Person/sl/
Vnos oseb
Osebe vnašamo v zavihku UDELEŽENCI / OSEBE. Glede na zavihek, v katerem se nahajamo (sodelavci, zunanji, stiki, vsi), se odpre okno za vnos nove osebe. Namig: Udeležence v 4PM lahko dodajamo
- pri vnosu oz. urejanju organizacije s klikom dodaj osebo.
- pri vnosu splošnih podatkov o projektu.
- pri urejanju projektne ekipe.
Pri upravljanju s podatki oseb želimo, da imamo za eno fizično osebo vedno en zapis podatkov. Z dodajanjem stikov' osebo povezujemo s poljubnim številom organizacij in projektnih vlog.
Osebam določimo tri vrste stičnih podatkov:
- stični podatki so podatki za organizacijo, v kateri je oseba zaposlena. Te podatke urejamo pri osnovnem vnosu podatkov.
- stični podatki za ostale organizacije – osebi določimo stične podatke za organizacije, ki niso niti njena matična organizacija, (niti pod-organizacija). Primer: Oseba je zaposlena v matični organizaciji Novakovi d. o. o., na projekt pa jo želim vnesti kot stično osebo za Ribiško društvo. V tem primeru vnesem še stične podatke za Ribiško društvo.
- stični podatki pod-organizacij – če imamo vklopljene pod-organizacije, vnesemo tudi stične podatke za organizacije, ki so podrejene naši organizaciji. Primer: Vnesti želimo osebo, ki je zaposlena na Fakulteti, ki je pod-organizacija Univerze, na kateri smo mi zaposleni. Tej osebi poljubno določim stik za pod-organizacijo Fakulteta
SODELAVCI
SODELAVCI so osebe, ki delajo v isti organizaciji kot mi, lahko opravljajo dela za isto organizacijo, jim dodelimo naloge za spremljanje projektnih ur; imajo določeno delovno mesto, urno postavko, delovno skupino in pravice dostopa do aplikacije.
Vnos novega sodelavca
Osebne podatke vnesemo po korakih:
- v zavihku SODELAVCI kliknemo DODAJ
- odpremo obrazec za vnos osebe sodelavca s privzeto matično organizacijo (naša organizacija) in izpolnimo obvezna polja:
- ime,
- priimek in
- e-pošta
- lahko vpišemo osebni naslov in kontaktne podatke (npr. za izpis v potnem nalogu),
- poljubno dodamo stične podatke za ostale organizacije.
Ko shranimo stične podatke osebe, lahko urejamo:
DELOVNO MESTO
- Vpišemo številko zaposlenega, ki jo potrebujemo pri:
- vpisovanju potnih nalogov (številčenje),
- razvrščanju sodelavcev v PREGLEDI / DELO OSEB
- pri integracijah z drugimi informacijskimi sistemi.
- Izberemo delovno mesto. Če ima delovno mesto določeno sistematizacijo, se tu izpišejo aktivnosti, ki ji oseba opravlja.
DELOVNE SKUPINE
Seznam (različnih) delovnih skupin, katerim oseba pripada. Urejene delovne skupine olajšajo
- dodajanje večjega števila zaposlencev na projekte in naloge (z enim klikom)
- obveščanje članov delovnih skupin pri modulu dopusti
- spremljanje načrtovanje zasedenosti virov v skupini.
URNE POSTAVKE
- Globalna urna postavka, ki jo določimo posamezniku, velja za izbrano vrsto projektov v določenem obdobju. To pomeni, da bodo vsi vpisi opravljenega dela, ki so opravljeni v določenem obdobju, obračunani po vpisani urni postavki. Oseba ima lahko za različne vrste projektov različno urno postavko.
- Projektna urna postavka - če želimo uporabiti enotno projektno urno postavko samo za določen projekt, jo posamezniku vpišemo pri izbranem projektu. V tem primeru ima posameznik za celotno trajanje projekta enotno urno postavko (npr. povprečno urno postavko).
Pri kompleksnih projektih (vrste: partnerski, čezmejno sodelovanje, SEE) je možno ročno spreminjati različne urne postavke za poljubna obdobja poročanja na nivoju projekta.
NASTAVITVE
Vsakemu posamezniku lahko določimo:
- omejitev vpisa ur za nazaj oz. vnaprej (Administrator v nastavitvah vklopi obdobje omejitve vpisa. Če je omejitev vpisa vklopljena, je treba vsakemu uporabniku določiti, koliko dni za nazaj oz. vnaprej lahko poroča (vpisuje o opravljenem delu). Če je omejitev izklopljena, potem lahko uporabnik poljubno poroča o opravljenem delu.
- omejitev števila vpisanih ur na dan (privzeto vrednost 24 ur na dan lahko poljubno spremenite za vsakega uporabnika posebej),
- pravice za potrjevanje oz. likvidiranje potnih nalogov (Če je vklopljen modul POTNI NALOGI. Vsaka organizacija ima lahko več potrjevalcev / likvidatorjev potnih nalogov. Vsaka oseba ima lahko privzetega potrjevalca, to pomeni, da pri novem potnem nalogu ali obračunu potnega naloga ni treba izbirati iz spustnega seznama.) <a href="PotniNalogi/sl/"> Potni nalogi</a>
- privzeti potrjevalec/likvidator
- lahko potrjuje, likvidira (Lahko potrjuje – novi potni nalogi morajo biti potrjeni pred odhodom na pot. Lahko likvidira – pomeni, da pregleda potni nalog in ga zaklene za nadaljnje urejanje oz. pošlje v ERP sistem.
- natančnost vpisa ur,
- začetno stanje nadur <a href="Nadure/sl/"> Nadure</a>
- upravljanje z vpisi dela drugih oseb:
- Izberemo osebe, za katere lahko uporabnik upravlja z vpisi dela
- Določimo nivo pravic:
- <img src="/images/3/36/2.1.2.2_Nastavitve_oko2.jpg" _fck_mw_filename="2.1.2.2 Nastavitve oko2.jpg" alt="" /> Lahko vidi vpisano delo izbrane osebe
- <img src="/images/3/36/2.1.2.2_Nastavitve_plus.jpg" _fck_mw_filename="2.1.2.2 Nastavitve plus.jpg" alt="" /> Lahko vnese delo za izbrano osebo. Svoje vpise lahko tudi ureja, ne more pa urejati in brisati zapisov, ki jih je vnesla izbrana oseba
- <img src="/images/e/e1/2.1.2.2_Nastavitve_svincnik.jpg" _fck_mw_filename="2.1.2.2 Nastavitve svincnik.jpg" alt="" /> Lahko ureja zapise, ki jih je vnesla izbrana oseba
- <img src="/images/6/6f/2.1.2.2_Nastavitve_radirka.jpg" _fck_mw_filename="2.1.2.2 Nastavitve radirka.jpg" alt="" /> Lahko briše zapise, ki jih je vnesla izbrana oseba
- <img src="/images/a/a6/2.1.2.2_Nastavitve_kljucavnica.jpg" _fck_mw_filename="2.1.2.2 Nastavitve kljucavnica.jpg" alt="" /> Lahko zaklepa vnašanje, urejanje in brisanje zapisov izbrane osebe.
<img src="/images/thumb/b/bd/2.1.2.2_Nastavitve1.jpg/450px-2.1.2.2_Nastavitve1.jpg" _fck_mw_filename="2.1.2.2 Nastavitve1.jpg" _fck_mw_width="450" alt="2.1.2.2 Nastavitve1.jpg" />
PROJEKTNE EKIPE
pregled projektov, na katerih sodeluje oseba, njena vloga na projektu in skupina projektov. Če ima oseba določene tudi projektne pravice, so te izpisane pod tabelo:
<img src="/images/thumb/0/01/2.1.1.clanstvoProjektnihEkip.jpg/500px-2.1.1.clanstvoProjektnihEkip.jpg" _fck_mw_filename="2.1.1.clanstvoProjektnihEkip.jpg" _fck_mw_width="500" alt="2.1.1.clanstvoProjektnihEkip.jpg" />
Enak pregled je tudi v zavihku PREGLEDI / ČLANSTVO NA PROJEKTIH.
<img src="/images/3/31/2.1.1.clanstvoProjektnihEkipPregledi.jpg" _fck_mw_filename="2.1.1.clanstvoProjektnihEkipPregledi.jpg" _fck_mw_width="400" alt="2.1.1.clanstvoProjektnihEkipPregledi.jpg" />
- Zunanjemu sodelavcu določimo še delovno mesto, delovne skupine, urne postavke, splošne nastavitve in na koncu dodelimo uporabniške pravice. Postopek je enak kot pri sodelavcih.
Pozor:' Da bo začetek uporabe 4PM hiter in enostaven, pripravite seznam oseb v Excelovi tabeli, ki ga uvozimo v 4PM.
