Dopust/sl/

Dopust

Modul dopusti pokriva celoten postopek spremljanja dopustov: od načrtovanja (vloga za nov zahtevek dopusta), potrditve predlaganega dopusta (ali zavrnitve) pregledovanja načrtovanih odsotnosti, do vodenje evidence dopustov.

Nastavitve

Ureditev uporabniških dostopov / pravice

1. uporabniške pravice (skupine): kdo lahko vnaša dopust oz. lahko ureja število ur dopusta za posameznike (običajno je to ena oseba, npr. kadrovska služba)
2. šifrant aktivnosti za različne vrste dopusta,
3. udeleženci / osebe /izbrana oseba / nastavitve
   • določiti potrjevalca dopustov: oseba, ki potrjuje predlagani dopust. Oseba lahko načrtuje tudi kolektivni dopust.
   • vpis dopust osebam, kot ga imajo po pogodbi,

dobro je vedeti - lažji nadzor nad pravicami

• Uporabniško skupino vnašalec dopolnite z možnostjo vnosa dopusta
• Ustvarite novo uporabniško skupino in ji določite možnost urejanja dopusta za posameznike (vpisuje število ur dopusta za vsakega posameznika). (npr. za kadrovsko službo)

Tipi dopusta

Določimo v splošno / sistemizacija / seznam aktivnosti - tip aktivnosti: odsotnosti / dopusti. Pravilno označeni tipi dopustov zagotavljajo vodenje pravilne evidence porabe dopusta.

• redni dopust (plačan): koriščenje rednega dopusta se odšteva od dodeljene kvote in iz kvote prenosa starega dopusta.
• izredni dopust (plačan): koriščenje izrednega dopusta se ne odšteva od dodeljene kvote.
• študijski dopust (plačan): kvota študijskega dopusta se določa za vsakega zaposlenca sproti, po pogodbi. Kvota ur se vpiše posamezniku v nastavitvah in se ob koriščenju odšteva od določene kvote študijskega dopusta na letni ravni. Študijski dopust se ne prenaša v novo leto, se ga pa planira.
• izredni neplačani dopust: ni določene kvote ur.
• kolektivni dopust: načrtovanje in evidentiranje dopusta za celo organizacijo ali izbrano skupino zaposlenih.

Naknaden vklop modula Dopusti

• Če nimate vklopljenega modula Dopusti, vnašate dopust kot vrsto odsotnosti v zavihku Moj4PM / Vpis dela in stroškov / odsotnost.
• Po vklopu modula dopusti, morate najprej zavihku splošno / sistematizacija / seznam aktivnosti / dopusti, povezati obstoječe aktivnosti "dopusti" z ustreznim tipom dopusta.
• Ko popravimo Aktivnosti se stanje koriščenega dopusta avtomatsko prenese v Modul Dopusti

Primer: Če ste pred vklopom modula dopusti uporabljali aktivnosti "dopust" in "izredni dopust", morate aktivnost "dopust" označiti kot "redni dopust", ki se z evidentiranjem odšteva od letne kvote v pogodbi o zaposlitvi, "izredni dopust" ni vključen. Ko boste uredili aktivnosti, se bodo že evidentirani "dopusti" odšteli od skupnega števila ur dopusta, ki ste ga vnesli posameznikom.

Evidenca porabljenih ur dopusta

Nastavitve dopusta posameznikom

Zaposlencem določimo udeleženci / osebe / sodelavci / izbrana oseba / dopusti

• število ur dopusta
• privzetega potrjevalca

Vsako leto vpišemo število ur dopusta za vsako osebo, ki ga ima po pogodbi. Pri novem vpisu sistem beleži razpoložljivo stanje starega dopusta iz prejšnjega leta. Posebej lahko vpišemo tudi število ur študijskega dopusta.

Število ur iz starega dopusta se hrani do datuma, ki ga administrator nastavi v nastavitvah, privzeto je 30. 6.

Dodatna pravila za zahtevke za dopust

• 1 dan dopusta – minimalno število dni najave določi administrator v nastavitvah, privzeto 1 dan.
• več kot 1 dan dopusta - minimalno število dni pred začetkom določi administrator v nastavitvah.
• vpis zahtevka za dopust za nazaj - samo če je dovoljeno:
  • pri osebnih nastavitvah udeleženci / osebe / sodelavci / izbrana oseba določimo"omogoči vpis dopusta za nazaj".

Uporaba dopusti

1.V Moj 4PM / dopusti / moji dopusti ima vsak uporabnik pregled nad svojim dopustom in pregled razpoložljivega dopusta v tekočem letu.

2.Nov zahtevek za dopust ustvarimo s klikom na dodaj in odpremo obrazec za »nov zahtevek za dopust«. Izberemo:
1)tip dopusta
2)obdobje predlaganega dopusta
Ko kliknemo gumb shrani, pošljemo zahtevek za dopust v potrditev privzetemu potrjevalcu.
Velja pravilo, da je treba daljši dopust (od enega dneva) planirati 5 dni pred datumom planiranega dopusta. Administrator 4PM določi v splošnih nastavitvah, koliko dni vnaprej je potrebno planirati dopust.

3. Potrjevalec potrdi / zavrne predlagani dopust in izbere, koga želi obvesti o dopustu osebe, ki je dala zahtevek. Možnosti so:
- delovne skupine (4PM pošlje sporočilo vsem osebam, ki so skupaj z osebo v katerikoli delovni skupini)
- vse (pošlje se obvestilo vsem sodelavcem)

Zahtevek za dopust lahko potrjevalec tudi zavrne. V tem primeru gre v stanje ZAVRNJEN. Ob zavrnitvi se tudi pošlje elektronsko sporočilo predlagatelju. Predlagatelj dopusta lahko potrjen dopust prekliče, če na že potrjen dopust ne odide.

4.Dopusta po potrditvi ni potrebno dodatno beležiti, saj se vpiše evidentira v sezname opravljenega dela. Če potrjenega dopusta nismo koristili, potrjeni dopust »prekličemo« in v vpisu dela se ti vpisi izbrišejo.

Moji dopusti

V Moj 4PM / dopusti / moji dopusti ima uporabnik pregled nad svojim dopustom in pregled razpoložljivega dopusta v tekočem letu.

Nov zahtevek za dopust ustvarimo s klikom na dodaj in odpremo obrazec za »nov zahtevek za dopust«. Izberemo:

• tip dopusta
• obdobje predlaganega dopusta

Ko kliknemo gumb 'shrani, pošljemo zahtevek za dopust v potrditev potrjevalcu.

Velja pravilo, da je treba daljši dopust (od enega dneva) planirati 5 dni pred datumom planiranega dopusta. Administrator 4PM določi v splošnih nastavitvah, koliko dni vnaprej je potrebno planirati dopust.

Potrjevalec potrdi / zavrne predlagani dopust in izbere, koga želi obvesti o dopustu osebe, ki je dala zahtevek. Možnosti so:

• delovne skupine (4PM pošlje sporočilo vsem osebam, ki so skupaj z osebo v katerikoli delovni skupini)
• vse (pošlje se obvestilo vsem sodelavcem)

Zahtevek za dopust lahko potrjevalec tudi zavrne. V tem primeru gre v stanje ZAVRNJEN. Ob zavrnitvi se tudi pošlje elektronsko sporočilo predlagatelju.

Predlagatelj dopusta lahko potrjen dopust prekliče, če na že potrjen dopust ne odide.

Dopusta po potrditvi ni treba dodatno beležiti, saj se vpiše evidentira v sezname opravljenega dela. Če potrjenega dopusta nismo koristili, potrjeni dopust »prekličemo« in v vpisu dela se vpisi izbrišejo.

Kolektivni dopust

Kolektivni dopust lahko doda samo oseba, ki ima pravico za potrjevanje dopusta (udeleženci / osebe / izbrana oseba / nastavitve). Kolektivni dopust dodamo v MOJ 4PM / DOPUSTI / VSI: dodaj kolektivni dopust,

Odpremo obrazec za vnos kolektivnega dopusta, v katerem določimo: • obdobje dopusta, • po želji vpišemo opis in • izberemo osebe, katerim načrtujemo kolektivni dopust (privzeto so izbrani vsi sodelavci).

• Izbranim sodelavcem se vnese potrjen kolektivni dopust kot odsotnost. • Če oseba nima na voljo rednega dopusta, se kolektivnih dopust vpiše kot neplačan dopust. • Osebam, ki že imajo planiran dopust (npr. redni, študijski dopust) v obdobju, v katerem želimo planirati kolektivni dopust, ne moremo planirati kolektivnega dopusta.

Naknaden vklop modula Dopusti • Če nimate vklopljenega modula Dopusti, vnašate dopust kot vrsto odsotnosti v zavihku Moj4PM / Vpis dela in stroškov / odsotnost. • Po vklopu modula dopusti, morate najprej zavihku splošno / sistematizacija / seznam aktivnosti / dopusti, povezati obstoječe aktivnosti »dopusti« z ustreznim tipom dopusta, ki jih predvideva Modul Dopusti.

• Ko popravimo Aktivnosti se stanje koriščenega dopusta avtomatsko prenese v Modul Dopusti

Primer. Če ste pred vklopom modula dopusti uporabljali aktivnosti »dopust« in »izredni dopust«, morate aktivnost »dopust« označiti, da gre za »redni dopust«, ki se z evidentiranjem odšteva od letne kvote v pogodbi o zaposlitvi. »izredni dopust« pa se ne upošteva v tej kvoti. Ko boste uredili aktivnosti, se bodo že evidentirani »dopusti« odšteli od skupnega števila ur dopusta, ki ste ga vnesli posameznikom.

Vsi zahtevki

Pregled lahko vidi samo oseba, ki lahko potrjuje dopuste. V pregledu vidimo dopuste za potrditev, potrjene, zavrnjene, in preklicane.

V tem sklopu je na voljo kolektivni dopust (vklopi se ga naknadno).

Kolektivni dopust

Kolektivni dopust Kolektivni dopust lahko doda samo oseba, ki ima pravico za potrjevanje dopusta (udeleženci / osebe / izbrana oseba / nastavitve). Kolektivni dopust dodamo v MOJ 4PM / DOPUSTI / VSI: dodaj kolektivni dopust

Odpremo obrazec za vnos kolektivnega dopusta, v katerem določimo:

• obdobje dopusta,
• po želji vpišemo opis in
• izberemo osebe, katerim načrtujemo kolektivni dopust (privzeto so izbrani vsi sodelavci).

• Izbranim sodelavcem se vnese potrjen kolektivni dopust kot odsotnost.
• Če oseba nima na voljo rednega dopusta, se kolektivnih dopust vpiše kot neplačan dopust.
• Osebam, ki že imajo planiran dopust (npr. redni, študijski dopust) v obdobju, v katerem želimo planirati kolektivni dopust, ne moremo planirati kolektivnega dopusta.

Prikaz v planiranju zasedenosti resursov

Pregledovanje zasedenosti resursov upošteva tudi potrjene dopuste posameznikov. To pomeni, da je na dan, ko ima oseba potrjen dopust, upoštevana tudi odsotnost osebe.

Dopust je prikazan kot vrstica s seštevkom vseh ur na prikazano enoto (dan, teden, mesec). Več o zasedenosti resursov...