Documents/sl/

DOKUMENTI in DOKUMENTI SISTEM

4PM napredni dokumentni sistem omogoča:

• urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
• napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
• kontrolo verzij dokumentov in
• nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
• enostavno urejanje pravic dostopa do map,
• nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
• obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta ali več dokumentov,
• pošiljanje povezav do map po e-pošti
• komentiranje dokumentov
• premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
• sledenje zgodovini uporabe dokumentov, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)

MAPE

Mape - struktura

4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:

• DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture.
• SKUPNE MAPE - Mapa se prikaže le v primeru, če je nastavitev izbrana. Skupne mape so namenjene delitvi dokumentov zunanjim članom ekipe oz. »gost« dostopom.
• PROJEKTI - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
• ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT.
• ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.

Dodajanje nove mape

1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
2. klik na ikono dodaj mapo.
3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.

Informacije o mapi

Klikom na info ikono se odpre obrazec z osnovne informacije o mapi , zgodovina mape in urejanje pravice dostopov za uporabnike .

Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.

NOVO - Premikanje map

Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate tako, da:

1. kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic mapo izrežete. Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj),
2. mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tipk 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.

Dobro je vedeti

• Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej.
• Mape ne morete premaknite same vase.
• Sistemskih map ne morete premikati.
• Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta.
• Neprojektne mape lahko premikate samo v druge neprojektne mape.
• Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko ali mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti.

Spreminjanje pravic pri kopiranju map

• Kopirana mapa prevzame pravice nadmape v primeru, ko ima nad mapa nižjo pravico od kopirane mape.
• V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo.
• Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano.

Prilagajanje načina prikaza vsebine mape

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo :

1. izberemo mapo
2. kliknemo gumb spremeni prikaz
   • seznam
   • mreža

Urejanje pravic dostopa do mape

Kliknemo na ikono

• uporabnikom lahko določimo:
  • ne vidi mape ,
  • vidi mapo in dokumente v mapi ,
  • lahko vidi in ureja dokumente v mapi (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov, itd.),
  • vrni na privzete nastavitve ,
    • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje,
    • ali posamezniku določimo obseg pravice,
• posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju .

Opomba: Nova podmapa podeduje pravice nadrejene mape. Če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.

Povezava do mape

Vsaka mapa in dokument ima svojo povezavo (URL). Povezava se nahaja se v desnem okvirju, s klikom na "kopiraj" se vam "pot" do mape ali dokumenta kopira v odložišče.

S povezavo, ki jo posredujete osebam v komentarju ali e-pošti, omogočite direkten dostop do dokumenta oz. mape.

1. povezavo kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
2. pošljete po e-pošti prejemnikom.

Stanja map

Mapam lahko dodelimo različne barvne statuse. Statuse in barve uporabljamo za ločevanje map po pomembnosti in nujnosti oziroma glede na lastne preference pregleda ali grupiranja. Mape z določenimi statusi lahko tudi iščemo oz. filtriramo ločeno od ostalih.

Statuse in barve urejamo tako, da v dokumentnem sistemu z enojnim klikom označimo katerokoli mapo ter izberemo ikono za info , nato kliknemo na ikono za urejanje ob "STANJE". Stanja lahko dodajamo ali urejamo poljubno.

Ko uredimo barve in poimenovanja stanj po svojih željah, lahko mapam dodelimo statuse tako, da z enojnim klikom označimo mapo in izberemo STANJE iz spustnega seznama:

Mapa se bo obarvala z izbrano barvo in zaradi tega izstopala. Mape z določenimi statusi lahko tudi filtriramo med seboj. Lahko poiščemo skupino map s statusom npr. "Nujno". Mape po statusih iščemo z ikono in izbiramo med različni stanji.

Filtrirale se bodo le mape z izbranim statusom in barvo:

DATOTEKE

Nalaganje datotek

V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek.

1. s klikom na ikono naloži datoteko odpremo obrazec za izbor datoteke,
2. hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
   • z dodatnim modulom za prenos mapnih struktur, lahko prenesemo celoten niz in strukturo map ter pripadajočih dokumentov,
3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.

Kako prenesem datoteko iz 4PM?

• enojni klik - izberemo datoteko (za pregled nastavitev, pravic, informacij, itd.)
• dvojni klik - začnemo prenos datoteke

Samodejno verzioniranje

Če naložimo datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga:

• novo verzijo (samodejno verzioniranje),
• če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko.

Napredne funkcije

Naložene dokumente lahko:

• kopiramo (ctrl+c) in prilepimo (ctrl+v) v drugi mapi,
• izrežemo (ctrl+x) in prilepimo (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje),
• brišemo (delete) ali,
• pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti :
  • izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke,
  • če smo izbrali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov),
  • v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi),
• datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje , to pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene .

Podrobnosti datotek - desno okno

Vsak dokument ima podrobnosti o datoteki (metapodatki), le-ti s nahajajo pod info ikono .

• datoteko lahko preimenujete z klikom na ikono uredi
• naložil: uporabnik, ki je naložil datoteko
• verzija: številka verzije
• naloženo: datum in ura nalaganja
• velikost: velikost datoteke
• prenosi: število prenosov
• povezava: kopiranje povezave do datoteke
• ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje

Gumb ZAKLENI : uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije). Le oseba, ki je dokument zaklenila, ga lahko ponovno odklene.

Komentarji datotek

Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko, skupaj s povezavo do datoteke, pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.

Povezava do datoteke

Ko izberemo datoteko (enojni klik) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono pošljemo direktno povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.

Zgodovina datoteke

V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:

• zgodovino verzij,
• zgodovino prenosov datoteke,
• zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki,
• zgodovino preimenovanj datoteke.

Iskanje datotek

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI . V seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

• vsebini tekstovnih dokumentov (Word, Excel, PDF),
• po nazivu dokumenta,
• po ključnih besedah,
• po datumu nalaganja.

Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Standardne mape

Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka PROJEKTNA MAPA. Standardne mape urejamo v zavihku DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE:

• klikni DODAJ,
• vnesi privzeto ime standardne mape,
• izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape,
  • za vse aktivne projekte (novi in obstoječi),
  • samo za izbrano skupino,
  • samo za tip projekta,
• standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.

Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.