Public order/sl/

Naročila

4PM Naročila je modul, ki evidentira postopek priprave enostavnih naročil od predloga do začetka izvedbe.

Moja naročila

pregled seznama vseh naročil, ki jih je predlagal uporabnik. Tabela vsebuje stolpce:

1. Predlagatelj
2. Šifra predloga naročila
3. Kratek opis (omejitev znakov z možnostjo prikaza celotnega opisa)
4. Datum oddaje predloga
5. Ocenjeni stroški
6. Status naročila
7. Datum odobritve naročila
8. Skrbnik naročila
9. Datum zaključka naročila
10. Naziv izbranega ponudnika
11. Vrednost naročila pri izbranem ponudniku

Na pregledu je tudi gumb, s katerim uporabnik začne pripravo novega predloga za enostavno naročilo. Vsi stolpci v tabeli omogočajo filtriranje in sortiranje.

Potrdi

Pregled omogoča dostop do vseh naročil, ki čakajo na potrditev uporabnika. Tabela vsebuje stolpce a-e iz seznama moja naročila. Ostali stolpci se izpolnjujejo po odobritvi s strani odgovorne osebe.

Vsi

Pregled prikazuje seznam vseh naročil. Pregledu ima dodaten filter po obdobju, ki upošteva datum oddaje zahtevka za naročilo.

Predlog za naročilo

Vsak uporabnik sistema lahko pripravi predlog za enostavno naročilo v obrazcu, na katerem je prikazan le prvi zavihek z naslovom predlog. Obrazec vsebuje polja:

1. Šifra predloga: sistem samodejno generira šifro naročila, podobno kot pri potnih nalogih. Šifre ni možno urejati. Šifra je lahko sestavljena iz zaporedne številke in letnice.
2. Oblika naročila: izbirno polje:
   • Blago
   • Storitev
   • Gradnja
3. Vrsta naročila : izbirno polje, ki vsebuje določene prednastavljene vrste naročil (pisarniški material, knjižnica, nakup IT opreme ...).

Prednastavljene vrste urejate v zavihku SPLOŠNO / SPLOŠNO / NAROČILA. Vrsta naročila ima nastavljenega privzetega skrbnika. Uporabnik lahko izbere tudi drugega uporabnika, ki se uporablja v vseh drugih primerih.

1. Opis naročila: besedilno polje, v katerega uporabnik vnese podatke o naročilu.
2. Stroškovna mesta (projekti) : vsako naročilo lahko razdelite na več projektov. Ob tem lahko uporabnik izbira le med projekti, na katerih je aktivno udeležen. Za vsak projekt mora uporabnik obvezno opredeliti tudi delež. Vsota razdeljenih stroškov mora biti 100 %.
3. Ocenjeni stroški naročila.
4. Datum predloga: prikazno polje, ki ga ni možno urejati. Vnese se trenutni čas, ko uporabnik odpre zahtevek za predlog za naročilo.

Potrjevanje naročila

1. Ko uporabnik potrdi predlog naročila, ga posreduje v potrditev vodjem projektov, na katere nanašajo stroški naročila. Vodje so o naročilu obveščen po e-pošti in na delovni plošči. Seznam naročil za potrjevanje je razviden tudi v pregledu »Potrdi«. Pri potrjevanju uporabnik vidi vse podatke, ki jih je vnesel predlagatelj. Sistem beleži čas potrdil.
2. Ko naročilo potrdijo vsi projektni vodje, gre zahtevek do odgovorne osebe. Če je odgovorna oseba hkrati tudi nosilec stroškovnega mesta (vodja projekta), v okviru katerega se naročilo predlaga, dobi obvestilo šele, ko ostali nosilci stroškovnih mest potrdijo predlog naročila.
3. Datum odobritve naročila je datum odobritve odgovorne osebe. Odgovorna oseba ima pri pregledu zahtevka za potrditev predloga naročila obvezno polje, v katerem določi skrbnika naročila. To polje je prednastavljeno pri vrsti naročila. Odgovorna oseba lahko za naročilo zadolži drugo osebo.
   • Skrbnik je oseba, ki evidentira zbrane ponudbe za posamezno naročilo, skladno z zahtevo v predlogu naročila in pravilniki.

Izvedba naročila

Ko glavna oseba odobri predlog za naročilo, sistem obvesti predlagatelja naročila in skrbnika. Na zavihku izvedba naročila skrbnik naročila vnaša podatke o poslanih vabilih in pridobljenih ponudbah. Vsaka ponudba je opredeljena z naslednjimi podatki:

1. Naziv ponudnika
2. Davčna številka
3. Kontaktna oseba
4. Kontaktni podatki (e-pošta, telefon, gsm)
5. Datum vabila
6. Datum prejema ponudbe
7. Ponudba: možnost prostega besedila ali dodajanje priponke
8. Vrednost ponudbe brez DDV: številsko polje.
9. Vrednost ponudbe z DDV: številsko polje.
10. Ustreznost ponudbe: zastavica , s katero lahko opredelimo skladnost ponudbe s povpraševanjem: vrednost DA / NE

Vsebina tabele je razvrščena po ceni:

• Ustrezne ponudbe so na vrhu tabele, urejene po ceni – padajoče.
• Neustrezne ponudbe so na dnu tabele, izpisane v sivi barvi.

Omejitve pri zbiranju ponudb:

• Pridobitev podatkov za naročilo, če je vrednost nižja od 1.000,00 EUR
• Pridobitev primerljivih ponudb najmanj dveh ponudb različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 1.000,00 do 10.000,00 EUR
• Pridobitev primerljivih ponudb najmanj treh različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 10.000,00 do 20.000,00 EUR brez DDV.

Poslovna logika obvešča skrbnika naročila o tem, ali je naročilo možno zaključiti ali ne. Dokler ni podatkov o ponudbah, določa število ponudb ocenjena vrednost naročila, ki je vnesena v predlogu. Po vnosu vrednosti prve ponudbe se upošteva ta znesek.

Primer. Če je predlagatelj vnesel ocenjeno vrednost 8.000 EUR, postopek predvideva dve ponudbi. Uporabnik vnese prvo ponudbo (vrednost 11.000 EUR). Takrat sistem predpostavi zahtevo po treh ponudbah, saj trenutno najcenejša presega mejo 10.000 EUR. Če so ostale ponudbe tudi nad 10.000 EUR, je potrebno pridobiti vsaj še dve, da sistem skrbniku dovoli zaključek naročila. Če bi bila druga ponudba nižja od 10.000 EUR, lahko skrbnik nemudoma zaključi naročilo, saj je izpolnjen pogoj iz pravilnika.

Ko je postopek končan, ga skrbnik zaključi z gumbom Zaključi in ga pošlje v potrditev k odgovorni osebi. Odgovorna oseba dobi e-pošto z informacijami o naročilu ter povezavo do naročila. Zavrnitev naročila vrne postopek v predhodno fazo (izbira ponudnika) ali pa celotno naročilo prekliče. Potrditev naročila s strani odgovorne osebe naročilo zaključi. Obvestilo skrbniku naročila se pošlje v vsakem primeru. Ob zaključku naročila se po predlogi naročnika ustvari naročilnica in doda k datotekam naročila. Naročilnico je možno natisniti. Naročilnica se shrani v arhiv in jo je možno kadarkoli pridobiti ob pregledu naročila.