Public order/sl/

Naročila

4PM Naročila je modul, ki evidentira postopek priprave enostavnih naročil od predloga do začetka izvedbe.

Moja naročila

pregled seznama vseh naročil, ki jih je predlagal uporabnik. Tabela vsebuje stolpce:

1. Predlagatelj
2. Šifra predloga naročila
3. Kratek opis (omejitev znakov z možnostjo prikaza celotnega opisa)
4. Datum oddaje predloga
5. Ocenjeni stroški
6. Status naročila
7. Datum odobritve naročila
8. Skrbnik naročila
9. Datum zaključka naročila
10. Naziv izbranega ponudnika
11. Vrednost naročila pri izbranem ponudniku

Na pregledu je tudi gumb, s katerim uporabnik začne pripravo novega predloga za enostavno naročilo. Vsi stolpci v tabeli omogočajo filtriranje in sortiranje.

Potrdi

Pregled omogoča dostop do vseh naročil, ki čakajo na potrditev uporabnika. Tabela vsebuje stolpce a-e iz seznama moja naročila. Ostali stolpci se izpolnjujejo po odobritvi s strani odgovorne osebe.

Vsi

Pregled prikazuje seznam vseh naročil. Pregledu ima dodaten filter po obdobju, ki upošteva datum oddaje zahtevka za naročilo.

Postopek oddaje naročila je izveden v več zaporednih fazah, ki so podrobneje opisane v nadaljevanju. Kjer je možno podajamo primer iz obdelave potnih nalogov. 1.1 Oddaja predloga za naročilo Vsak uporabnik sistema lahko pripravi predlog za enostavno naročilo. Ob tem se mu odpre obrazec, na katerem je prikazan le prvi zavihek z naslovom »Predlog«. Obrazec vsebuje naslednja polja: 1. Šifra predloga: sistem samodejno generira šifro naročila, podobno kot pri potnih nalogih. Šifre ni možno urejati. Šifra je lahko sestavljena iz zaporedne številke in letnice. 2. Oblika naročila: izbirno polje, v katerem uporabnik lahko izbere med možnostmi a. Blago b. Storitev c. Gradnja 3. Vrsta naročila : izbirno polje, ki vsebuje določene prednastavljene vrste naročil (pisarniški material, knjižnica, nakup IT opreme, ...). Prednastavljene vrste je možno urejati med šifranti – vsaka vrsta ima lahko dodeljenega tudi privzetega skrbnika. Uporabnik lahko izbere tudi možnost »Drugo«, ki se uporablja v vseh drugih primerih. V tem primeru je privzeti skrbnik predlagatelj naročila. 4. Opis naročila: besedilno polje, kamor uporabnik vnese podatke o naročilu. V pravilniku so določene obvezne sestavine, kot je npr. opis potrebe, vrste in količine, ...). 5. Stroškovna mesta : vsako naročilo je možno razdeliti na več projektov. Ob tem lahko uporabnik izbira le med projekti in nalogami, na katerih je aktivno udeležen (podobno kot polje NAMEN pri potnih nalogih). Za vsak projekt/nalogo mora uporabnik obvezno opredeliti tudi delež. Poslovna logika mora poskrbeti za opozorila, če uporabnik skuša oddati predlog, pri katerem delitev stroškov ne predstavlja 100 %. 6. Ocenjeni stroški naročila: številsko polje, tisočice ločene s pikami, pripona EUR (oz. simbol). 7. Datum predloga: gre za prikazno polje, ki ga ni možno urejati. Vnese se trenutni čas, ko uporabnik odpre zahtevek za predlog za naročilo. Ko uporabnik predlog potrdi, se le-ta pošlje v potrditev vsem uporabnikom, ki vodijo projekte, na katere predlagatelj želi razdeliti stroške naročila. Vsak izmed vodij je obveščen po elektronski pošti. Seznam naročil za potrjevanje je razviden tudi v pregledu »Potrdi«. Pri potrjevanju uporabnik vidi vse podatke, ki jih je vnesel predlagatelj (zavihek »Predlog ). Sistem naj beleži čas vseh potrdil s strani projektnih vodij, čeprav se v tej fazi ti podatki ne bodo prikazovali v sistemu. Po odobritvi naročila s strani vseh projektnih vodij, se ustvari zahtevek za potrdilo še pri odgovorni osebi. Če je odgovorna oseba hkrati tudi nosilec stroškovnega mesta, v okviru katerega se naročilo predlaga, dobi obvestilo šele takrat, ko vsi ostali nosilci stroškovnih mest predlog naročila odobrijo. Torej, odgovorna oseba v vsakem primeru dobi le eno obvestilo za odobritev predloga naročila. Datum odobritve s strani odgovorne osebe se šteje kot datum, ko je bilo naročilo odobreno. Odgovorna oseba ima pri pregledu zahtevka za potrditev predloga naročila tudi dodatno obvezno polje, s katerim določi skrbnika naročila. To polje je prednastavljeno, kakor je opisano v točki 3 Vrsta naročila zgoraj. Odgovorna oseba lahko za naročilo zadolži drugo osebo. 1.2 Izvedba naročila Ob odobritvi predloga za naročilo s strani odgovorne osebe sistem obvesti predlagatelja naročila ter izbranega skrbnika (v primeru, da gre za isto osebo, se posreduje le eno sporočilo). Za potrebe izvedbe naročila se doda nov zavihek z naslovom »Izvedba naročila«. Na tem zavihku lahko uporabnik vnaša podatke o poslanih vabilih ter pridobljenih ponudbah. Pregled vsebuje tabelo z vsemi podatki ter možnostjo dodajanja novih ponudb ter urejanja obstoječih. Vsaka ponudba je opredeljena z naslednjimi podatki: 1. Naziv ponudnika 2. Davčna številka 3. Kontaktna oseba 4. Kontaktni podatki (email, telefon, gsm) 5. Datum vabila 6. Datum prejema ponudbe 7. Ponudba: možnost prostega besedila ali dodajanje priponke 8. Vrednost ponudbe brez DDV: številsko polje; tisočice, ločene s pikami, pripona EUR oz. simbol 9. Vrednost ponudbe z DDV: številsko polje; tisočice, ločene s pikami, pripona EUR oz. simbol 10. Ustreznost ponudbe: zastavica , s katero lahko opredelimo skladnost ponudbe s povpraševanjem Med vsemi ustreznimi ponudbami je po pravilniku fakultete potrebno izbrati najugodnejšo. Zato predlagamo sortiranje vsebine tabele v odvisnosti od cene ter ustreznosti, in sicer: 1. Ustrezne ponudbe so razvrščene na vrhu tabele, urejene po ceni – padajoče. 2. Neustrezne ponudbe so razvrščene pri dnu tabele, označene z dodatno statusno ikono (lahko so tudi izpisane v sivi barvi) Pravilnik določa naslednje omejitve pri zbiranju ponudb: • Pridobitev podatkov za naročilo, če je vrednost nižja od 1.000,00 EUR brez DDV • Pridobitev primerljivih ponudb najmanj dveh ponudb različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 1.000,00 do 10.000,00 EUR brez DDV • Pridobitev primerljivih ponudb najmanj treh različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 10.000,00 do 20.000,00 EUR brez DDV. Poslovna logika naj poskrbi za to, da skrbnika naročila obvešča o tem, ali je naročilo možno zaključiti ali ne. Dokler ni vnesenih podatkov o ponudbah, se za mejo upošteva ocenjena vrednost naročila, ki je bila vnesena v predlogu. Po vnosu vrednosti prve ponudbe se upošteva ta znesek. Za lažjo predstavo navajamo primer. Če je predlagatelj vnesel ocenjeno vrednost 8.000 EUR, se na začetku predvideva zahteva za dve ponudbi. Ko uporabnik vnese prvo ponudbo (vrednost 11.000 EUR). V tem trenutku sistem predpostavi zahtevo po treh ponudbah, saj trenutno najcenejša presega mejo 10.000 EUR. Če so ostale ponudbe tudi nad 10.000 EUR, je potrebno pridobiti vsaj še dve, da sistem skrbniku dovoli zaključek naročila. V primeru pa, ko bi bila druga ponudba nižja od 10.000 EUR, lahko skrbnik nemudoma zaključi naročilo, saj je izpolnjen pogoj iz pravilnika. Ko je postopek končan, ga skrbnik zaključi z gumbom »Zaključi«. Datum zaključka postopka naročila se zabeleži v sistemu. Potrebna je še potrditev s strani odgovorne osebe. Sistem odgovorni osebi posreduje mail z informacijami o naročilu ter povezavo, kjer si le-ta lahko ogleda podatke o naročilu v celoti. Morebitna zavrnitev naročila lahko naročilo vrne v predhodno fazo (izbira ponudnika) ali pa celotno naročilo prekliče. Potrditev naročila s strani odgovorne osebe naročilo zaključi. Obvestilo skrbniku naročila se pošlje v vsakem primeru. Ob zaključku naročila se po predlogi naročnika ustvari naročilnica in doda k datotekam naročila. Naročilnico je možno natisniti. Naročilnica se shrani tudi v arhiv in jo je možno kadarkoli pridobiti ob pregledu naročila. Potrebno preveriti • Kako spremljati naročilo po izdaji naročilnice (dobavnica, račun, ...)