Difference between revisions of "Project int/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
 
(7 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 1: Line 1:
=Izkaznica=
+
= Izkaznica =
 +
Izkaznica projekta je namenjena osnovni identifikaciji posameznega projekta in uvrstitvi v organizacijsko strukturo.
  
Prikaz glavnih udeležencev projektne ekipe v izkaznici.
+
* ''naziv projekta'' - opisno ime projekta
 +
* ''skupina projekta'' - namenjeno združevanju projektov v širše skupine. Pogosto se ujemajo s stroškovnimi mesti (pomembno pri vzpostavitvi povezave, integracije z ERP sistemom). Združevanje v skupine pomeni tudi združevanje v programe projektov, oddelke...
 +
* ''prioriteta'' - pomembnost projekta. Lestvica vsebuje 4 nivoje. Priporočamo določitev internih organizacijskih pravil
 +
* ''velikost projekta'' - vnaprej določena lestvica s 4 izbirami. Priporočamo določitev internih organizacijskih pravil
 +
* ''stanje projekta'' - seznam, ki pomaga označevati in združevati projekte skozi njihov življenjski cikel
 +
* ''opis'' - prostor za kratek opis glavnih ciljev projekta.
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaGlavniUdeleženci.jpg|400px|]]
+
Dodatna polja (prikaži podrobnosti):
 +
* št. projekta - samodejna enolična številka projekta.
 +
* oznaka projekta - interna oznaka projekta.
 +
* vodilni projekt skupine - "nadrejen projekt", ki je namenjen vodenju stroškov in aktivnosti, ki so namenjene vodenju skupine projektov oz. programa.
 +
* analitika - dodatna možnost za združevanje in označevanje projektov.
 +
* številka pogodbe - interna številka
 +
* projekt odprl - uporabnik, ki je vnesel projekt v 4PM.
 +
* privzeti davek
 +
* privzeta valuta
  
Administrator določi, katere projektne vloge oseb oz. organizacij so prikazane v projektni izkaznici v '''SPLOŠNO / UDELEŽENCI / VLOGE OSEB (ORGANIZACIJ)''', kjer izbere možnost '''PRIKAŽI NA IZKAZNICI.'''
+
== Glavni udeleženci ==
 +
Prikaz glavnih udeležencev projektne ekipe v izkaznici.  
  
[[file:4.1.2.IzkaznicadodajanjeVlogeOseb.jpg|300px|]]
+
[[Image:4.1.2.IzkaznicaGlavniUdeleženci.jpg|400px|4.1.2.IzkaznicaGlavniUdeleženci.jpg]]  
  
Dodane so povezave na projektno skupino, časovnico (gantogram), finančne podatke, dokumente:
+
Administrator določi, katere projektne vloge oseb oz. organizacij so prikazane v projektni izkaznici v '''SPLOŠNO / UDELEŽENCI / VLOGE OSEB (ORGANIZACIJ)''', kjer izbere možnost '''PRIKAŽI NA IZKAZNICI.'''
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaPovezave.jpg|400px]]
+
[[Image:4.1.2.IzkaznicadodajanjeVlogeOseb.jpg|300px|4.1.2.IzkaznicadodajanjeVlogeOseb.jpg]]  
  
== Podatki iz plana in semaforji ==
+
Dodane so povezave na projektno skupino, časovnico (gantogram), finančne podatke, dokumente:
  
Za prikaz dodatnih polj v izkaznici, mora upravljavec aplikacije vklopiti '''dodatna polja na izkaznici''' v splošnih nastavitvah aplikacije.
+
[[Image:4.1.2.IzkaznicaPovezave.jpg|400px|4.1.2.IzkaznicaPovezave.jpg]]
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaSemaforji.jpg|400px|]]
+
== Projektni plan in semaforji  ==
  
*Predvideno število ur: ročen vpis v izkaznico (ne upošteva števila dodeljenih ur pri posameznih nalogah).
+
Prikaz dodatnih polj v izkaznici mora upravljavec aplikacije vklopiti '''dodatna polja na izkaznici''' v splošnih nastavitvah aplikacije.  
*Pričakovani datum pričetka in zaključka: ročen vpis v izkaznico.
 
*Trajanje: samodejni izračun števila kvartalov v projektu: (datum začetka-datum zaključka)/91,25.
 
*Plan realizacije: trenutni datum-začetni datum/trajanje projekta – samodejni izračun.
 
Zaključeni projekti imajo plan realizacije 100 %.
 
*Subjektivna ocena projektnega vodja: ročen vpis (projektnega vodje) in evidenca sprememb pri ikoni lupe.  
 
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaEvidencaSprememb.jpg|300px|]]
+
[[Image:4.1.2.IzkaznicaSemaforji.jpg|400px|4.1.2.IzkaznicaSemaforji.jpg]]
  
*% narejenih ur: opravljene ure / dodeljene ure na nalogah.
 
*Razlika: terminski plan realizacije – subjektivna ocena projektnega vodje
 
*Zamuda: terminski plan realizacije - subjektivna ocena projektnega vodje v dneh (negativna številka pomeni zamudo glede na plan)
 
*Finančna izkaznica: planirani stroški – realizirani stroški
 
*Vrednost projekta
 
  
 +
PLAN / REALIZACIJA
 +
* '''Predvideno število ur''': ročen vpis v izkaznico (ne upošteva števila dodeljenih ur pri posameznih nalogah).
 +
* '''Pričakovani datum pričetka in zaključka''': ročen vpis v izkaznico.
 +
* '''Trajanje''': samodejni izračun števila kvartalov v projektu: (datum začetka-datum zaključka)/91,25.
  
'''Prikaz podrobnosti projekta'''
 
<br>Izpiše podrobnosti projekta, ki jih ne potrebujemo pogosto: številko projekta, analitiko, ikone za pregled zgodovine sprememb na izkaznici projekta…
 
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaPrikaziPodrobnost.jpg|600px|]]
+
TERIMINSKA REALIZACIJA
 +
* '''Plan realizacije''': trenutni datum-začetni datum/trajanje projekta – samodejni izračun (zaključeni projekti imajo plan realizacije 100 %).
  
 +
* '''Subjektivna ocena projektnega vodja''': ročen vpis (projektnega vodje) in evidenca sprememb pri ikoni lupe.
  
== '''Samodejno sledenje spremembam izkaznice''' ==
+
* '''% narejenih ur''': opravljene ure / dodeljene ure na nalogah.
4PM samodejno sledi spremembam na naslednjih parametrih:
+
* '''Razlika v oceni realizacije''': terminski plan realizacije subjektivna ocena projektnega vodje
*Izkaznica projekta: vsa polja, ki jih lahko urejamo.
+
* '''Zamuda dni''': terminski plan realizacije - subjektivna ocena projektnega vodje v dneh (negativna številka pomeni zamudo glede na plan
Vpogled v podrobnosti spremembe je pri ikoni ure [[file:4.1.2.ikonaEvidenca.jpg]], ki odpre tabelo s podrobnim pogledom spremembe: datum spremembe, oseba, ki je spremenila polje, ter opis spremembe predhodno stanje in novo stanje.
 
Ikone [[file:4.1.2.ikonaEvidenca.jpg]] so vidne v podrobnem pogledu (prikaži podrobnosti).
 
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaSpremeba.jpg|400px|]]
 
  
*'''Udeleženci projekta''': sledi vsem spremembam v projektni ekipi: dodajanje novih oseb, organizacij, spremembe projektnih vlog.
+
FINANCE - finančna izkaznica
*'''Finančni plan''': sledi spremembam skupne vrednosti planiranih stroškov.
 
  
Več o [[spremembah]].
+
* ikona cekinov €: realizirani prihodki - realizirani stroški
 +
* ikona %: ( realizirani prihodki - realizirani stroški) / pogodbena vrednost projekta
  
== Kopiranje projektov==
+
* Vrednost projekta: ročen vnos
Pri kopiranju projektov izberemo, katere podatke želimo kopirati:  
 
*splošne podatke (zavihek splošno),
 
*udeležence, ki sodelujejo na projektu,
 
*naloge in mejnike (kopirajo se datumi),
 
*zadolžitve (kopirajo se datumi, planirane ure, zadolženi),
 
*plan stroškov,
 
*strukturo portala (kopirajo se sekcije na portalu, brez dodanih dokumentov).
 
Ko zaključimo s kopiranjem moramo popraviti datume zadolžitev, razporediti naloge, število ur.
 
  
'''''Dobro je vedeti'''''''Uporabniki lahko pripravijo tipične projektne predloge, ki jih projektni vodje uporabljajo za hitro pripravo projektov. Ob kopiranju določimo datum začetka projekta. Aplikacija bo faze, naloge in mejnike sorazmerno prestavila glede na '''nov datum začetka'''. Ko je akcija kopiranja končana, uporabniki dobijo v 4PM nove naloge, mejnike. Aplikacija ne pošlje obvestil o novih nalogah, mejnikih na kopiji projekta.''
 
  
== Zaključevanje projektov==
 
Ko je projekt končan, ga moramo zaključiti tudi v 4PM in ga shranimo v arhiv (Zaprti projekti).
 
Najprej moramo '''zaključiti vse naloge in mejnike''', ter vpisati '''prilive''' na evidentirane prihodke.
 
Ob zaključevanju še vpišemo dejanski '''datum konca projekta''' ter '''razloge zaključevanja''' (določimo v Splošno/projekti/razlogi za zaključevanje).
 
=Izkaznica=
 
  
Prikaz glavnih udeležencev projektne ekipe v izkaznici.
+
'''Prikaz podrobnosti projekta''' <br>Izpiše podrobnosti projekta, ki jih ne potrebujemo pogosto: številko projekta, analitiko, ikone za pregled zgodovine sprememb na izkaznici projekta…
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaGlavniUdeleženci.jpg|400px|]]
+
[[Image:4.1.2.IzkaznicaPrikaziPodrobnost.jpg|600px|4.1.2.IzkaznicaPrikaziPodrobnost.jpg]]
  
Administrator določi, katere projektne vloge oseb oz. organizacij so prikazane v projektni izkaznici v '''SPLOŠNO / UDELEŽENCI / VLOGE OSEB (ORGANIZACIJ)''', kjer izbere možnost '''PRIKAŽI NA IZKAZNICI.'''
+
== Sledenje spremembam izkaznice  ==
  
[[file:4.1.2.IzkaznicadodajanjeVlogeOseb.jpg|300px|]]
+
4PM samodejno sledi spremembam na naslednjih parametrih:  
  
Dodane so povezave na projektno skupino, časovnico (gantogram), finančne podatke, dokumente:
+
*Izkaznica projekta: vsa polja, ki jih lahko urejamo.
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaPovezave.jpg|400px]]
+
Vpogled v podrobnosti spremembe je pri ikoni ure [[Image:4.1.2.ikonaEvidenca.jpg]], ki odpre tabelo s podrobnim pogledom spremembe: datum spremembe, oseba, ki je spremenila polje, ter opis spremembe – predhodno stanje in novo stanje.
  
== Podatki iz plana in semaforji ==
+
[[Image:4.1.2.IzkaznicaSpremeba.jpg|400px|4.1.2.IzkaznicaSpremeba.jpg]]
  
Za prikaz dodatnih polj v izkaznici, mora upravljavec aplikacije vklopiti '''dodatna polja na izkaznici''' v splošnih nastavitvah aplikacije.
+
*'''Udeleženci projekta''': sledi vsem spremembam v projektni ekipi: dodajanje novih oseb, organizacij, spremembe projektnih vlog.
 +
*'''Finančni plan''': sledi spremembam skupne vrednosti planiranih stroškov.
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaSemaforji.jpg|400px|]]
+
== Kopiranje projektov  ==
  
*Predvideno število ur: ročen vpis v izkaznico (ne upošteva števila dodeljenih ur pri posameznih nalogah).
+
Pri kopiranju projektov izberemo, katere podatke želimo kopirati:  
*Pričakovani datum pričetka in zaključka: ročen vpis v izkaznico.
 
*Trajanje: samodejni izračun števila kvartalov v projektu: (datum začetka-datum zaključka)/91,25.
 
*Plan realizacije: trenutni datum-začetni datum/trajanje projekta – samodejni izračun.
 
Zaključeni projekti imajo plan realizacije 100 %.
 
*Subjektivna ocena projektnega vodja: ročen vpis (projektnega vodje) in evidenca sprememb pri ikoni lupe.
 
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaEvidencaSprememb.jpg|300px|]]
+
*splošne podatke (zavihek splošno),
 +
*udeležence, ki sodelujejo na projektu,
 +
*naloge in mejnike (kopirajo se datumi),
 +
*zadolžitve (kopirajo se datumi, planirane ure, zadolženi),
 +
*plan stroškov,
 +
*strukturo portala (kopirajo se sekcije na portalu, brez dodanih dokumentov).
  
*% narejenih ur: opravljene ure / dodeljene ure na nalogah.
+
Ko zaključimo s kopiranjem moramo popraviti datume zadolžitev, razporediti naloge, število ur (dokumenti in komentarji na nalogah se ne skopirajo).
*Razlika: terminski plan realizacije – subjektivna ocena projektnega vodje
 
*Zamuda: terminski plan realizacije - subjektivna ocena projektnega vodje v dneh (negativna številka pomeni zamudo glede na plan)
 
*Finančna izkaznica: planirani stroški – realizirani stroški
 
*Vrednost projekta
 
  
 +
'''''Dobro je vedeti''''': V 4PM lahko pripravite tipične projektne predloge, ki jih uporabite za hiter vnos projektov. Ob kopiranju določimo datum začetka projekta. Aplikacija vse projektne aktivnosti sorazmerno premakne glede na '''nov datum začetka'''. Ko je kopiranje končano, uporabniki dobijo v 4PM nove naloge, mejnike. Aplikacija ne pošlje obvestil o novih nalogah, mejnikih na kopiji projekta.
  
'''Prikaz podrobnosti projekta'''
+
== Zaključevanje projektov  ==
<br>Izpiše podrobnosti projekta, ki jih ne potrebujemo pogosto: številko projekta, analitiko, ikone za pregled zgodovine sprememb na izkaznici projekta…
 
  
[[file:4.1.2.IzkaznicaPrikaziPodrobnost.jpg|600px|]]
+
Ko je projekt končan, ga moramo zaključiti tudi v 4PM in ga shranimo v arhiv (Zaprti projekti).
 +
#''zaključite vse projektne akitvnosti: naloge, sestanke in mejnike''''
 +
# vpišite '''prilive''' na prihodke.'''
  
 +
V IZKAZNICI projekta kliknite na '''ZAKLJUČI PROJEKT''', da odprete obrazec:
 +
# status zaprtega projekta
 +
# vpišite dejanski '''datum konca projekta'''
 +
#'''razloge zaključevanja''' (določimo v Splošno/projekti/razlogi za zaključevanje).
  
== '''Samodejno sledenje spremembam izkaznice''' ==
+
Ko je projekt zaključen ga ne moremo več urejati, lahko še ocenimo projekt in ekipo na projektu.
4PM samodejno sledi spremembam na naslednjih parametrih:
 
*Izkaznica projekta: vsa polja, ki jih lahko urejamo.
 
Vpogled v podrobnosti spremembe je pri ikoni ure [[file:4.1.2.ikonaEvidenca.jpg]], ki odpre tabelo s podrobnim pogledom spremembe: datum spremembe, oseba, ki je spremenila polje, ter opis spremembe – predhodno stanje in novo stanje.
 
Ikone [[file:4.1.2.ikonaEvidenca.jpg]] so vidne v podrobnem pogledu (prikaži podrobnosti).
 
 
 
[[file:4.1.2.IzkaznicaSpremeba.jpg|400px|]]
 
 
 
*'''Udeleženci projekta''': sledi vsem spremembam v projektni ekipi: dodajanje novih oseb, organizacij, spremembe projektnih vlog.
 
*'''Finančni plan''': sledi spremembam skupne vrednosti planiranih stroškov.
 
 
 
Več o [[spremembah]]
 
 
 
== Kopiranje projektov==
 
Pri kopiranju projektov izberemo, katere podatke želimo kopirati:
 
*splošne podatke (zavihek splošno),
 
*udeležence, ki sodelujejo na projektu,
 
*naloge in mejnike (kopirajo se datumi),
 
*zadolžitve (kopirajo se datumi, planirane ure, zadolženi),
 
*plan stroškov,
 
*strukturo portala (kopirajo se sekcije na portalu, brez dodanih dokumentov).
 
Ko zaključimo s kopiranjem moramo popraviti datume zadolžitev, razporediti naloge, število ur.
 
 
 
'''''Dobro je vedeti'''''''Uporabniki lahko pripravijo tipične projektne predloge, ki jih projektni vodje uporabljajo za hitro pripravo projektov. Ob kopiranju določimo datum začetka projekta. Aplikacija bo faze, naloge in mejnike sorazmerno prestavila glede na '''nov datum začetka'''. Ko je akcija kopiranja končana, uporabniki dobijo v 4PM nove naloge, mejnike. Aplikacija ne pošlje obvestil o novih nalogah, mejnikih na kopiji projekta.''
 
 
 
== Zaključevanje projektov==
 
Ko je projekt končan, ga moramo zaključiti tudi v 4PM in ga shranimo v arhiv (Zaprti projekti).
 
Najprej moramo '''zaključiti vse naloge in mejnike''', ter vpisati '''prilive''' na evidentirane prihodke.
 
Ob zaključevanju še vpišemo dejanski '''datum konca projekta''' ter '''razloge zaključevanja''' (določimo v Splošno/projekti/razlogi za zaključevanje).
 

Latest revision as of 15:29, 18 March 2022

Izkaznica

Izkaznica projekta je namenjena osnovni identifikaciji posameznega projekta in uvrstitvi v organizacijsko strukturo.

  • naziv projekta - opisno ime projekta
  • skupina projekta - namenjeno združevanju projektov v širše skupine. Pogosto se ujemajo s stroškovnimi mesti (pomembno pri vzpostavitvi povezave, integracije z ERP sistemom). Združevanje v skupine pomeni tudi združevanje v programe projektov, oddelke...
  • prioriteta - pomembnost projekta. Lestvica vsebuje 4 nivoje. Priporočamo določitev internih organizacijskih pravil
  • velikost projekta - vnaprej določena lestvica s 4 izbirami. Priporočamo določitev internih organizacijskih pravil
  • stanje projekta - seznam, ki pomaga označevati in združevati projekte skozi njihov življenjski cikel
  • opis - prostor za kratek opis glavnih ciljev projekta.

Dodatna polja (prikaži podrobnosti):

  • št. projekta - samodejna enolična številka projekta.
  • oznaka projekta - interna oznaka projekta.
  • vodilni projekt skupine - "nadrejen projekt", ki je namenjen vodenju stroškov in aktivnosti, ki so namenjene vodenju skupine projektov oz. programa.
  • analitika - dodatna možnost za združevanje in označevanje projektov.
  • številka pogodbe - interna številka
  • projekt odprl - uporabnik, ki je vnesel projekt v 4PM.
  • privzeti davek
  • privzeta valuta

Glavni udeleženci

Prikaz glavnih udeležencev projektne ekipe v izkaznici.

4.1.2.IzkaznicaGlavniUdeleženci.jpg

Administrator določi, katere projektne vloge oseb oz. organizacij so prikazane v projektni izkaznici v SPLOŠNO / UDELEŽENCI / VLOGE OSEB (ORGANIZACIJ), kjer izbere možnost PRIKAŽI NA IZKAZNICI.

4.1.2.IzkaznicadodajanjeVlogeOseb.jpg

Dodane so povezave na projektno skupino, časovnico (gantogram), finančne podatke, dokumente:

4.1.2.IzkaznicaPovezave.jpg

Projektni plan in semaforji

Prikaz dodatnih polj v izkaznici mora upravljavec aplikacije vklopiti dodatna polja na izkaznici v splošnih nastavitvah aplikacije.

4.1.2.IzkaznicaSemaforji.jpg


PLAN / REALIZACIJA

  • Predvideno število ur: ročen vpis v izkaznico (ne upošteva števila dodeljenih ur pri posameznih nalogah).
  • Pričakovani datum pričetka in zaključka: ročen vpis v izkaznico.
  • Trajanje: samodejni izračun števila kvartalov v projektu: (datum začetka-datum zaključka)/91,25.


TERIMINSKA REALIZACIJA

  • Plan realizacije: trenutni datum-začetni datum/trajanje projekta – samodejni izračun (zaključeni projekti imajo plan realizacije 100 %).
  • Subjektivna ocena projektnega vodja: ročen vpis (projektnega vodje) in evidenca sprememb pri ikoni lupe.
  • % narejenih ur: opravljene ure / dodeljene ure na nalogah.
  • Razlika v oceni realizacije: terminski plan realizacije – subjektivna ocena projektnega vodje
  • Zamuda dni: terminski plan realizacije - subjektivna ocena projektnega vodje v dneh (negativna številka pomeni zamudo glede na plan


FINANCE - finančna izkaznica

  • ikona cekinov €: realizirani prihodki - realizirani stroški
  • ikona %: ( realizirani prihodki - realizirani stroški) / pogodbena vrednost projekta
  • Vrednost projekta: ročen vnos


Prikaz podrobnosti projekta
Izpiše podrobnosti projekta, ki jih ne potrebujemo pogosto: številko projekta, analitiko, ikone za pregled zgodovine sprememb na izkaznici projekta…

4.1.2.IzkaznicaPrikaziPodrobnost.jpg

Sledenje spremembam izkaznice

4PM samodejno sledi spremembam na naslednjih parametrih:

  • Izkaznica projekta: vsa polja, ki jih lahko urejamo.

Vpogled v podrobnosti spremembe je pri ikoni ure 4.1.2.ikonaEvidenca.jpg, ki odpre tabelo s podrobnim pogledom spremembe: datum spremembe, oseba, ki je spremenila polje, ter opis spremembe – predhodno stanje in novo stanje.

4.1.2.IzkaznicaSpremeba.jpg

  • Udeleženci projekta: sledi vsem spremembam v projektni ekipi: dodajanje novih oseb, organizacij, spremembe projektnih vlog.
  • Finančni plan: sledi spremembam skupne vrednosti planiranih stroškov.

Kopiranje projektov

Pri kopiranju projektov izberemo, katere podatke želimo kopirati:

  • splošne podatke (zavihek splošno),
  • udeležence, ki sodelujejo na projektu,
  • naloge in mejnike (kopirajo se datumi),
  • zadolžitve (kopirajo se datumi, planirane ure, zadolženi),
  • plan stroškov,
  • strukturo portala (kopirajo se sekcije na portalu, brez dodanih dokumentov).

Ko zaključimo s kopiranjem moramo popraviti datume zadolžitev, razporediti naloge, število ur (dokumenti in komentarji na nalogah se ne skopirajo).

Dobro je vedeti: V 4PM lahko pripravite tipične projektne predloge, ki jih uporabite za hiter vnos projektov. Ob kopiranju določimo datum začetka projekta. Aplikacija vse projektne aktivnosti sorazmerno premakne glede na nov datum začetka. Ko je kopiranje končano, uporabniki dobijo v 4PM nove naloge, mejnike. Aplikacija ne pošlje obvestil o novih nalogah, mejnikih na kopiji projekta.

Zaključevanje projektov

Ko je projekt končan, ga moramo zaključiti tudi v 4PM in ga shranimo v arhiv (Zaprti projekti).

  1. zaključite vse projektne akitvnosti: naloge, sestanke in mejnike''
  2. vpišite prilive na prihodke.

V IZKAZNICI projekta kliknite na ZAKLJUČI PROJEKT, da odprete obrazec:

  1. status zaprtega projekta
  2. vpišite dejanski datum konca projekta
  3. razloge zaključevanja (določimo v Splošno/projekti/razlogi za zaključevanje).

Ko je projekt zaključen ga ne moremo več urejati, lahko še ocenimo projekt in ekipo na projektu.