Travel order/sl/

Moji potni nalogi

Seznam potnih nalogov s podatki o stroških, kilometrih in dnevnicah, označeni glede na stanje.

Nov potni nalog

Predlagatelj izdela nov zahtevek z gumbom »Nov potni nalog« odpre vnosno okno in izpolni polja:

• Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
• Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
• Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
• Datum, ko je bil PN ustvarjen
• Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
• Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
• Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
• Dodaten opis, je neobvezen podatek
• Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
• Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
• Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
• Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.
• Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

Zasedenost službenih avtomobilov

To velja le za podjetja z več službenimi avtomobili. Če je specifičen službeni avtomobil že izbran na potnem nalogu z določenim datumom in uro OD-DO, potem se ta avtomobil v tem obdobju skrije iz seznama avtomobilov na voljo. Pomembno je, da najprej izberete datum in uro potnega naloga, nato vam 4PM predlaga avtomobile na voljo (pod prevoz). Če se nato premislite in popravite uro, bo izbiro službenega avtomobila izbrisalo, vendar le v primeru če je ta zaseden.

Pozor: če je avtomobil zaseden od 12.00 – 16.00 pomeni, da ga na drugem potnem nalogu ne moremo izbrati od 16.00 – 18.00, ker se 16.00 ura prekriva s prvim potnim nalogom (lahko ga izberete, če določite 16.01 ali pa na prvem nalogu zabeležite 15.59).

Trajni potni nalogi

Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. Veljajo poljubno obdobje, na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju. Predlagatelj ustvari nov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.

• Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN

Na potrjen trajni potni nalog predlagatelj dodaja obračune za poti, ki jih je opravil v obdobju.

• z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
• pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
  • izbere likvidatorja PN ter
  • vpiše kraj in datum zaključka.

Dobro je vedeti

• Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.
• Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.

Obračun potnih nalogov

V seznamu moji potni nalogi so potni nalogi, izberemo stanje »potrjen predlog«. Klik na »št. PN« odpre potni nalog v zavihku obračun, izberemo »izpolni obračun« in vpišemo podatke:

• Dejanski datum in ura odhoda oz. prihoda (če se podatki ujemajo z načrtovanimi iz PN, jih samo osvežimo s klikom na zeleno puščico – 4PM pa nam izračuna trajanje poti)
• Dejanska relacija: iz PN se v obračun prepiše predvidena relacije, če je prišlo do spremembe, ustrezno popravite
• če smo bili na poti s službenim avtomobilom, vpišemo začetno in končno stanje števca kilometrov.
• Porazdelitev stroškov: v primeru, da smo pri »namenu« PN izbrali več nalog, sestankov … poljubno na naloge porazdelimo tudi stroške PN (v %). Predpogoj za takšno porazdelitev stroškov je predhodni vpis opravljenega dela na izbrano nalogo ali sestanek.
• Potne stroške vpisujemo v seznamu potni stroški s klikom na gum dodaj:
  • Izberemo strošek (vrste potnih stroškov ureja administrator v zavihku splošno > finance > potni stroški). Če ima potni strošek že določeno ceno osnovne enote, vpišemo samo ustrezno količino in aplikacija samodejno preračuna stroške.
    Npr. če imamo pri kilometrini vpisano vrednost, da je stroške kilometra 0,37 EUR, potem bo samodejno izračunana vrednost za 100 km.
  • Če na potni nalog dodajamo dnevnice v tujini preverite spodaj sklop "Dnevnice v tujini"
    
• Dodamo lahko poljubno število različnih potnih stroškov.
• Ko zaključimo z dodajanjem stroškov, vpišemo še seznam morebitnih prilog in poročilo o poti.
• Vpišemo še podatek o kraju, datum izdelave obračuna
• Preverimo privzetega likvidatorja (ali po potrebi izberemo drugega) in shranimo.

Tako pripravljen obračun potnega naloga je pripravljen za nadaljnjo obdelavo pri likvidatorju potnih nalogov "pošlji v likvidacijo". Lahko pa ga tudi razveljavimo (pri čemer je obvezen komentar).

Opomba: rdeč datum in ura - ko se datum in ura predloga razlikujeta z obračunom potnega naloga.

Dnevnice v tujini

4PM je avtomatiziran do te mere, da glede na trajanje službene poti vzame v potni nalog določen procent dnevnice v tujini.

• Če je oseba na poti 2 uri in ji na potni nalog dodate dnevnico, jo 4PM ne bo upošteval, ker dnevnica zaposlenemu ne pripada.

• Če je oseba na poti 6-8 ur, ji od izbrane dnevnice vzame 25%.
• Če je oseba na poti 8-14 ur, ji od izbrane dnevnice vzame 75%.
• Če je oseba na poti 14-24 ur, ji vzamem od izbrane dnevnice 100%.

Če je na službeni poti na voljo brezplačen obrok (npr. obrok v hotelski restavraciji ali hrana, ki jo zagotovi organizator konference), se lahko dnevnicam zmanjša znesek, ki ga je delavec upravičen prejeti za prehrano. Možnost zmanjšanja zneska zaradi brezplačnega obroka se v 4PM-u pojavi pri službeni poti, ki traja dlje kot 8 ur (takrat se pojavi pri dodajanju dnevnice checkbox: zajtrk, kosilo, večerja).

Stanja potnih nalogov

• Predlog: predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
• Predlog v pripravi: predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
• Zavrnjen predlog: odredbodajalec je zavrnil PN,
• Potrjen predlog: odredbodajalec je potrdil PN,
• Obračun v pripravi: predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
• Izpolnjen obračun: PN čaka na likvidacijo,
• Zavrnjen obračun: likvidator zavrne PN,
• Likvidiran: likvidiran PN,
• Razveljavljen: PN je razveljavljen,
• Nezaključen: PN je nezaključen,