Finances/sl/

FINANČNA IZKAZNICA

Ko vstopimo v zavihek FINANCE se najprej izpiše finančna izkaznica, na kateri dobimo hitre preglede o stanju projekta.

Prvi pregled vsebuje grafe za stroške, planirano razliko in realizirano razliko. Če ima naročnik vklopljene "druge finančne dogodke: odlivi" se prikaže še četrti graf denarno stanje.

S klikom na ikono se odpre bolj podrobna finančna izkaznica. Če potujete z miško čez določene vrednosti, se vam bo izpisala obrazložitev, iz kje so vrednosti črpane oz. preračunane.

Izkaznico lahko vedno skrijete z ikono . 4PM si bo to izbiro zapomnil, zato naslednjič, ko boste finančno izkaznico želeli pregledati, ponovno kliknete na ikono .

PLAN STROŠKOV

V zavihku financ PLAN s klikom na ikono dodamo nov planiran strošek. V tabeli se odpre prazna vrstica v katero vpišemo podatke ali jih zberemo iz spustnih seznamov. Nato potrdimo z gumbom shrani ali prekličemo s ikono .

Filtri določajo prikaz stolpcev v tabeli:

• vrsta stroška,
• obdobje,
• opis,
• oseba,
• organizacija (odvisno od nastavitev).

Z vsakim vnosom se polni vrtljiva tabela, katere postavitev tabele določamo glede na VRSTICE in STOLPCE:

• vrsto stroška,
• obdobje,
• faze (odvisno od nastavitev),
• organizacije (odvisno od nastavitev).

Pogled lahko razširimo ali zmanjšamo glede na:

• plan,
• stroške,
• še na voljo,
• prazna polja.

Urejanje tabele plana stroškov

Vrstice v tabeli lahko brišemo z ikono (če nimajo vezanih zapisov), urejamo pa s klikom na ikono svinčnik .

Pavšalni stroški (overheads)

Na projektu (ali fazi) lahko planiramo pavšalne stroške. 4PM izračuna vrednost režijskih stroškov glede na vnaprej določen način izračuna. Odvisno od zastavljenih nastavitev lahko izbiramo med:

• ročno vnašanje pavšalnih stroškov (med tipe stroškov se doda pavšalni in se jih ročno beleži še naprej v planu in realizaciji),
• avtomatično računanje pavšalnih glede na vnesen delež in tip stroška v finančnih nastavitvah.

Uporaba proračuna oz. budgeta

Planu stroškov lahko dodamo t.i. budget, ki predstavlja stroške na voljo. Z budgetom si pri vnosu plana stroškov pomagamo tako, da imam vedno na voljo vnesene zastavljene stroške na voljo, ki jih primerjamo z vnesenim planom.

Zato, da omogočimo vnos budgeta gremo najprej v projekt FINANCE/NASTAVITVE. Obkljukamo možnost »UPORABA PRORAČUNA«.

V zavihku FINANCE/PLAN imate na voljo gumb »PRORAČUN«.

S klikom na gumb se odpre tabela »proračun« v katero vnesemo »stroške na voljo« shranimo s klikom na ikono . Vrnemo se na prejšnji pogled tako, da kliknemo »zapri«.

Primer: za razvoj amortizacijo imamo na voljo le 1.000,00 € in pri planiranju stroškov takoj opazimo, da presegamo proračun oz. budget, ki ga imamo na voljo.

STROŠKI

REALIZIRANI STROŠKI

V 4PM spremljamo naslednje tipe projektnih stroškov: stroški (organizacij), stroški dela, stroški oseb - kilometrina, stroški oseb - ostalo

1) Stroški

Stroški organizacij so stroški, ki jih nastanejo pri delu s podizvajalci, zunanjimi sodelavci, dobavitelji, ko nam izstavijo račun za opravljeno storitev, dobavljen material.

Nov strošek dodamo s klikom na in v obrazcu izpolnimo potrebne podatke. Polja z * so obvezna:

• dodamo prejemnika (plačnika) in izdajatelja,
• strošek lahko vežemo na denarni tok oz. rezervacijo,
• določimo ali je strošek vezan na specifično fazo ali na celoten projekt,
• izberemo tip stroška,
• izberemo nalogo na katero se strošek povezuje (odvisno od nastavitev),
• izpolnimo št. dokumenta,
• datum dokumenta,
• datum storitve in plačila,
• zapišemo vrednost in po možnosti davek,
• dodamo opis stroška,
• vnesemo plačila (če je strošek že deloma ali v celoti poplača, odvisno od nastavitev) in
• lahko pripnemo dokument (npr. kopijo računa, pogodbe, dobavnice), ta naloženi dokument se bo nahajal v mapi Finance.

Upravičen in sofinanciran delež se preračunata sama, glede na finančne nastavitve:

2) Stroški dela

Stroški oseb oz. dela so stroški, ki nastanejo pri delu: stroški dela (opravljene ure), potni stroški - kilometrina in ostali stroški, ki so povezani s člani projektnih ekip. Ti stroški so izračunani iz urnih postavk in opravljenih ur.

Nastanejo s poročanjem o opravljenih projektnih urah na nalogah. Osnova za izračun je urna postavka, ki jo ima posameznik v obdobju, ko je bilo delo opravljeno in število poročanih ur.

Stroški oseb nastanejo, ko je delo opravljeno. To pomeni, da nastajajo sproti, ko uporabniki poročajo o porabljenem času za projektno delo.

3) Stroški oseb – kilometrina

Z izpolnjevanjem potnih nalogov (v projektu so prikazani, ko je potni nalog likvidiran) ali neposredno na projektu, s klikom na gumb dodaj.

Pogled vsebuje tudi pregled stroški oseb, ki se nanašajo na službene poti - kilometrine. Tudi teh stroškov ni potrebno posebej evidentirati, saj jih vnaša vsak uporabnik 4PM sam v:

• MOJ 4PM / VNOS DELA in stroškov KILOMETRINE,
• z izpolnjevanjem POTNIH NALOGOV (samo likvidirani potni nalogi).

4) Stroški oseb – ostalo

Vpisujemo stroške, ki niso neposredni stroški dela, so pa njihovi nosilci stroška člani projektnih ekip; v seznamu se pojavijo, ko ima udeleženec na projektu dodeljeno nalogo. Hkrati lahko določimo ali je oseba upravičena do povračila stroška ali ne.

Te stroške vpisujemo:

• MOJ 4PM / VNOS DELA IN stroškov POTNIH NALOGOV (službene poti),
• z izpolnjevanjem POTNIH NALOGOV (v projektu so prikazani, ko je potni nalog likvidiran),
• neposredno na projektu, s klikom na gumb DODAJ .

Vnesi podatke in nato SHRANI:

*Pavšalni stroški

Pavšalni stroški (tudi režijski, indirektni stroški, over-heads) so prikazani in izračunani samo, če so planirani. Način izračuna določimo pred planiranjem in realizacijo. Lahko jih beležimo ročno z vnosom NOVEGA STROŠKA ali pa se beležijo AVTOMATIČNO.