Difference between revisions of "Project team plan com/sl/"
From Help.4pm
Jump to navigationJump to search| Line 1: | Line 1: | ||
| − | = | + | =Ekipa na projektu= |
| − | + | * Projektno ekipo vnesemo na projekt v zavihku '''PROJEKTI / <projekt> / UDELEŽENCI.''' | |
| + | * Z določitvijo vlog na projektu določimo organizacijsko strukturo ekipi. | ||
| + | * Projektna vloga določa nivo pooblastil za dostop do sklopov znotraj projekta (npr. finance, aktivnosti, dokumenti...). | ||
| − | + | '''Dobro je vedeti''' | |
| − | * '' | + | * ''Projekt ima lahko enega člana z vlogo '''vodja projekta''' in ena oseba v organizaciji z vlogo glavna stična oseba.'' |
| − | * ''Vodjo projekta in vse člane projektne ekipe lahko tudi zamenjamo. | + | * ''Vodjo projekta''' in vse člane projektne ekipe lahko tudi zamenjamo. |
==1. korak: Dodajanje nove organizacije== | ==1. korak: Dodajanje nove organizacije== | ||
'''Novo organizacijo''' dodamo: | '''Novo organizacijo''' dodamo: | ||
| − | # klik na '''DODAJ/ODSTRANI ORGANIZACIJE''', da odpremo obrazec s seznamom | + | # klik na gumb '''DODAJ/ODSTRANI ORGANIZACIJE''', da odpremo obrazec s seznamom organizacij. <br> [[File:Projektna_ekipa_nov.JPG | 400 px]] |
| − | #* '''zgornji''' vsebuje vse organizacije | + | <br>Seznam je iz 2 delov: |
| + | #* '''zgornji''' vsebuje vse organizacije v 4PM | ||
#** za iskanje organizacije uporabite iskalnik [[File:2.2.2.ikonaLupa.jpg]], | #** za iskanje organizacije uporabite iskalnik [[File:2.2.2.ikonaLupa.jpg]], | ||
#** dodajte novo organizacijo s klikom na '''DODAJ''' ali uredite podatke za obstoječo organizacijo [[File:2.1.2.2_Nastavitve_svincnik.jpg]] | #** dodajte novo organizacijo s klikom na '''DODAJ''' ali uredite podatke za obstoječo organizacijo [[File:2.1.2.2_Nastavitve_svincnik.jpg]] | ||
#* '''spodnji''' z organizacijami, ki so že na projektu. | #* '''spodnji''' z organizacijami, ki so že na projektu. | ||
| − | #** Vsaka organizacija mora imeti določeno vlogo. | + | #** Vsaka organizacija mora imeti določeno vlogo na projektu. |
#** organizacijo '''odstranite''' iz projekta s klikom na [[File:IkonaBrisi.JPG]] | #** organizacijo '''odstranite''' iz projekta s klikom na [[File:IkonaBrisi.JPG]] | ||
# shranite. <br> [[File:Ekipa-organizacije.JPG | 400 px]] | # shranite. <br> [[File:Ekipa-organizacije.JPG | 400 px]] | ||
| Line 21: | Line 24: | ||
== 2. korak: Dodajanje oseb - Urejanje projektne ekipe== | == 2. korak: Dodajanje oseb - Urejanje projektne ekipe== | ||
| − | Urejanje in dodajanje članov ekipe na | + | Urejanje in dodajanje članov ekipe na organizacijo (naročnik, izvajalec): |
| − | # klik na gumb '''UREDI EKIPO''', da odpremo obrazec s '''seznamom oseb''' na | + | # klik na gumb '''UREDI EKIPO''', da odpremo obrazec s '''seznamom oseb''' na organizaciji. <br> [[File:Ekipa-osebe.JPG | 400 px]] <br>Seznam je iz 2 delov: |
#* zgornji vsebuje vse osebe, ki so že vpisane na organizaciji, | #* zgornji vsebuje vse osebe, ki so že vpisane na organizaciji, | ||
#* spodnji z osebami, ki so že na projektu kot člani ekipe. | #* spodnji z osebami, ki so že na projektu kot člani ekipe. | ||
| Line 31: | Line 34: | ||
'''Izkaznica''' projekta ima gumb za urejanje glavnih oseb na projektu: ikona svinčnika [[file:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]. | '''Izkaznica''' projekta ima gumb za urejanje glavnih oseb na projektu: ikona svinčnika [[file:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]. | ||
| − | + | ==Vloga oseb na projektu== | |
| − | Dostop do projektov je določen glede na organizacijsko strukturo projekta, vloge oseb na projektih in skupinah projektov ter vključenost v uporabniške skupine. | + | Dostop do projektov je določen glede na |
| + | * organizacijsko strukturo projekta, | ||
| + | * vloge oseb na projektih in | ||
| + | * skupinah projektov ter | ||
| + | * vključenost v uporabniške skupine. | ||
Če so vklopljene '''napredne uporabniške pravice''', ima vsaka vloga vnaprej določen nivo dostopa do projektnih podatkov. | Če so vklopljene '''napredne uporabniške pravice''', ima vsaka vloga vnaprej določen nivo dostopa do projektnih podatkov. | ||
| + | Če projektna vloga nima definiranih pravic, potem lahko uporabnik dostopa samo do '''nalog''', na katerih ima dodeljene ure za '''vpisovanje ur opravljenega dela''' ter '''komentarje na naloge''' v Moj 4PM (ostalih projektnih podatkov ne vidi). | ||
| + | Pri enostavnih uporabniških pravicah, je vloga določena glede na to ali je uporabnik vodja projekta ali sodeluje na projektu (ne glede na določeno vlogo). | ||
| − | + | ==Kako zamenjamo vodjo projekta?== | |
| − | + | Gumb »sprememba projektnega vodje« odpre obrazec za zamenjavo vodje projekta (odvisno od pravic) <br> | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | Gumb »sprememba projektnega vodje« odpre obrazec za zamenjavo vodje projekta | ||
[[file:4.1.3.spremembaProjektnegaVodje.jpg|350px|]] | [[file:4.1.3.spremembaProjektnegaVodje.jpg|350px|]] | ||
| Line 47: | Line 52: | ||
# izberemo organizacijo in osebo, ki je že dodana na projekt, za katero želimo, da je nov vodja projekta. | # izberemo organizacijo in osebo, ki je že dodana na projekt, za katero želimo, da je nov vodja projekta. | ||
| − | Če je vloga organizacije taka, da udeleženec lahko opravlja delo za nas (izvajalec, podizvajalec, zunanji – določimo v zavihku '''SPLOŠNO'''), udeležencu določimo urno postavko za vrsto projekta, ki ga vnašamo. Če ima udeleženec že določeno urno postavko za to vrsto projekta, se ta izpiše v seznamu. | + | Če je vloga organizacije taka, da udeleženec lahko opravlja delo za nas (izvajalec, podizvajalec, zunanji – določimo v zavihku '''SPLOŠNO'''), udeležencu določimo urno postavko za vrsto projekta, ki ga vnašamo. |
| + | Če ima udeleženec že določeno urno postavko za to vrsto projekta, se ta izpiše v seznamu. | ||
| − | + | ==Kako sledim spremembam v ekipi?== | |
Vse spremembe so vidne pod ikono lupe [[file:2.2.2.ikonaLupa.jpg]] | Vse spremembe so vidne pod ikono lupe [[file:2.2.2.ikonaLupa.jpg]] | ||
| − | + | == Urna postavka na projektu== | |
| − | '''Projektno urno postavko''' lahko določimo samo za izbran projekt; ta velja za cel projekt in udeleženec ima lahko samo eno urno postavko. Če urno postavko med projektom spremenimo, se stroški opravljenih projektnih ur preračunajo za vse vnose opravljenega dela na projektu po novi urni postavki. | + | '''Projektno urno postavko''' lahko določimo samo za izbran projekt; ta velja za '''cel projekt''' in udeleženec ima lahko samo '''eno urno postavko'''. Če urno postavko med projektom spremenimo, se stroški opravljenih projektnih ur preračunajo za vse vnose opravljenega dela na projektu po novi urni postavki. |
# klik na ikono "urne postavke" pri udeležencu [[File:IkonaUrnapostavka.JPG]] | # klik na ikono "urne postavke" pri udeležencu [[File:IkonaUrnapostavka.JPG]] | ||
| Line 69: | Line 75: | ||
==Komunikacija med udeleženci na projektu== | ==Komunikacija med udeleženci na projektu== | ||
| − | |||
V seznamu udeležencev na projektu je možnost '''hitre komunikacije med udeleženci na projektu'''. Če želimo poslati e-pošto ekipi na projektu kliknemo na ikono za pošto e-pošta ekipi – 4PM zbere vse naslove udeležencev na projektu (aktivni uporabniki- imajo urejen dostop) in jih vstavi v naslovno vrstico programa za pošiljanje '''e-pošte''' ter izpiše zadevo v e-sporočilu (4PM – ime projekta). Če želimo elektronsko pošto poslati samo eni skupini udeležencem (npr. izvajalcem), kliknemo ikono pri posamezni skupini udeležencev (poštna ikona pri izvajalcih). | V seznamu udeležencev na projektu je možnost '''hitre komunikacije med udeleženci na projektu'''. Če želimo poslati e-pošto ekipi na projektu kliknemo na ikono za pošto e-pošta ekipi – 4PM zbere vse naslove udeležencev na projektu (aktivni uporabniki- imajo urejen dostop) in jih vstavi v naslovno vrstico programa za pošiljanje '''e-pošte''' ter izpiše zadevo v e-sporočilu (4PM – ime projekta). Če želimo elektronsko pošto poslati samo eni skupini udeležencem (npr. izvajalcem), kliknemo ikono pri posamezni skupini udeležencev (poštna ikona pri izvajalcih). | ||
[[file:4.1.3.posliPosto.jpg|600px]] | [[file:4.1.3.posliPosto.jpg|600px]] | ||
| + | |||
| + | =Načrtovanje zasedenosti na projektu= | ||
| + | Zasedenost članov projektne ekipe načrtujemo na 3 načine: | ||
| + | |||
| + | == [[/Project_structure/sl/#Kako_dodam_novo_nalogo_na_projekt.3F | Planiranje ur na nalogah]]== | ||
| + | [[File:Task_plan.JPG | 450px]] | ||
| + | |||
| + | == Planiranje ur na fazah oz. delovnih sklopih== | ||
| + | Zaposlenim lahko načrtujemo tudi ure, ki jih lahko porabijo za aktivnosti v posamezni fazi. Uporabnik ima vpogled v plan ur na fazi in skupaj na vseh nalogah v okviru faze (skupen plan in realizacija). Dodeljene ure na fazi omejuje porabo na nalogah. | ||
| + | # Dodaj novo fazo ali odpri obstoječo fazo | ||
| + | # v prazna polja vpiši plan | ||
| + | # zapri obrazec | ||
| + | [[File:Wp_plan.JPG]] | ||
| + | |||
| + | == Planiranje mesečne obremenitve posameznika na projektu== | ||
| + | Posamezniku lahko omejimo tudi dovoljeno mesečno porabo časa za delo na projektu. V zavihku PROJEKT / EKIPA / ZASEDENOST imamo seznam sodelavcev in vpogled v planirano mesečno obremenitev na projektu (povprečna porazdelitev dela glede na planirane ure med začetnim in končnim datumom naloge, faze ali projekta). | ||
| + | |||
| + | [[File:Projekt_plan.JPG | 450px]] | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Povprečno mesečno obremenitev lahko poljubno spremenimo: | ||
| + | * pri posamezniku kliknemo gum za urejanje. | ||
| + | * odpre se vrstica s podatki o '''razpoložljivih urah''' glede na delovni koledar in '''planu ur''' na vseh projektih (vključno s trenutnim projektom). | ||
| + | * polje za vnos podatkov vsebuje povprečno mesečno obremenitev iz planiranih nalog oz. faz. Z vpisom novega plana za posamezni mesec, lahko omejite vnos dela na izbranem projektu v mesecu. | ||
| + | [[File:Projekt_plan_edit.JPG | 450px]] | ||
Revision as of 09:42, 8 July 2015
Ekipa na projektu
- Projektno ekipo vnesemo na projekt v zavihku PROJEKTI / <projekt> / UDELEŽENCI.
- Z določitvijo vlog na projektu določimo organizacijsko strukturo ekipi.
- Projektna vloga določa nivo pooblastil za dostop do sklopov znotraj projekta (npr. finance, aktivnosti, dokumenti...).
Dobro je vedeti
- Projekt ima lahko enega člana z vlogo vodja projekta in ena oseba v organizaciji z vlogo glavna stična oseba.
- Vodjo projekta' in vse člane projektne ekipe lahko tudi zamenjamo.
1. korak: Dodajanje nove organizacije
Novo organizacijo dodamo:
- klik na gumb DODAJ/ODSTRANI ORGANIZACIJE, da odpremo obrazec s seznamom organizacij.
Seznam je iz 2 delov:
- zgornji vsebuje vse organizacije v 4PM
- za iskanje organizacije uporabite iskalnik
, - dodajte novo organizacijo s klikom na DODAJ ali uredite podatke za obstoječo organizacijo
- za iskanje organizacije uporabite iskalnik
- spodnji z organizacijami, ki so že na projektu.
- Vsaka organizacija mora imeti določeno vlogo na projektu.
- organizacijo odstranite iz projekta s klikom na
- zgornji vsebuje vse organizacije v 4PM
- shranite.
Namig: Isto vlogo na projektu ima lahko več različnih organizacij – projekt ima npr. več podizvajalcev.
2. korak: Dodajanje oseb - Urejanje projektne ekipe
Urejanje in dodajanje članov ekipe na organizacijo (naročnik, izvajalec):
- klik na gumb UREDI EKIPO, da odpremo obrazec s seznamom oseb na organizaciji.
Seznam je iz 2 delov:- zgornji vsebuje vse osebe, ki so že vpisane na organizaciji,
- spodnji z osebami, ki so že na projektu kot člani ekipe.
- s klikom na ikono +
dodajamo osebe v ekipo. - v spodnjem seznamu osebam določimo še vlogo na projektu
- potrdimo.
.jpg){kind=small}
Izkaznica projekta ima gumb za urejanje glavnih oseb na projektu: ikona svinčnika 
.
Vloga oseb na projektu
Dostop do projektov je določen glede na
- organizacijsko strukturo projekta,
- vloge oseb na projektih in
- skupinah projektov ter
- vključenost v uporabniške skupine.
Če so vklopljene napredne uporabniške pravice, ima vsaka vloga vnaprej določen nivo dostopa do projektnih podatkov. Če projektna vloga nima definiranih pravic, potem lahko uporabnik dostopa samo do nalog, na katerih ima dodeljene ure za vpisovanje ur opravljenega dela ter komentarje na naloge v Moj 4PM (ostalih projektnih podatkov ne vidi). Pri enostavnih uporabniških pravicah, je vloga določena glede na to ali je uporabnik vodja projekta ali sodeluje na projektu (ne glede na določeno vlogo).
Kako zamenjamo vodjo projekta?
Gumb »sprememba projektnega vodje« odpre obrazec za zamenjavo vodje projekta (odvisno od pravic)
- trenutnemu projektnemu vodji določimo novo vlogo
- izberemo organizacijo in osebo, ki je že dodana na projekt, za katero želimo, da je nov vodja projekta.
Če je vloga organizacije taka, da udeleženec lahko opravlja delo za nas (izvajalec, podizvajalec, zunanji – določimo v zavihku SPLOŠNO), udeležencu določimo urno postavko za vrsto projekta, ki ga vnašamo. Če ima udeleženec že določeno urno postavko za to vrsto projekta, se ta izpiše v seznamu.
Kako sledim spremembam v ekipi?
Vse spremembe so vidne pod ikono lupe 
Urna postavka na projektu
Projektno urno postavko lahko določimo samo za izbran projekt; ta velja za cel projekt in udeleženec ima lahko samo eno urno postavko. Če urno postavko med projektom spremenimo, se stroški opravljenih projektnih ur preračunajo za vse vnose opravljenega dela na projektu po novi urni postavki.
- klik na ikono "urne postavke" pri udeležencu
- če je potrebno popravite urno postavko:
- modre številke - projektna urna postavka, veljavna samo za trenutni projekt;
- črne številke - globalna urna postavka posameznika, ki je veljavna v obdobju, velja za vse projekte iste vrste;
- zelena puščica - ponastavitev urne postavke na globalno urno postavko
- Urna postavka vezana na različne lokacije:
- matična urna postavka - velja za delo, ki ga posameznik opravi na matični lokaciji;
- zunanja urna postavka - delo, ki ga posameznik opravi na zunanjih lokacijah.
Kompleksni projekti - uporabljamo povprečne urne postavke, ki so povezane z različnimi vnaprej določenimi obdobji.
Splošna urna postavka, ki jo določimo glede na vrsto projekta v zavihku UDELEŽENCI / OSEBE / <izbrana oseba> / URNE POSTAVKE, velja za določeno obdobje. Udeleženec ima med projektom več različnih urnih postavk, ki so odvisne od obdobja.
Komunikacija med udeleženci na projektu
V seznamu udeležencev na projektu je možnost hitre komunikacije med udeleženci na projektu. Če želimo poslati e-pošto ekipi na projektu kliknemo na ikono za pošto e-pošta ekipi – 4PM zbere vse naslove udeležencev na projektu (aktivni uporabniki- imajo urejen dostop) in jih vstavi v naslovno vrstico programa za pošiljanje e-pošte ter izpiše zadevo v e-sporočilu (4PM – ime projekta). Če želimo elektronsko pošto poslati samo eni skupini udeležencem (npr. izvajalcem), kliknemo ikono pri posamezni skupini udeležencev (poštna ikona pri izvajalcih).
Načrtovanje zasedenosti na projektu
Zasedenost članov projektne ekipe načrtujemo na 3 načine:
Planiranje ur na nalogah
Planiranje ur na fazah oz. delovnih sklopih
Zaposlenim lahko načrtujemo tudi ure, ki jih lahko porabijo za aktivnosti v posamezni fazi. Uporabnik ima vpogled v plan ur na fazi in skupaj na vseh nalogah v okviru faze (skupen plan in realizacija). Dodeljene ure na fazi omejuje porabo na nalogah.
- Dodaj novo fazo ali odpri obstoječo fazo
- v prazna polja vpiši plan
- zapri obrazec
Planiranje mesečne obremenitve posameznika na projektu
Posamezniku lahko omejimo tudi dovoljeno mesečno porabo časa za delo na projektu. V zavihku PROJEKT / EKIPA / ZASEDENOST imamo seznam sodelavcev in vpogled v planirano mesečno obremenitev na projektu (povprečna porazdelitev dela glede na planirane ure med začetnim in končnim datumom naloge, faze ali projekta).
Povprečno mesečno obremenitev lahko poljubno spremenimo:
- pri posamezniku kliknemo gum za urejanje.
- odpre se vrstica s podatki o razpoložljivih urah glede na delovni koledar in planu ur na vseh projektih (vključno s trenutnim projektom).
- polje za vnos podatkov vsebuje povprečno mesečno obremenitev iz planiranih nalog oz. faz. Z vpisom novega plana za posamezni mesec, lahko omejite vnos dela na izbranem projektu v mesecu.
