Difference between revisions of "Public order/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
(Created page with "=Naročila= 4PM Naročila je modul, ki evidentira postopek priprave enostavnih naročil od predloga do začetka izvedbe. ==Moja naročila== pregled seznama vseh naročil, ki ji...")
 
Line 23: Line 23:
 
Pregled prikazuje seznam vseh naročil. Pregledu ima dodaten filter po obdobju, ki upošteva datum oddaje zahtevka za naročilo.  
 
Pregled prikazuje seznam vseh naročil. Pregledu ima dodaten filter po obdobju, ki upošteva datum oddaje zahtevka za naročilo.  
  
−
Postopek oddaje naročila je izveden v več zaporednih fazah, ki so podrobneje opisane v nadaljevanju. Kjer je možno podajamo primer iz obdelave potnih nalogov.
+
==Predlog za naročilo==
−
1.1 Oddaja predloga za naročilo
+
Vsak uporabnik sistema lahko pripravi predlog za enostavno naročilo v obrazcu, na katerem je prikazan le prvi zavihek z naslovom '''predlog'''.
−
Vsak uporabnik sistema lahko pripravi predlog za enostavno naročilo. Ob tem se mu odpre obrazec, na katerem je prikazan le prvi zavihek z naslovom »Predlog«. Obrazec vsebuje naslednja polja:
+
Obrazec vsebuje polja:
−
1. Šifra predloga: sistem samodejno generira šifro naročila, podobno kot pri potnih nalogih. Šifre ni možno urejati. Šifra je lahko sestavljena iz zaporedne številke in letnice.
+
# Šifra predloga: sistem samodejno generira šifro naročila, podobno kot pri potnih nalogih. Šifre ni možno urejati. Šifra je lahko sestavljena iz zaporedne številke in letnice.
−
2. Oblika naročila: izbirno polje, v katerem uporabnik lahko izbere med možnostmi
+
# Oblika naročila: izbirno polje:
−
a. Blago
+
#* Blago
−
b. Storitev
+
#* Storitev
−
c. Gradnja
+
#* Gradnja
−
3. Vrsta naročila : izbirno polje, ki vsebuje določene prednastavljene vrste naročil (pisarniški material, knjižnica, nakup IT opreme, ...). Prednastavljene vrste je možno urejati med šifranti – vsaka vrsta ima lahko dodeljenega tudi privzetega skrbnika. Uporabnik lahko izbere tudi možnost »Drugo«, ki se uporablja v vseh drugih primerih. V tem primeru je privzeti skrbnik predlagatelj naročila.
+
# Vrsta naročila : izbirno polje, ki vsebuje določene prednastavljene vrste naročil (pisarniški material, knjižnica, nakup IT opreme ...).  
−
4. Opis naročila: besedilno polje, kamor uporabnik vnese podatke o naročilu. V pravilniku so določene obvezne sestavine, kot je npr. opis potrebe, vrste in količine, ...).
+
Prednastavljene vrste urejate v zavihku '''SPLOŠNO / SPLOŠNO / NAROČILA'''. Vrsta naročila ima nastavljenega privzetega skrbnika. Uporabnik lahko izbere tudi drugega uporabnika, ki se uporablja v vseh drugih primerih.  
−
5. Stroškovna mesta : vsako naročilo je možno razdeliti na več projektov. Ob tem lahko uporabnik izbira le med projekti in nalogami, na katerih je aktivno udeležen (podobno kot polje NAMEN pri potnih nalogih). Za vsak projekt/nalogo mora uporabnik obvezno opredeliti tudi delež.  
+
# Opis naročila: besedilno polje, v katerega uporabnik vnese podatke o naročilu.
−
Poslovna logika mora poskrbeti za opozorila, če uporabnik skuša oddati predlog, pri katerem delitev stroškov ne predstavlja 100 %.
+
# Stroškovna mesta (projekti) : vsako naročilo lahko razdelite na več projektov. Ob tem lahko uporabnik izbira le med projekti, na katerih je aktivno udeležen. Za vsak projekt mora uporabnik obvezno opredeliti tudi delež. Vsota razdeljenih stroškov mora biti 100 %.
−
6. Ocenjeni stroški naročila: številsko polje, tisočice ločene s pikami, pripona EUR (oz. simbol).
+
# Ocenjeni stroški naročila.
−
7. Datum predloga: gre za prikazno polje, ki ga ni možno urejati. Vnese se trenutni čas, ko uporabnik odpre zahtevek za predlog za naročilo.  
+
# Datum predloga: prikazno polje, ki ga ni možno urejati. Vnese se trenutni čas, ko uporabnik odpre zahtevek za predlog za naročilo.  
−
Ko uporabnik predlog potrdi, se le-ta pošlje v potrditev vsem uporabnikom, ki vodijo projekte, na katere predlagatelj želi razdeliti stroške naročila. Vsak izmed vodij je obveščen po elektronski pošti. Seznam naročil za potrjevanje je razviden tudi v pregledu »Potrdi«. Pri potrjevanju uporabnik vidi vse podatke, ki jih je vnesel predlagatelj (zavihek »Predlog ).
+
 
−
Sistem naj beleži čas vseh potrdil s strani projektnih vodij, čeprav se v tej fazi ti podatki ne bodo prikazovali v sistemu.  
+
==Potrjevanje naročila==
−
Po odobritvi naročila s strani vseh projektnih vodij, se ustvari zahtevek za potrdilo še pri odgovorni osebi. Če je odgovorna oseba hkrati tudi nosilec stroškovnega mesta, v okviru katerega se naročilo predlaga, dobi obvestilo šele takrat, ko vsi ostali nosilci stroškovnih mest predlog naročila odobrijo. Torej, odgovorna oseba v vsakem primeru dobi le eno obvestilo za odobritev predloga naročila.  
+
# Ko uporabnik potrdi predlog naročila, ga posreduje v potrditev '''vodjem projektov''', na katere nanašajo stroški naročila. Vodje so o naročilu obveščen po e-pošti in na delovni plošči. Seznam naročil za potrjevanje je razviden tudi v pregledu »Potrdi«. Pri potrjevanju uporabnik vidi vse podatke, ki jih je vnesel predlagatelj. Sistem beleži čas potrdil.  
−
Datum odobritve s strani odgovorne osebe se šteje kot datum, ko je bilo naročilo odobreno. Odgovorna oseba ima pri pregledu zahtevka za potrditev predloga naročila tudi dodatno obvezno polje, s katerim določi skrbnika naročila. To polje je prednastavljeno, kakor je opisano v točki 3 Vrsta naročila zgoraj. Odgovorna oseba lahko za naročilo zadolži drugo osebo.
+
# Ko naročilo potrdijo vsi projektni vodje, gre zahtevek do '''odgovorne osebe'''. Če je odgovorna oseba hkrati tudi nosilec stroškovnega mesta (vodja projekta), v okviru katerega se naročilo predlaga, dobi obvestilo šele, ko ostali nosilci stroškovnih mest potrdijo predlog naročila.  
−
1.2 Izvedba naročila
+
# Datum odobritve naročila je datum odobritve odgovorne osebe. Odgovorna oseba ima pri pregledu zahtevka za potrditev predloga naročila '''obvezno polje''', v katerem določi '''skrbnika naročila'''. To polje je prednastavljeno pri '''vrsti naročila'''. Odgovorna oseba lahko za naročilo zadolži drugo osebo.
−
Ob odobritvi predloga za naročilo s strani odgovorne osebe sistem obvesti predlagatelja naročila ter izbranega skrbnika (v primeru, da gre za isto osebo, se posreduje le eno sporočilo).
+
#* '''Skrbnik''' je oseba, ki evidentira zbrane ponudbe za posamezno naročilo, skladno z zahtevo v predlogu naročila in pravilniki.
−
Za potrebe izvedbe naročila se doda nov zavihek z naslovom »Izvedba naročila«. Na tem zavihku lahko uporabnik vnaša podatke o poslanih vabilih ter pridobljenih ponudbah. Pregled vsebuje tabelo z vsemi podatki ter možnostjo dodajanja novih ponudb ter urejanja obstoječih. Vsaka ponudba je opredeljena z naslednjimi podatki:
+
 
−
1. Naziv ponudnika
+
==Izvedba naročila==
−
2. Davčna številka
+
Ko glavna oseba odobri predlog za naročilo, sistem obvesti '''predlagatelja naročila''' in '''skrbnika'''.
−
3. Kontaktna oseba
+
Na zavihku '''izvedba naročila''' skrbnik naročila vnaša podatke o poslanih vabilih in pridobljenih ponudbah. Vsaka ponudba je opredeljena z naslednjimi podatki:
−
4. Kontaktni podatki (email, telefon, gsm)  
+
# Naziv ponudnika
−
5. Datum vabila
+
# Davčna številka
−
6. Datum prejema ponudbe
+
# Kontaktna oseba
−
7. Ponudba: možnost prostega besedila ali dodajanje priponke
+
# Kontaktni podatki (e-pošta, telefon, gsm)  
−
8. Vrednost ponudbe brez DDV: številsko polje; tisočice, ločene s pikami, pripona EUR oz. simbol
+
# Datum vabila
−
9. Vrednost ponudbe z DDV: številsko polje; tisočice, ločene s pikami, pripona EUR oz. simbol
+
# Datum prejema ponudbe
−
10. Ustreznost ponudbe: zastavica , s katero lahko opredelimo skladnost ponudbe s povpraševanjem
+
# Ponudba: možnost prostega besedila ali dodajanje priponke
−
Med vsemi ustreznimi ponudbami je po pravilniku fakultete potrebno izbrati najugodnejšo. Zato predlagamo sortiranje vsebine tabele v odvisnosti od cene ter ustreznosti, in sicer:
+
# Vrednost ponudbe brez DDV: številsko polje.
−
1. Ustrezne ponudbe so razvrščene na vrhu tabele, urejene po ceni – padajoče.
+
# Vrednost ponudbe z DDV: številsko polje.
−
2. Neustrezne ponudbe so razvrščene pri dnu tabele, označene z dodatno statusno ikono (lahko so tudi izpisane v sivi barvi)
+
# Ustreznost ponudbe: zastavica , s katero lahko opredelimo skladnost ponudbe s povpraševanjem: vrednost DA / NE
−
Pravilnik določa naslednje omejitve pri zbiranju ponudb:
+
 
−
• Pridobitev podatkov za naročilo, če je vrednost nižja od 1.000,00 EUR brez DDV
+
Vsebina tabele je razvrščena po ceni:
−
• Pridobitev primerljivih ponudb najmanj dveh ponudb različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 1.000,00 do 10.000,00 EUR brez DDV
+
* Ustrezne ponudbe so na vrhu tabele, urejene po ceni – padajoče.
−
• Pridobitev primerljivih ponudb najmanj treh različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 10.000,00 do 20.000,00 EUR brez DDV.
+
* Neustrezne ponudbe so na dnu tabele, izpisane v sivi barvi.
−
Poslovna logika naj poskrbi za to, da skrbnika naročila obvešča o tem, ali je naročilo možno zaključiti ali ne. Dokler ni vnesenih podatkov o ponudbah, se za mejo upošteva ocenjena vrednost naročila, ki je bila vnesena v predlogu. Po vnosu vrednosti prve ponudbe se upošteva ta znesek.  
+
 
−
Za lažjo predstavo navajamo primer. Če je predlagatelj vnesel ocenjeno vrednost 8.000 EUR, se na začetku predvideva zahteva za dve ponudbi. Ko uporabnik vnese prvo ponudbo (vrednost 11.000 EUR). V tem trenutku sistem predpostavi zahtevo po treh ponudbah, saj trenutno najcenejša presega mejo 10.000 EUR. Če so ostale ponudbe tudi nad 10.000 EUR, je potrebno pridobiti vsaj še dve, da sistem skrbniku dovoli zaključek naročila. V primeru pa, ko bi bila druga ponudba nižja od 10.000 EUR, lahko skrbnik nemudoma zaključi naročilo, saj je izpolnjen pogoj iz pravilnika.  
+
Omejitve pri zbiranju ponudb:
−
Ko je postopek končan, ga skrbnik zaključi z gumbom »Zaključi«. Datum zaključka postopka naročila se zabeleži v sistemu. Potrebna je še potrditev s strani odgovorne osebe. Sistem odgovorni osebi posreduje mail z informacijami o naročilu ter povezavo, kjer si le-ta lahko ogleda podatke o naročilu v celoti. Morebitna zavrnitev naročila lahko naročilo vrne v predhodno fazo (izbira ponudnika) ali pa celotno naročilo prekliče. Potrditev naročila s strani odgovorne osebe naročilo zaključi. Obvestilo skrbniku naročila se pošlje v vsakem primeru.   
+
* Pridobitev podatkov za naročilo, če je vrednost nižja od 1.000,00 EUR
−
Ob zaključku naročila se po predlogi naročnika ustvari naročilnica in doda k datotekam naročila. Naročilnico je možno natisniti. Naročilnica se shrani tudi v arhiv in jo je možno kadarkoli pridobiti ob pregledu naročila.
+
* Pridobitev primerljivih ponudb najmanj dveh ponudb različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 1.000,00 do 10.000,00 EUR  
−
Potrebno preveriti
+
* Pridobitev primerljivih ponudb najmanj treh različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 10.000,00 do 20.000,00 EUR brez DDV.
−
• Kako spremljati naročilo po izdaji naročilnice (dobavnica, račun, ...)
+
 
 +
Poslovna logika obvešča skrbnika naročila o tem, ali je naročilo možno zaključiti ali ne. Dokler ni podatkov o ponudbah, določa število ponudb ocenjena vrednost naročila, ki je vnesena v predlogu. Po vnosu vrednosti prve ponudbe se upošteva ta znesek.  
 +
 
 +
''Primer. Če je predlagatelj vnesel ocenjeno vrednost 8.000 EUR, postopek predvideva dve ponudbi. Uporabnik vnese prvo ponudbo (vrednost 11.000 EUR). Takrat sistem predpostavi zahtevo po treh ponudbah, saj trenutno najcenejša presega mejo 10.000 EUR. Če so ostale ponudbe tudi nad 10.000 EUR, je potrebno pridobiti vsaj še dve, da sistem skrbniku dovoli zaključek naročila. Če bi bila druga ponudba nižja od 10.000 EUR, lahko skrbnik nemudoma zaključi naročilo, saj je izpolnjen pogoj iz pravilnika. ''
 +
 
 +
Ko je postopek končan, ga skrbnik zaključi z gumbom '''Zaključi''' in ga pošlje v potrditev k odgovorni osebi. Odgovorna oseba dobi e-pošto z informacijami o naročilu ter povezavo do naročila.  
 +
'''Zavrnitev naročila''' vrne postopek v predhodno fazo (izbira ponudnika) ali pa celotno naročilo prekliče.  
 +
'''Potrditev naročila''' s strani odgovorne osebe naročilo zaključi. Obvestilo skrbniku naročila se pošlje v vsakem primeru.   
 +
Ob zaključku naročila se po predlogi naročnika ustvari naročilnica in doda k datotekam naročila. Naročilnico je možno natisniti. Naročilnica se shrani v arhiv in jo je možno kadarkoli pridobiti ob pregledu naročila.

Revision as of 10:39, 2 June 2014

Naročila

4PM Naročila je modul, ki evidentira postopek priprave enostavnih naročil od predloga do začetka izvedbe.

Moja naročila

pregled seznama vseh naročil, ki jih je predlagal uporabnik. Tabela vsebuje stolpce:

  1. Predlagatelj
  2. Šifra predloga naročila
  3. Kratek opis (omejitev znakov z možnostjo prikaza celotnega opisa)
  4. Datum oddaje predloga
  5. Ocenjeni stroški
  6. Status naročila
  7. Datum odobritve naročila
  8. Skrbnik naročila
  9. Datum zaključka naročila
  10. Naziv izbranega ponudnika
  11. Vrednost naročila pri izbranem ponudniku

Na pregledu je tudi gumb, s katerim uporabnik začne pripravo novega predloga za enostavno naročilo. Vsi stolpci v tabeli omogočajo filtriranje in sortiranje.

Potrdi

Pregled omogoča dostop do vseh naročil, ki čakajo na potrditev uporabnika. Tabela vsebuje stolpce a-e iz seznama moja naročila. Ostali stolpci se izpolnjujejo po odobritvi s strani odgovorne osebe.

Vsi

Pregled prikazuje seznam vseh naročil. Pregledu ima dodaten filter po obdobju, ki upošteva datum oddaje zahtevka za naročilo.

Predlog za naročilo

Vsak uporabnik sistema lahko pripravi predlog za enostavno naročilo v obrazcu, na katerem je prikazan le prvi zavihek z naslovom predlog. Obrazec vsebuje polja:

  1. Šifra predloga: sistem samodejno generira šifro naročila, podobno kot pri potnih nalogih. Šifre ni možno urejati. Šifra je lahko sestavljena iz zaporedne številke in letnice.
  2. Oblika naročila: izbirno polje:
    • Blago
    • Storitev
    • Gradnja
  3. Vrsta naročila : izbirno polje, ki vsebuje določene prednastavljene vrste naročil (pisarniški material, knjižnica, nakup IT opreme ...).

Prednastavljene vrste urejate v zavihku SPLOŠNO / SPLOŠNO / NAROČILA. Vrsta naročila ima nastavljenega privzetega skrbnika. Uporabnik lahko izbere tudi drugega uporabnika, ki se uporablja v vseh drugih primerih.

  1. Opis naročila: besedilno polje, v katerega uporabnik vnese podatke o naročilu.
  2. Stroškovna mesta (projekti) : vsako naročilo lahko razdelite na več projektov. Ob tem lahko uporabnik izbira le med projekti, na katerih je aktivno udeležen. Za vsak projekt mora uporabnik obvezno opredeliti tudi delež. Vsota razdeljenih stroškov mora biti 100 %.
  3. Ocenjeni stroški naročila.
  4. Datum predloga: prikazno polje, ki ga ni možno urejati. Vnese se trenutni čas, ko uporabnik odpre zahtevek za predlog za naročilo.

Potrjevanje naročila

  1. Ko uporabnik potrdi predlog naročila, ga posreduje v potrditev vodjem projektov, na katere nanašajo stroški naročila. Vodje so o naročilu obveščen po e-pošti in na delovni plošči. Seznam naročil za potrjevanje je razviden tudi v pregledu »Potrdi«. Pri potrjevanju uporabnik vidi vse podatke, ki jih je vnesel predlagatelj. Sistem beleži čas potrdil.
  2. Ko naročilo potrdijo vsi projektni vodje, gre zahtevek do odgovorne osebe. Če je odgovorna oseba hkrati tudi nosilec stroškovnega mesta (vodja projekta), v okviru katerega se naročilo predlaga, dobi obvestilo šele, ko ostali nosilci stroškovnih mest potrdijo predlog naročila.
  3. Datum odobritve naročila je datum odobritve odgovorne osebe. Odgovorna oseba ima pri pregledu zahtevka za potrditev predloga naročila obvezno polje, v katerem določi skrbnika naročila. To polje je prednastavljeno pri vrsti naročila. Odgovorna oseba lahko za naročilo zadolži drugo osebo.
    • Skrbnik je oseba, ki evidentira zbrane ponudbe za posamezno naročilo, skladno z zahtevo v predlogu naročila in pravilniki.

Izvedba naročila

Ko glavna oseba odobri predlog za naročilo, sistem obvesti predlagatelja naročila in skrbnika. Na zavihku izvedba naročila skrbnik naročila vnaša podatke o poslanih vabilih in pridobljenih ponudbah. Vsaka ponudba je opredeljena z naslednjimi podatki:

  1. Naziv ponudnika
  2. Davčna številka
  3. Kontaktna oseba
  4. Kontaktni podatki (e-pošta, telefon, gsm)
  5. Datum vabila
  6. Datum prejema ponudbe
  7. Ponudba: možnost prostega besedila ali dodajanje priponke
  8. Vrednost ponudbe brez DDV: številsko polje.
  9. Vrednost ponudbe z DDV: številsko polje.
  10. Ustreznost ponudbe: zastavica , s katero lahko opredelimo skladnost ponudbe s povpraševanjem: vrednost DA / NE

Vsebina tabele je razvrščena po ceni:

  • Ustrezne ponudbe so na vrhu tabele, urejene po ceni – padajoče.
  • Neustrezne ponudbe so na dnu tabele, izpisane v sivi barvi.

Omejitve pri zbiranju ponudb:

  • Pridobitev podatkov za naročilo, če je vrednost nižja od 1.000,00 EUR
  • Pridobitev primerljivih ponudb najmanj dveh ponudb različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 1.000,00 do 10.000,00 EUR
  • Pridobitev primerljivih ponudb najmanj treh različnih ponudnikov, ki so priložene, če je vrednost od 10.000,00 do 20.000,00 EUR brez DDV.

Poslovna logika obvešča skrbnika naročila o tem, ali je naročilo možno zaključiti ali ne. Dokler ni podatkov o ponudbah, določa število ponudb ocenjena vrednost naročila, ki je vnesena v predlogu. Po vnosu vrednosti prve ponudbe se upošteva ta znesek.

Primer. Če je predlagatelj vnesel ocenjeno vrednost 8.000 EUR, postopek predvideva dve ponudbi. Uporabnik vnese prvo ponudbo (vrednost 11.000 EUR). Takrat sistem predpostavi zahtevo po treh ponudbah, saj trenutno najcenejša presega mejo 10.000 EUR. Če so ostale ponudbe tudi nad 10.000 EUR, je potrebno pridobiti vsaj še dve, da sistem skrbniku dovoli zaključek naročila. Če bi bila druga ponudba nižja od 10.000 EUR, lahko skrbnik nemudoma zaključi naročilo, saj je izpolnjen pogoj iz pravilnika.

Ko je postopek končan, ga skrbnik zaključi z gumbom Zaključi in ga pošlje v potrditev k odgovorni osebi. Odgovorna oseba dobi e-pošto z informacijami o naročilu ter povezavo do naročila. Zavrnitev naročila vrne postopek v predhodno fazo (izbira ponudnika) ali pa celotno naročilo prekliče. Potrditev naročila s strani odgovorne osebe naročilo zaključi. Obvestilo skrbniku naročila se pošlje v vsakem primeru. Ob zaključku naročila se po predlogi naročnika ustvari naročilnica in doda k datotekam naročila. Naročilnico je možno natisniti. Naročilnica se shrani v arhiv in jo je možno kadarkoli pridobiti ob pregledu naročila.

Retrieved from "https://help.4pm.si/index.php?title=Public_order/sl/&oldid=9697"