: kopiranje povezave do datoteke
- ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje
Gumb ZAKLENI : uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).
Komentarji datotek
Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.
Povezava do datoteke
Ko izberemo datoteko (click) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.
Zgodovina datoteke
V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:
- zgodovino verzij
- zgodovino prenosov datoteke
- zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki
- zgodovino preimenovanj datoteke
Iskanje datotek
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI : v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
Iskalnik išče po:
- Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
- Po nazivu dokumenta
- Po ključnih besedah
- Po datumu nalaganja
Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.
Standardne mape
Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka PROJEKTNA MAPA Standardne mape urejamo v zavihku DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE:
- klikni DODAJ
- vnesi privzeto ime standardne mape
- izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape:
- za vse aktivne projekte (novi in obstoječi)
- samo za izbrano skupino
- samo za tip projekta
- standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.
Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.