Project meetings/sl/

Pregled sestankov

Sestanki so posebna oblika nalog (izbrana aktivnost, določeno trajanje, zadolženi - povabljeni na sestanek), ki imajo dodane parametre, ki povežejo nalogo s koledarjem (npr. Outlookov koledar).

• Projektni vodja pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke …
• Sklicatelj' sestanka (glede na pravice) spremlja stanja povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek.
• Odgovorna oseba ocenjuje udeležence sestanka, ter spreminja upravičene oz. neupravičene ure.

S klikom na + več se odpre seznam vseh udeležencev na sestanku, če so osebe zaključile z vpisom ur na sestanek, lahko te osebe tudi ocenjujemo.

Potrjevanje sestankov

Aplikacija omogoča dva načina sklicevanja sestankov (splošna nastavitev aplikacije), glede na začetno stanje sestanka:

• predviden: sklican sestanek mora odgovorna oseba potrditi (ko je dovolj potrjenih udeležb),
• potrjen: sklicanega sestanka ni treba dodatno potrjevati.

Sinhronizacija s poštnim odjemalcem

Povabljene osebe dobijo na e-poštni naslov povabilo na sestanek, ki ga v koledarju sprejmejo ali zavrnejo s pomočjo akcijskih gumbov nad glavo sporočila. Ko povabilo sprejmejo (accept), ga prestavijo v koledar e-poštnega odjemalca.

• oseba, ki je sestanek sklicala, ima potrjen sestanek že v koledarju. Ostale osebe morajo poslati odgovor na povabilo: sprejet ali zavrnjen sestanek.
• ko oseba, ki je povabljena na sestanek, izvede akcijo (sprejme ali zavrne), so vse povabljene osebe obveščene in dobijo obvestilo o spremembi. Enako velja za preklicane sestanke.

Deluje, ko je vklopljeno pošiljanje e-sporočil; testirano za MS Outlook, Lotus Notes.

Dobro je vedeti

• Na sestanke lahko vabimo samo uporabnike 4PM (sodelavce).