Project portal/sl/

Portal

Portal projekta je namenjen shranjevanju in izmenjavi različnih dokumentov, ki so povezani s projektom in jih želimo deliti z zunanjimi sodelavci. Portal projekta urejamo pri projektu.

Projektni portali so v menijskem zavihku PORTALI. 4PM samodejno ustvari za vsak projekt portal, ki vsebuje osnovne podatke o projektu.

Urejanje portala Projekt / portal

• klik na dodaj sklop odpre obrazec za vnos naslova in opisa sklopa,

• novo datoteko vstavimo s klikom na dodaj datoteko:
• obrazec za vnos nove datoteke:
  • vpišemo opis datoteke in kliknemo izberite,
  • izberemo datoteko, potrdimo in shranimo.

• Na sklop lahko povežemo/naložimo več dokumentov. Že naloženi dokumenti v aplikaciji so razvrščeni v mapah: portali, finance, naloga, ostale mape. V seznamu projektnih dokumentov v desnem stolpcu označimo s kljukico datoteke, ki jih želimo dodati v sklop. Vnos potrdimo s klikom na dodaj na sklop.

Pod vnosnim poljem je seznam priponk s podatki:

• verzija: katera je verzija priponke. Uporabniki vidijo zadnjo verzijo na portalu. Projektni vodja vidi tudi zgodovino posamezne priponke,
• naziv: uporabimo poljuben opis priponke. Če je polje prazno, je enak nazivu datoteke,
• velikost priponke,
• naloženo: datum, ko je bila priponka naložena na portal,
• naložil: oseba, ki je naložila priponko,
• prenosov: zgodovina prenosov priponke s portala: število in velikost. Klik z miško v polje odpre pregled zgodovine prenosov: datum in ura prenosa ter oseba, ki si je ogledovala priponko.

Dodajamo lahko poljubno število novih sklopov s klikom na gum dodaj sklop, ki jih prikazujemo v poljubnem vrstnem redu, urejamo različne pravice dostopa do dokumentov.

Obveščanje o novem oz. spremenjenem dokumentu

Ko naložimo nov dokument na portal, izberemo, koga želimo obvestiti o novem oz. spremenjenem dokumentu. Prejemnikom bo poslana e-pošta s povezavo do novega oz. spremenjenega dokumenta. Prejemniki obvestila o novem/spremenjenem dokumentu:

• Vodja: sporočilo pošlje samo vodji projekta
• Izvajalci: vsi, ki lahko izvajajo naloge na projektu.

Pri določanju vlog organizacij lahko določimo, katera organizacija lahko izvaja naloge. Če imamo določeno, npr. da tudi podizvajalci lahko izvajajo naloge, bo sporočilo poslano tudi njim.

• Osebe na moji organizaciji: samo osebe iz moje organizacije, ki sodelujejo na projektu.

Vse osebe (ki imajo dostop do portala). Seznam dostopov urejate pri posameznem sklopu (dostop do sklopa portala). Do projektnega portala imajo dostop samo osebe, ki so udeleženci na projektu.