Difference between revisions of "Travel order multilevel/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
 
(64 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 1: Line 1:
−
=Modul potni nalogi=
+
=Modul potni nalogi - dvostopenjsko potrjevanje=
  
−
Dvonivojsko potrjevanja zahtevkov za potne naloge:  
+
Dvostopenjsko potrjevanje zahtevkov za potne naloge:  
−
* prvi potrjevalec je oseba, ki je odgovorna za projekt, v okviru katerega se pot načrtuje
+
* '''prvi potrjevalec''' je oseba, ki je odgovorna za projekt ('''vodja projekta'''), v okviru katerega se pot načrtuje
−
* drugi potrjevalec je odgovorna oseba, ki je nastavljena v globalnih nastavitvah.
+
* '''drugi potrjevalec''' je '''odgovorna oseba''', ki je nastavljena v globalnih nastavitvah.
  
−
Ob vnosu zahtevka za potni nalog, sistem o zahtevku obvesti prvega potrjevalca preko elektronske pošte. Drugi potrjevalec je obveščen o novem zahtevku po potrditvi na prvi stopnji. Potni nalog je odobren (zaposleni gre lahko na pot), ko ga potrdi drugi potrjevalec.
+
Ob vnosu zahtevka za potni nalog, sistem o zahtevku obvesti prvega potrjevalca preko e-pošte.  
 +
Drugi potrjevalec je obveščen o novem zahtevku po potrditvi na prvi stopnji.  
 +
Potni nalog je odobren (zaposleni gre lahko na pot), ko ga potrdi drugi potrjevalec.
  
−
==Nov zahtevek za potni nalog==
+
==Zahtevek za potni nalog==
−
Številka potnega naloga se izpolni samodejno ob začetku izpolnjevanja.
+
[[File:PN_ML_1_korak.PNG|500px]]
−
Zaposleni lahko oddaja zahtevek za potni nalog le zase (razen če nima drugačnih osebnih nastavitev).
+
 
−
Obvezna polja so označena z  *.
+
Številka potnega naloga se izpolni samodejno ob začetku izpolnjevanja.<br>
−
Potnemu nalogu lahko dodajamo tudi dokumente (priponke, ki vsebujejo npr. vabilo na konferenco, povabilo na sestanek...).
+
Zaposleni oddaja '''zahtevek za potni nalog''' le zase (razen če nima drugačnih osebnih nastavitev).<br>
−
Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).
+
Obvezna polja so označena z  *.<br>
 +
Potnemu nalogu lahko pripenjamo dokumente (priponke, ki vsebujejo npr. vabilo na konferenco, povabilo na sestanek...).<br>
 +
Ko so podatki vpisani, jih shranimo in '''pošljemo zahtevek v odobritev''' (pošlji v odobritev).<br>
 +
 
 +
[[File:PN_ML_1_korak_pregled.PNG|800px]]
 +
 
 +
Namig:
 +
Če potrjevalec ne vidi potnega naloga, najprej preveri status manjkajočega potnega naloga. Če ima status '''v pripravi''', ga mora uporabnik poslati '''v odobritev'''
 +
 
 +
== Potrjevanje potnega naloga - 1. stopnja (vodja projekta)==
 +
 
 +
[[file:PN_ML_pogled_potrjevalca_na_1._stopnji.PNG|500px]]
 +
 
 +
Vodja projekta (ali več, če je PN povezan z več projekti) lahko potni nalog
 +
# '''potrdi''' (pošlje v potrjevanje na 2. stopnjo) ali
 +
# '''zavrne''' (vrne v prvi korak)
 +
[[File:PN_ML_pri_potrjevalcu_na_1._stopnji.PNG|800px]]
 +
 
 +
Gumb '''razveljavi nalog''' povsem razveljavi PN, ni ga več možno aktivirati.
 +
 
 +
== Potrjevanje potnega naloga - 2. stopnja (vodstvo)==
 +
[[File:PN_ML_pogled_potrjevalca_na_2._stopnji.PNG|500px]]
 +
 
 +
Vodja projekta (ali več, če je PN povezan z več projekti) lahko potni nalog
 +
# '''potrdi''' (uporabnik lahko gre na pot in naredi obračun) ali
 +
# '''zavrne''' (vrne v prvi korak)
 +
 
 +
Gumb '''razveljavi nalog''' povsem razveljavi PN, ni ga več možno aktivirati.
 +
 
 +
Potni nalog je potrjen (uporabnik gre lahko na pot), ko je potrjen na obeh stopnjah. Oba potrjevalca sta zelene barve.
 +
 
 +
[[File:PN_ML_potrjen_PN_na_1_in_2_stopnji.PNG|800px]]
  
 
== Poročilo o poti==
 
== Poročilo o poti==
 +
 +
[[File:PN_2._korak_izdelava_poročila.PNG|500px]]
 +
 
Zaposleni, ki se je vrnil s službene poti, izpolni '''poročilo o poti''':
 
Zaposleni, ki se je vrnil s službene poti, izpolni '''poročilo o poti''':
−
# Dejanski čas odhoda in prihoda
+
# Dejanski čas odhoda in prihoda (privzeta nastavitev je kopirana iz naloga).
 
# Dejanska relacija (opisno polje, kjer zaposleni navede natančen opis poti)
 
# Dejanska relacija (opisno polje, kjer zaposleni navede natančen opis poti)
−
# Namen oz. porazdelitev stroškov, kjer zaposleni razporedi čas glede na projektne aktivnosti. Pozor: uporabnik mora najprej vpisati delo.
+
# Namen oz. porazdelitev stroškov, kjer zaposleni razporedi čas glede na projektne aktivnosti. '''Pozor: uporabnik mora najprej vpisati delo.'''
 
# Poročilo o opravljenem delu (tekstovno polje). Obvezno polje, ki ga mora predlagatelj obračuna izpolniti v vsakem primeru.
 
# Poročilo o opravljenem delu (tekstovno polje). Obvezno polje, ki ga mora predlagatelj obračuna izpolniti v vsakem primeru.
 
# Možnost pripenjanja poljubnega števila priponk (DOC, PDF, JPG), ki predstavljajo najrazličnejša potrdila (o opravljeni poti, o stroških itd .).  
 
# Možnost pripenjanja poljubnega števila priponk (DOC, PDF, JPG), ki predstavljajo najrazličnejša potrdila (o opravljeni poti, o stroških itd .).  
 
# Kraj in datum izpolnjevanja se nastavi samodejno: ''kraj'' je vpisan pri glavni organizaciji, datum je datum izpolnjevanja obrazca.
 
# Kraj in datum izpolnjevanja se nastavi samodejno: ''kraj'' je vpisan pri glavni organizaciji, datum je datum izpolnjevanja obrazca.
  
−
Zaposleni izpolnjen obrazec posreduje naprej, kjer ga prevzame predstavnik računovodstva. Zaposlenim ni treba skrbeti za pravilen obračun in vnos stroškov potovanja.
+
Zaposleni izpolnjen obrazec posreduje s klikom na gumb '''zaključi poročilo''' v '''obračun''', kjer ga prevzame predstavnik računovodstva. Zaposlenim ni treba skrbeti za pravilen obračun in vnos stroškov potovanja.
  
 
==Obračun potnega naloga==
 
==Obračun potnega naloga==
−
## Računovodstvo prevzame obrazec za obračun potnega naloga , ki ga je izpolnil zaposleni in vnese dodatne podatke:
+
 
−
a. Preveri priložena potrdila in vnese sprejemljive stroške v obrazec.
+
[[File:PN_ML_3._obračun.PNG|800px]]
−
b. Na podlagi opisa potovanja vnese ustrezne količine dnevnic.
+
 
−
Obračun se izvede v ločenem zavihku (tretji zavihek) z nazivom »Obračun«. Zaposleni sicer nima možnosti vnosa stroškov, lahko pa jih pregleduje, ko jih računovodja vnese.
+
Računovodstvo (oseba, ki ima označeno osebno nastavitev '''računovodstvo (izpolnjevanje obračunov)''') izpolnjuje obrazec za obračun potnega naloga in vnese dodatne podatke:
−
Računovodstvo poleg tega poskrbi tudi za to, da je obrazec pravilno izpolnjen. To pomeni, da  
+
[[File:PN_ML_3._obračun_urejanje.PNG|500px]]
−
ima računovodstvo pravico spreminjanja preostalih polj, ki jih je sicer izpolnil že zaposleni.
+
# Preveri priložena potrdila  
−
Po zaključku obravnave poročila o službeni poti s strani računovodstva se le-ta posreduje prvemu potrjevalcu, ki je ista oseba, kot je pot tudi odobrila. V primeru, da prvi potrjevalec obračun odobri,
+
# Vnese upravičene stroške v obrazec.
−
sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna ter odgovorno osebo o novi vlogi za potrditev . Predlog obračun se smatra odobren šele po odobritvi s strani odgovorne osebo, nakar se posreduje v likvidacijo. V primeru, da katerikoli od potrjevalcev obračuna le-tega zavrne, mora podati obrazložitev. Zavrnjeni obračun se vrne nazaj v računovodstvo.
+
# Na podlagi opisa potovanja izpolni količine dnevnic.
−
Edina izjema pri potrjevanju zahtevkov potnih nalogov ter obračunu le-teh velja za dekana, kateremu odobri predsednik upravnega odbora . Če gre dekan na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi se pri dekanu kot drugi potrjevalec upošteva predsednik upravnega odbora. Iz tega izhaja, da mora sistem obravnavati vsaj dve novi vlogi, in sicer:
+
 
−
• dekan
+
Zaposleni ne more vnašati stroškov, lahko pa jih vidi, ko jih računovodja vnese. Računovodstvo poskrbi za pravilno izpolnjevanje obrazca. To pomeni, da lahko ureja (spreminjanja) polja, ki jih je izpolnil že zaposleni.  
−
• predsednik upravnega odbora
+
 
−
Pri pregledu obračuna potnega naloga je možno vse priponke prenesti na osebni računalnik .
+
[[File:PN_ML_3._obračun_urejanje_poročila.PNG|500px]]
−
Obračun mora pred likvidacijo obvezno potrditi odgovorna oseba, ki je vedno ista kot oseba, ki je tudi drugi potrjevalec (privzeto dekan fakultete). Šele po odobritvi s strani odgovorne osebe, gre obračun lahko v likvidacijo v računovodstvo.
+
 
−
Preveriti pri Arctur:
+
==Potrjevanje obračuna potnega naloga==
−
• Kako se določijo podatki o avtomobilu (osebni/službeni)?
+
 
−
• Kako je s potnimi nalogi »za nazaj« in preštevilčenjem le-teh? Primer, zadnji potni nalog v sistemu ima oznako 12 z datumom 18.3.2014. 20.3.2014 zaposleni sporoči, da je bil na izredni službeni poti 14.3.2014, ki je ni vnesel kot zahtevek. Ali sistem 4pm omogoča ročne vnose potnih nalogov v takih primerih?
+
[[File:PN_ML_4._korak_potrjevanje_obračuna.PNG|500px]]
−
• Trenutno je v sistemu 4pm razumeti, da se lahko obračun v celoti zavrne in s tem izbriše. Želja bi bila, da se lahko posamezni deli spreminjajo. Prosimo za komentar, kako bi to bilo možno izvesti oz., če je to že možno, za pomoč pri testiranju.
+
 
 +
K je obračun zaključen, ga posreduje prvemu potrjevalcu, ki je pot odobril.  
 +
 
 +
[[File:PN_ML_4._korak_potrjevanje_obračuna_1._stopnja.PNG|500px]]
 +
 
 +
Če '''prvi potrjevalec''' obračun odobri, sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna in odgovorno osebo o novi vlogi za likvidacijo. Predlog obračun je odobren, ko ga likvidira '''odgovorna oseba''' (na drugi stopnji).
 +
 
 +
[[File:PN_ML_4._korak_potrjevanje_obračuna_2._stopnja.PNG|500px]]
 +
 
 +
Če kateri potrjevalec obračun zavrne, mora podati obrazložitev (komentar).  
 +
 
 +
'''Zavrnjeni obračun''' se vrne en korak - nazaj v stanje obračuna (računovodstvo).
 +
 
 +
==Izjeme==
 +
Če gre glavni potrjevalec na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi je drugi potrjevalec "nadomestni potrjevalec", ki je določen v nastavitvah aplikacije.
 +
 
 +
==Nastavitve - preden začnemo ==
 +
# posodobi licenco: modul večstopenjsko potrjevanje potnih nalogov
 +
# nastavitve aplikacije:
 +
#* določi: glavni potrjevalec in nadomestni potrjevalec
 +
#* izklopi trajne potne naloge
 +
# določi osebo za pripravo obračuna PN: '''udeleženci / osebe / nastavitve''': ''računovodstvo''
 +
# uporabniške pravice:
 +
#* navadni uporabniki
 +
#* računovodstvo
 +
#* potrjevanje in vsi PN

Latest revision as of 09:47, 11 October 2016

Modul potni nalogi - dvostopenjsko potrjevanje

Dvostopenjsko potrjevanje zahtevkov za potne naloge:

  • prvi potrjevalec je oseba, ki je odgovorna za projekt (vodja projekta), v okviru katerega se pot načrtuje
  • drugi potrjevalec je odgovorna oseba, ki je nastavljena v globalnih nastavitvah.

Ob vnosu zahtevka za potni nalog, sistem o zahtevku obvesti prvega potrjevalca preko e-pošte. Drugi potrjevalec je obveščen o novem zahtevku po potrditvi na prvi stopnji. Potni nalog je odobren (zaposleni gre lahko na pot), ko ga potrdi drugi potrjevalec.

Zahtevek za potni nalog

PN ML 1 korak.PNG

Številka potnega naloga se izpolni samodejno ob začetku izpolnjevanja.
Zaposleni oddaja zahtevek za potni nalog le zase (razen če nima drugačnih osebnih nastavitev).
Obvezna polja so označena z *.
Potnemu nalogu lahko pripenjamo dokumente (priponke, ki vsebujejo npr. vabilo na konferenco, povabilo na sestanek...).
Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

PN ML 1 korak pregled.PNG

Namig: Če potrjevalec ne vidi potnega naloga, najprej preveri status manjkajočega potnega naloga. Če ima status v pripravi, ga mora uporabnik poslati v odobritev

Potrjevanje potnega naloga - 1. stopnja (vodja projekta)

PN ML pogled potrjevalca na 1. stopnji.PNG

Vodja projekta (ali več, če je PN povezan z več projekti) lahko potni nalog

  1. potrdi (pošlje v potrjevanje na 2. stopnjo) ali
  2. zavrne (vrne v prvi korak)

PN ML pri potrjevalcu na 1. stopnji.PNG

Gumb razveljavi nalog povsem razveljavi PN, ni ga več možno aktivirati.

Potrjevanje potnega naloga - 2. stopnja (vodstvo)

PN ML pogled potrjevalca na 2. stopnji.PNG

Vodja projekta (ali več, če je PN povezan z več projekti) lahko potni nalog

  1. potrdi (uporabnik lahko gre na pot in naredi obračun) ali
  2. zavrne (vrne v prvi korak)

Gumb razveljavi nalog povsem razveljavi PN, ni ga več možno aktivirati.

Potni nalog je potrjen (uporabnik gre lahko na pot), ko je potrjen na obeh stopnjah. Oba potrjevalca sta zelene barve.

PN ML potrjen PN na 1 in 2 stopnji.PNG

Poročilo o poti

PN 2. korak izdelava poročila.PNG

Zaposleni, ki se je vrnil s službene poti, izpolni poročilo o poti:

  1. Dejanski čas odhoda in prihoda (privzeta nastavitev je kopirana iz naloga).
  2. Dejanska relacija (opisno polje, kjer zaposleni navede natančen opis poti)
  3. Namen oz. porazdelitev stroškov, kjer zaposleni razporedi čas glede na projektne aktivnosti. Pozor: uporabnik mora najprej vpisati delo.
  4. Poročilo o opravljenem delu (tekstovno polje). Obvezno polje, ki ga mora predlagatelj obračuna izpolniti v vsakem primeru.
  5. Možnost pripenjanja poljubnega števila priponk (DOC, PDF, JPG), ki predstavljajo najrazličnejša potrdila (o opravljeni poti, o stroških itd .).
  6. Kraj in datum izpolnjevanja se nastavi samodejno: kraj je vpisan pri glavni organizaciji, datum je datum izpolnjevanja obrazca.

Zaposleni izpolnjen obrazec posreduje s klikom na gumb zaključi poročilo v obračun, kjer ga prevzame predstavnik računovodstva. Zaposlenim ni treba skrbeti za pravilen obračun in vnos stroškov potovanja.

Obračun potnega naloga

PN ML 3. obračun.PNG

Računovodstvo (oseba, ki ima označeno osebno nastavitev računovodstvo (izpolnjevanje obračunov)) izpolnjuje obrazec za obračun potnega naloga in vnese dodatne podatke: PN ML 3. obračun urejanje.PNG

  1. Preveri priložena potrdila
  2. Vnese upravičene stroške v obrazec.
  3. Na podlagi opisa potovanja izpolni količine dnevnic.

Zaposleni ne more vnašati stroškov, lahko pa jih vidi, ko jih računovodja vnese. Računovodstvo poskrbi za pravilno izpolnjevanje obrazca. To pomeni, da lahko ureja (spreminjanja) polja, ki jih je izpolnil že zaposleni.

PN ML 3. obračun urejanje poročila.PNG

Potrjevanje obračuna potnega naloga

PN ML 4. korak potrjevanje obračuna.PNG

K je obračun zaključen, ga posreduje prvemu potrjevalcu, ki je pot odobril.

PN ML 4. korak potrjevanje obračuna 1. stopnja.PNG

Če prvi potrjevalec obračun odobri, sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna in odgovorno osebo o novi vlogi za likvidacijo. Predlog obračun je odobren, ko ga likvidira odgovorna oseba (na drugi stopnji).

PN ML 4. korak potrjevanje obračuna 2. stopnja.PNG

Če kateri potrjevalec obračun zavrne, mora podati obrazložitev (komentar).

Zavrnjeni obračun se vrne en korak - nazaj v stanje obračuna (računovodstvo).

Izjeme

Če gre glavni potrjevalec na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi je drugi potrjevalec "nadomestni potrjevalec", ki je določen v nastavitvah aplikacije.

Nastavitve - preden začnemo

  1. posodobi licenco: modul večstopenjsko potrjevanje potnih nalogov
  2. nastavitve aplikacije:
    • določi: glavni potrjevalec in nadomestni potrjevalec
    • izklopi trajne potne naloge
  3. določi osebo za pripravo obračuna PN: udeleženci / osebe / nastavitve: računovodstvo
  4. uporabniške pravice:
    • navadni uporabniki
    • računovodstvo
    • potrjevanje in vsi PN
Retrieved from "https://help.4pm.si/index.php?title=Travel_order_multilevel/sl/&oldid=11785"