Person/sl/

Vnos oseb

Osebe vnašamo v zavihku UDELEŽENCI / OSEBE. Glede na zavihek, v katerem se nahajamo (sodelavci, zunanji, stiki, vsi), se odpre okno za vnos nove osebe.
Namig: Osebe dodajamo tudi pri vnosu oz. urejanju organizacije s klikom dodaj osebo. Osnovne podatke o osebi dodamo tudi pri vnosu splošnih podatkov o projektu.

Pri upravljanju s podatki oseb želimo, da imamo za eno fizično osebo vedno en zapis podatkov. Prek različnih stičnih podatkov pa osebo povezujemo s poljubnim številom organizacij in projektnih vlog.

Osebam določimo tri vrste stičnih podatkov:

• stični podatki so podatki za organizacijo, v kateri je oseba zaposlena. Te podatke urejamo pri osnovnem vnosu podatkov.
• stični podatki za ostale organizacije – osebi določimo stične podatke za organizacije, ki niso niti njena matična organizacija, (niti pod-organizacija). Primer: Oseba je zaposlena v matični organizaciji Novakovi d. o. o., na projekt pa jo želim vnesti kot stično osebo za Ribiško društvo. V tem primeru vnesem še stične podatke za Ribiško društvo.

• stični podatki pod-organizacij – če imamo pod-organizacije, vnesemo tudi stične podatke za organizacije, ki so podrejene naši organizaciji. Primer: Vnesti želimo osebo, ki je zaposlena na Fakulteti, ki je pod-organizacija Univerze, na kateri smo mi zaposleni. Tej osebi poljubno določim stik za pod-organizacijo Fakulteta
  

SODELAVCI

SODELAVCI so osebe, ki delajo v isti organizaciji kot mi, lahko opravljajo dela za isto organizacijo, jim dodelimo naloge za spremljanje projektnih ur; imajo določeno delovno mesto, urno postavko, delovno skupino in pravice dostopa do aplikacije.

Vnos novega sodelavca

Osebne podatke vnesemo po korakih:

1. v zavihku SODELAVCI kliknemo DODAJ
2. s klikom na DODAJ odpremo obrazec za vnos osebe sodelavca s privzeto matično organizacijo (naša organizacija)
3. izpolnimo obvezna pola: ime, priimek in e-pošta
   • po želji lahko vpišemo osebni naslov in kontaktne podatke (npr. za izpis v potnem nalogu),
   • sodelavcu poljubno dodamo stične podatke za ostale organizacije.

Ko shranimo stične podatke osebe, lahko urejamo še zavihke:

DELOVNO MESTO

1. Vpišemo številko zaposlenega. Številka zaposlenega je potrebna pri vpisovanju potnih nalogov (številčenje), razvrščanju sodelavcev v PREGLEDI / DELO OSEB in pri integracijah z drugimi informacijskimi sistemi. Izberemo delovno mesto.
2. Če imamo pri delovnem mestu določeno sistematizacijo delovnega mesta, se tu izpišejo aktivnosti, ki ji oseba opravlja.

DELOVNE SKUPINE

Seznam delovnih skupin, katerim oseba pripada. Oseba je lahko član različnih delovnih skupin. Urejene delovne skupine olajšajo dodajanje večjega števila zaposlencev na projekte in naloge.

URNE POSTAVKE

Urna postavka, ki jo določimo posamezniku, velja za izbrano vrsto projektov za določeno obdobje. To pomeni, da bodo vsi vpisi opravljenega dela, ki so opravljeni v določenem obdobju, obračunani po vpisani urni postavki. Oseba ima lahko za različne vrste projektov različno urno postavko.

Če želimo uporabiti enotno projektno urno postavko samo za določen projekt, jo posamezniku vpišemo pri izbranem projektu. V tem primeru ima posameznik za celotno trajanje projekta enotno urno postavko (npr. povprečno urno postavko). Pri kompleksnih projektih (vrste: partnerski, čezmejno sodelovanje, SEE) je možno ročno spreminjati različne urne postavke za poljubna obdobja poročanja na nivoju projekta.

Več o urnih postavkah

NASTAVITVE

v katerih določimo posamezniku:

• omejitev vpisa ur za nazaj oz. vnaprej (Administrator v nastavitvah vklopi obdobje omejitve vpisa. Če je omejitev vpisa vklopljena, je treba vsakemu uporabniku določiti, koliko dni za nazaj oz. vnaprej lahko poroča (vpisuje o opravljenem delu). Če je omejitev izklopljena, potem lahko uporabnik poljubno poroča o opravljenem delu.
• omejitev števila vpisanih ur na dan (privzeto vrednost 24 ur na dan lahko poljubno spremenite za vsakega uporabnika posebej),
• pravice za potrjevanje oz. likvidiranje potnih nalogov (Če je vklopljen modul POTNI NALOGI. Vsaka organizacija ima lahko več potrjevalcev / likvidatorjev potnih nalogov. Vsaka oseba ima lahko privzetega potrjevalca, to pomeni, da pri novem potnem nalogu ali obračunu potnega naloga ni treba izbirati iz spustnega seznama.) Potni nalogi
  • privzeti potrjevalec/likvidator
  • lahko potrjuje, likvidira (Lahko potrjuje – novi potni nalogi morajo biti potrjeni pred odhodom na pot. Lahko likvidira – pomeni, da pregleda potni nalog in ga zaklene za nadaljnje urejanje oz. pošlje v ERP sistem.
• natančnost vpisa ur,
• začetno stanje nadur Nadure
• upravljanje z vpisi dela drugih oseb:
  • Izberemo osebe, za katere lahko uporabnik upravlja z vpisi dela
  • Določimo nivo pravic:
    • Lahko vidi vpisano delo izbrane osebe
    • Lahko vnese delo za izbrano osebo. Svoje vpise lahko tudi ureja, ne more pa urejati in brisati zapisov, ki jih je vnesla izbrana oseba
    • Lahko ureja zapise, ki jih je vnesla izbrana oseba
    • Lahko briše zapise, ki jih je vnesla izbrana oseba
    • Lahko zaklepa vnašanje, urejanje in brisanje zapisov izbrane osebe.

PROJEKTNE EKIPE

pregled projektov, na katerih sodeluje oseba, njena vloga na projektu in skupina projektov. Če ima oseba določene tudi projektne pravice, so te izpisane pod tabelo:

Enak pregled je tudi v zavihku PREGLEDI / ČLANSTVO NA PROJEKTIH.

• Zunanjemu sodelavcu določimo še delovno mesto, delovne skupine, urne postavke, splošne nastavitve in na koncu dodelimo uporabniške pravice. Postopek je enak kot pri sodelavcih.

Pozor:' Da bo začetek uporabe 4PM hiter in enostaven, pripravite seznam oseb v Excelovi tabeli, ki ga uvozimo v 4PM.