Documents/sl/

PROJEKTNI DOKUMENTI

4PM ima integriran napredni dokumentni sistem, ki omogoča:

• urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
• napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
• kontrolo verzij dokumentov in dostopov do dokumentov,
• enostavno urejanje pravic dostopa do map,
• nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
• obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti).

Več o dokumentnem sistemu lahko preberete tu: 4PM Dokumentni sistem

Projektne mape

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

Vsak projekt ima v svoji mapi (ime dokumenta) že 4 pod-mape:

• Naloge – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
• Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
• Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
• Zadnje spremembe – zadnji dokumenti, ki so bili zadnji naloženi v mapo (prikazuje dokumente glede na uporabniške pravice)
• dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.

Poljubno lahko dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo dokumente. Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.

Struktura (projektnih) map

Dokumentni sistem je organiziran v projektne mape, ki vključujejo:

• mape po skupinah projektov, ki vključujejo
  • mape za vsak projekt,
  • projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.

• neprojektne mape, so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
• zadnje spremembe - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).

Nova mapa

1. klik na ikono dodaj mapo.
2. Vpišemo ime nove mape in
3. določimo pravice dostopa do mape: pomagamo si lahko s
   • skupinami udeležencev na projektu (projektne vloge) - aplikacija označi vse posameznike, ki imajo na projektu izbrano vlogo
   • ali posamezniku določimo obseg pravice.
4. določimo še dostop do dokumentov osebam, ki ne sodelujejo na projektu (pravice ostalih oseb).
5. novo mapo z nastavitvami shranite.

• Nova mapa podeduje pravice dostopa' nadrejene mape.
• vpogled - uporabnik lahko vidi dokument.
• urejanje - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
• Ikona ? pomeni, da imajo osebe, ki spadajo v skupino, različne pravice dostopa do dokumentov v mapi.

Podatki o nastavitvah posamezne mape: podrobno .

Dodajanje dokumentov

V mapo dodajajmo, nalagamo dokumente:

1. s klikom na ikono dodaj datoteko odpremo obrazec za izbor datoteke na računalniku.
2. lahko nalagamo več dokumentov hkrati: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
   • Uporabniki Internet Explorerja morate imeti nameščen Flash dodatek: | Flash
3. potrdimo z gumbom odpri.

Postopek po potrebi ponovimo.

Ko končamo z nalaganjem dokumentov:

1. določimo komu (kateri skupini uporabnikov) želimo poslati e-sporočilo s povezavo do novega (novih) dokumentov,
   • v seznamu so samodejno prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti dokumente v trenutni mapi.
2. dokumente lahko samo shranimo in ne obvestimo nikogar (ne označimo nobenega uporabnika).

Dokumenti, ki so v posamezni mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.

Iskanje dokumentov

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

• Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
• Po nazivu dokumenta
• Po ključnih besedah
• Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Podrobnosti dokumentov

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA . Pregledujete lahko:

• zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
• velikost dokumenta,
• kdo je naložil dokument,
• kdaj je naložil dokument,
• kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
• Ključne besede: ločimo z vejico,
• Besedilni komentarji k dokumentom,

Gumb ZAKLENI: uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Gum PREMAKNI: premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.