Travel order/sl/

Moji potni nalogi

Seznam potnih nalogov s podatki o stroških, kilometrih in dnevnicah, označeni glede na stanje.

Nov potni nalog

Predlagatelj izdela nov zahtevek z gumbom »Nov potni nalog« odpre vnosno okno in izpolni polja:

• Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
• Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
• Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
• Datum, ko je bil PN ustvarjen
• Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
• Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
• Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
• Dodaten opis, je neobvezen podatek
• Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
• Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
• Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
• Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.
• Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

Trajni potni nalogi

Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. Veljajo poljubno obdobje, na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju. Predlagatelj ustvari nov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.

• Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN

Na potrjen trajni potni nalog predlagatelj dodaja obračune za poti, ki jih je opravil v obdobju.

• z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
• pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
  • izbere likvidatorja PN ter
  • vpiše kraj in datum zaključka.

Dobro je vedeti

• Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.
• Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.

Obračun potnih nalogov

V seznamu moji potni nalogi so potni nalogi, izberemo stanje »potrjen predlog«. Klik na »št. PN« odpre potni nalog v zavihku obračun, izberemo »izpolni obračun« in vpišemo podatke:

• Dejanski datum in ura odhoda oz. prihoda (če se podatki ujemajo z načrtovanimi iz PN, jih samo osvežimo s klikom na zeleno puščico – 4PM pa nam izračuna trajanje poti)
• Dejanska relacija: iz PN se v obračun prepiše predvidena relacije, če je prišlo do spremembe, ustrezno popravite
• če smo bili na poti s službenim avtomobilom, vpišemo začetno in končno stanje števca kilometrov.
• Porazdelitev stroškov: v primeru, da smo pri »namenu« PN izbrali več nalog, sestankov … poljubno na naloge porazdelimo tudi stroške PN (v %). Predpogoj za takšno porazdelitev stroškov je predhodni vpis opravljenega dela na izbrano nalogo ali sestanek.
• Potne stroške vpisujemo v seznamu potni stroški s klikom na gum dodaj:
  • Izberemo strošek (vrste potnih stroškov ureja administrator v zavihku splošno > finance > potni stroški). Če ima potni strošek že določeno ceno osnovne enote, vpišemo samo ustrezno količino in aplikacija samodejno preračuna stroške.
    Npr. če imamo pri kilometrini vpisano vrednost, da je stroške kilometra 0,37 EUR, potem bo samodejno izračunana vrednost za 100 km.
    
• Dodamo lahko poljubno število različnih potnih stroškov.
• Ko zaključimo z dodajanjem stroškov, vpišemo še seznam morebitnih prilog in poročilo o poti.
• Vpišemo še podatek o kraju, datum izdelave obračuna
• Preverimo privzetega likvidatorja (ali po potrebi izberemo drugega) in shranimo.

Tako pripravljen obračun potnega naloga je pripravljen za nadaljnjo obdelavo pri likvidatorju potnih nalogov "pošlji v likvidacijo". Lahko pa ga tudi razveljavimo (pri čemer je obvezen komentar).

Opomba: rdeč datum in ura - ko se datum in ura predloga razlikujeta z obračunom potnega naloga.

Stanja potnih nalogov

• Predlog: predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
• Predlog v pripravi: predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
• Zavrnjen predlog: odredbodajalec je zavrnil PN,
• Potrjen predlog: odredbodajalec je potrdil PN,
• Obračun v pripravi: predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
• Izpolnjen obračun: PN čaka na likvidacijo,
• Zavrnjen obračun: likvidator zavrne PN,
• Likvidiran: likvidiran PN,
• Razveljavljen: PN je razveljavljen,
• Nezaključen: PN je nezaključen,