ZUNANJI DOSTOP

Zunanji dostop

Uporabnikom na drugih organizacijah, ki nimajo oznake partner, lahko omogočite omejen dostop do objav na portalih, komentarjev in dokumentov v zavihku PORTALI / MOJI PORTALI. Zunanji uporabnik ima bralni dostop do vseh projektov, kjer sodeluje oz. je član ekipe. To pomeni, da ob prijavi v 4PM vidi:

1. PORTALI - seznam aktivnih projektov, na katerih sodeluje kot zunanji sodelavec
   
2. PORTAL PROJEKTA -
   • objave - dokumenti na portalih
   • komentarji - komentarji, ki imajo oznako objavi na portali
   • datoteke - seznam map, kjer ima uporabnik pravico vidi Uporabniku (zunanjemu članu projektne ekipe) določite, katere dokumente oz. mape lahko vidi z urejanjem pravic na projektu v mapah oz. sklopih na portalu.
     

ZUNANJI DOSTOPI

Zunanji dostopi so namenjeni uporabnikom z drugih organizacij. Zunanji dostop omogoča uporabnikom omejen dostop do informacij v 4PM; uporabnik lahko dostopa do Moji Portali. To pomeni, da lahko vidi (dostopa):

• projekte, na katerih sodeluje - osnovni podatki (ime projekta, trajanje, vodja projekta),
• projektne komentarje, ki so označeni prikaži na portalu,
• dokumente, ki so v mapah (dokumenti), kjer ima označeno bralno pravico,
• dokumente, ki so objavljeni v sekciji portala, ki so označeni, da jih lahko vidi.

Uporabnik s pravico zunanji dostop ne more urejati, brisati dokumentov, dodajati komentarjev. Licenca ne upošteva zunanjih uporabnikov kot aktivnih uporabnikov, ki jih vključuje licenca.

Če želite, da ima uporabnik, ki je vpisan na drugi organizaciji, pravice navadnih uporabnikov, morate pri organizaciji (UDELEŽENCI / ORGANIZACIJE) označiti, da gre za partnerja.

AKTIVACIJA ZUNANJEGA DOSTOPA - Kako omogočim zunanji dostop?

Zunanji dostop lahko omogočite na dveh mestih, pri obeh je postopek enak.

1. projektna ekipa (projekt / ekipa)
2. dostopi

Kako omogočim zunanji dostop članu projektne ekipe?

1. najprej uredite projektno ekipo: naročnik, podizvajalec...
   
2. če oseba na drugi organizaciji še nima dostopa do 4PM, ima pri imenu ikono
3. s klikom na ikono odprete obrazec za vzpostavitev dostopa:

1. pri DOSTOP izberete ZUNANJI DOSTOP
2. izpišejo se polja:
   • uporabniško ime - privzeto uporabniško ime je elektronski naslov uporabnika. Po želji lahko uporabniško ime spremenite
   • izbira gesla:
     • samodejno - 4PM pošlje uporabniku sporočilo z navodili za aktivacijo dostopa: naslov 4PM, povezava za določitev novega gesla, PIN številko za potrditev gesla. Veljavnost sporočila je zaradi varnosti omejena na 24 ur. Če nov uporabnik ne aktivira uporabniškega dostopa 24 urah, je sporočilo neveljavno in dostop ni več mogoč. V tem primeru boste morali za ponoviti akcijo.
     • ročno - sami, ročno vpišete uporabniško ime in geslo. V tem primeru morate novega uporabnika sami obvestiti o uporabniškem dostopu.
3. ko obrazec shranite, 4PM posreduje novemu zunanjemu uporabniku sporočilo.

Kako omogočim zunanji dostop

1. novega uporabnika najprej vpišete v 4PM UDELEŽENCI / OSEBE > oseba > gum uporabniške pravice
2. v zavihku DOSTOPI / UPORABNIKI / DOSTOP NEAKTIVEN poiščite osebo in kliknite na ime, da odprete obrazec za urejanje dostopa
   
3. obrazec vsebuje polja: ime, priimek in elektronski naslov
   
4. izberete tip dostopa: ZUNANJI DOSTOP, ki odpre dodatna polja:
   • uporabniško ime - privzeto uporabniško imen je elektronski naslov, ki ga ima uporabnik. Po želji lahko uporabniško ime spremenite
   • izbira gesla:
     • samodejno - 4PM pošlje uporabniku sporočilo z navodili za aktivacijo dostopa: naslov 4PM, povezava za določitev novega gesla, PIN številko za potrditev gesla. Veljavnost sporočila je zaradi varnosti omejena na 24 ur. Če nov uporabnik ne aktivira uporabniškega dostopa 24 urah, je sporočilo neveljavno in dostop ni več mogoč. V tem primeru boste morali za ponoviti akcijo.
     • ročno - sami, ročno vpišete uporabniško ime in geslo. V tem primeru morate novega uporabnika sami obvestiti o uporabniškem dostopu.
5. ko obrazec shranite, 4PM posreduje novemu zunanjemu uporabniku sporočilo
   
6. zunanji uporabnik mora aktivirati dostop v 24 urah:
   • s klikom na povezavo v sporočilu odpre prijavno stran
   • dvakrat vpiše svoje varno geslo
   • prepiše PIN, ki ga je prejel v sporočilu
7. začne z uporabo 4PM.