Difference between revisions of "Documents/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
 
(193 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 1: Line 1:
−
=PROJEKTNI DOKUMENTI=
+
=DOKUMENTI in DOKUMENTI SISTEM=
−
4PM ima integriran '''napredni dokumentni sistem''', ki omogoča:
+
'''4PM napredni dokumentni sistem''' omogoča:
−
* urejene dokumente v '''projektnih mapah''' in '''podmapah''',
 
−
* napredne možnosti '''iskanja''' po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
 
−
* kontrolo '''verzij''' dokumentov in '''dostopov''' do dokumentov,
 
−
* enostavno urejanje '''pravic dostopa''' do map,
 
−
* '''nalaganje večjega števila dokumentov''' hkrati,
 
−
* '''obveščanje po elektronski pošti''' o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti).
 
  
−
Več o dokumentnem sistemu lahko preberete tu:
+
*urejene dokumente v '''projektnih mapah''' in '''podmapah''',
−
[http://www.4pm.si/funkcionalnosti/2012041715541236/ 4PM Dokumentni sistem]
+
*napredne možnosti '''iskanja''' po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
 +
*kontrolo '''verzij''' dokumentov in
 +
*nadzor nad '''dostopi''' do dokumentov in map,
 +
*enostavno urejanje '''pravic dostopa''' do map,
 +
*'''nalaganje večjega števila dokumentov''' hkrati,
 +
*'''obveščanje po elektronski pošti''' o objavi dokumenta ali več dokumentov,
 +
*pošiljanje '''povezav do map''' po e-pošti
 +
*'''komentiranje''' dokumentov
 +
*'''premikanje''' dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
 +
*sledenje '''zgodovini uporabe dokumentov''', map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)
  
−
==Projektne mape==
+
<br>
−
4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.
 
  
−
Vsak projekt ima v svoji mapi (ime dokumenta) že 4 pod-mape:
+
= NOVO: predogled slik =
−
*'''Naloge''' – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
+
Za naše uporabnike smo izpopolnili dokumentni sistem s predogledom slik. Zdaj lahko med številnimi slikovnimi datotekami hitreje poiščete pravo.  
−
*'''Finance''' – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
 
−
*'''Portali''' – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
 
−
*'''Zadnje spremembe''' – zadnji dokumenti, ki so bili zadnji naloženi v mapo (prikazuje dokumente glede na uporabniške pravice)
 
−
* ''dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.''
 
  
−
'''Poljubno lahko dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo dokumente. Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.'''
+
Predogled slik deluje na vseh 4PM-ih, preprosto vstopite v izbrani dokumentni sistem izberete mapo z slikami in z enojnim klikom na slikovno datoteko, se vem bo v desnem INFO ( i ) meniju prikazal predogled izbrane slike.  
−
==Struktura (projektnih) map==
 
−
Dokumentni sistem je organiziran v '''projektne mape''', ki vključujejo:
 
−
* mape po '''skupinah projektov''', ki vključujejo
 
−
** mape za vsak '''projekt''',
 
−
** projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.
 
  
−
* '''neprojektne mape''', so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
+
[[File:Predogled slik.png|frameless|700x700px]]
−
* '''zadnje spremembe''' - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).
 
  
−
==Nova mapa==
 
−
# klik na ikono  [[file:10.IkonaDodajMapo.jpg]] dodaj mapo.
 
−
# Vpišemo '''ime nove mape''' in
 
−
# določimo '''pravice dostopa do mape: pomagamo si lahko s
 
−
#* skupinami udeležencev na projektu (projektne vloge) - aplikacija označi vse posameznike, ki imajo na projektu izbrano vlogo
 
−
#* ali posamezniku določimo obseg pravice.
 
−
# določimo še dostop do dokumentov osebam, ki ne sodelujejo na projektu (pravice ostalih oseb).
 
−
# novo mapo z nastavitvami '''shranite'''.
 
−
* '''Nova mapa ''podeduje pravice dostopa''' nadrejene mape.'''
 
−
* vpogled [[file:10.IkonaOko.jpg]] - uporabnik lahko vidi dokument.
 
−
* urejanje [[file:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
 
−
* Ikona '''?''' pomeni, da imajo osebe, ki spadajo v skupino, različne pravice dostopa do dokumentov v mapi.
 
  
−
Podatki o nastavitvah posamezne mape: '''podrobno''' [[file:10.IkonaMozicki.jpg]].
+
=MAPE=
 +
[[File:Dokumenti.png|800px]]
  
−
== Dodajanje dokumentov==
 
−
V mapo dodajajmo, nalagamo dokumente:
 
  
−
[[file:10.izberiDatoteko.jpg|350px]]
+
==Mape - struktura==
−
# s klikom na ikono dodaj datoteko [[file:10.IkonaDodajDokument.jpg]] odpremo obrazec za izbor datoteke na računalniku.
+
4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje '''4 sistemske mape''':
−
# '''lahko nalagamo več dokumentov hkrati''': pri izbiri uporabimo gumb '''ctrl''' ali '''shift''',
 
−
#*Uporabniki Internet Explorerja morate imeti nameščen Flash dodatek: [http://www.adobe.com/software/flash/about/ | Flash]
 
−
# potrdimo z gumbom odpri.
 
  
−
Postopek po potrebi ponovimo.
+
[[File:Mape struktura.png | 600px]]
  
−
[[file:10.dodajanjeDatotek.jpg|500px]]
+
*'''DOKUMENTI''' - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture.
 +
*'''SKUPNE MAPE''' - Mapa se prikaže le v primeru, če je nastavitev izbrana. Skupne mape so namenjene delitvi dokumentov zunanjim članom ekipe oz. »gost« dostopom.
 +
*'''PROJEKTI''' - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
 +
*'''ARHIV PROJEKTOV''' - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT.
 +
*'''ZADNJE SPREMEMBE''' - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.
  
−
Ko končamo z nalaganjem dokumentov:
 
−
# določimo komu (kateri skupini uporabnikov) želimo poslati e-sporočilo s '''povezavo do novega (novih) dokumentov''',
 
−
#* v seznamu so samodejno prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti dokumente v trenutni mapi.
 
−
# dokumente lahko samo shranimo in ne obvestimo nikogar (ne označimo nobenega uporabnika).
 
  
−
[[file:10.obvescanjeODatoteki.jpg|350px]]
+
==Dodajanje nove mape==
 +
[[File:Dodajanje_mape.png |600px]]
  
−
Dokumenti, ki so v posamezni mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.
+
#izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše '''krepko'''
−
   
+
#klik na ikono [[file:10.IkonaDodajMapo.jpg]] dodaj mapo.
−
[[file:10.datotekeNaProjektu.jpg|500px]]
+
#Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos.
  
−
==Iskanje dokumentov==
+
 
−
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V '''iskalno polje''' vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
+
==Informacije o mapi==
 +
Klikom na info ikono [[File:Info.gif]] se odpre obrazec z '''osnovne informacije''' o mapi [[file:Info_ikona.PNG|60px]], '''zgodovina''' mape [[File:Zgodovina_ikona.PNG|60px]] in urejanje '''pravice''' dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]].
 +
 
 +
[[File:Mapa_info.png |700px ]]
 +
 
 +
Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
 +
 
 +
 
 +
==[[Project_wizard/sl |NOVO]] - Premikanje map==
 +
 
 +
Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate tako, da:
 +
 
 +
#kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic mapo izrežete. Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj),
 +
#mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tipk 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.
 +
 
 +
[[File:Izreži 1.png|900px]]
 +
 
 +
[[File:Izreži 2.png|900px]]
 +
 
 +
===Dobro je vedeti===
 +
 
 +
*Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej.
 +
*Mape ne morete premaknite same vase.
 +
*Sistemskih map ne morete premikati.
 +
*Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta.
 +
*Neprojektne mape lahko premikate samo v druge neprojektne mape.
 +
*Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko ali mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti.
 +
 
 +
===Spreminjanje pravic pri kopiranju map===
 +
 
 +
*Kopirana mapa prevzame pravice nadmape v primeru, ko ima nad mapa nižjo pravico od kopirane mape.
 +
*V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo.
 +
*Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano.
 +
 
 +
 
 +
==Prilagajanje načina prikaza vsebine mape==
 +
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo [[File:Application_view_list.png]]:
 +
 
 +
#izberemo mapo
 +
#kliknemo gumb ''spremeni prikaz'' [[File:Application_view_list.png]]
 +
#*seznam
 +
#*mreža
 +
 
 +
[[File:Mreža2.png|600px]]
 +
 
 +
[[File:seznam.png |600px]]
 +
 
 +
==Urejanje pravic dostopa do mape==
 +
Kliknemo na ikono [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]]
 +
 
 +
[[File:Pravice_mapa.PNG|250px]]
 +
 
 +
*uporabnikom lahko določimo:
 +
**ne vidi mape [[File:4.7.ikonaRdecKrizec.jpg]],
 +
**vidi mapo in dokumente v mapi [[File:10.IkonaOko.jpg]],
 +
**lahko vidi in ureja dokumente v mapi [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov, itd.),
 +
**vrni na privzete nastavitve [[File:Ikona privzete nastavitve.png]],
 +
***če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje,
 +
***ali posamezniku določimo obseg pravice,
 +
*posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju [[File:2.2.2.ikonaLupa.jpg]].
 +
 
 +
<br>
 +
'''Opomba''': '''Nova podmapa''' podeduje pravice '''nadrejene mape.''' Če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.
 +
 
 +
<br />
 +
==Povezava do mape==
 +
Vsaka mapa in dokument ima svojo povezavo (URL). Povezava se nahaja se v desnem okvirju, s klikom na "kopiraj" se vam "pot" do mape ali dokumenta kopira v odložišče.
 +
 
 +
[[File:Povezava_mapa.png |600px]]
 +
 
 +
S povezavo, ki jo posredujete osebam v komentarju ali e-pošti, omogočite direkten dostop do dokumenta oz. mape.
 +
 
 +
#povezavo '''kopirate''' (in jo prilepite v komentar) ali
 +
#'''pošljete po e-pošti''' prejemnikom.
 +
 
 +
<br>
 +
==Stanja map==
 +
Mapam lahko dodelimo različne barvne statuse. Statuse in barve uporabljamo za ločevanje map po pomembnosti in nujnosti oziroma glede na lastne preference pregleda ali grupiranja. Mape z določenimi statusi lahko tudi iščemo oz. filtriramo ločeno od ostalih.
 +
 
 +
[[File:Stanja map 0.png|700x700px]]
 +
 
 +
 
 +
Statuse in barve urejamo tako, da v dokumentnem sistemu z enojnim klikom označimo katerokoli mapo ter izberemo ikono za info [[file:Info_ikona.PNG|60px|link=https://help.4pm.si/File:Info_ikona.PNG]] , nato kliknemo na ikono za urejanje [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg|link=https://help.4pm.si/File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] ob "STANJE". Stanja lahko dodajamo ali urejamo poljubno.
 +
 
 +
[[File:Stanja map 1.png|700x700px]] [[File:Puščica v desno 2.png|link=https://help.4pm.si/File:Pu%C5%A1%C4%8Dica_v_desno_2.png|50x50px]]  [[File:Stanja map 2.png|300x300px]]
 +
 
 +
 
 +
Ko uredimo barve in poimenovanja stanj po svojih željah, lahko mapam dodelimo statuse tako, da z enojnim klikom označimo mapo in izberemo STANJE iz spustnega seznama:
 +
 
 +
[[File:Stanja map 3.png|700x700px]]
 +
 
 +
 
 +
Mapa se bo obarvala z izbrano barvo in zaradi tega izstopala. Mape z določenimi statusi lahko tudi filtriramo med seboj. Lahko poiščemo skupino map s statusom npr. "Nujno". Mape po statusih iščemo z ikono [[File:Ikona za iskanje stanja map.png|link=https://help.4pm.si/File:Ikona_za_iskanje_stanja_map.png]] in izbiramo med različni stanji.
 +
 
 +
[[File:Stanja map 4.png|700x700px]]  [[File:Puščica v desno 2.png|link=https://help.4pm.si/File:Pu%C5%A1%C4%8Dica_v_desno_2.png|50x50px]] [[File:Stanja map 5.png|350x350px]]
 +
 
 +
 
 +
Filtrirale se bodo le mape z izbranim statusom in barvo:
 +
 
 +
[[File:Stanja map 6.png|700x700px]]
 +
 
 +
<br>
 +
=DATOTEKE=
 +
==Nalaganje datotek==
 +
V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek.
 +
 
 +
[[file:Nalaganje_dokumentov.png |600px]]
 +
 
 +
#s klikom na ikono '''naloži datoteko''' [[file:10.IkonaDodajDokument.jpg]] odpremo obrazec za izbor datoteke,
 +
#'''hkrati lahko nalagamo več datotek''': pri izbiri uporabimo gumb '''ctrl''' ali '''shift''',
 +
#*z dodatnim modulom za prenos mapnih struktur, lahko prenesemo celoten niz in strukturo map ter pripadajočih dokumentov,
 +
#naložene datoteke se izpišejo v mapi.
 +
 
 +
 
 +
[[File:Naložene_datoteke.png|600px]]
 +
 
 +
 
 +
==Kako prenesem datoteko iz 4PM?==
 +
 
 +
*'''enojni klik''' - izberemo datoteko (za pregled nastavitev, pravic, informacij, itd.)
 +
*'''dvojni klik''' - začnemo prenos datoteke
 +
 
 +
 
 +
==Samodejno verzioniranje==
 +
 
 +
[[File:Konflikt_verzija.PNG |300px]]
 +
 
 +
Če naložimo datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga:
 +
 
 +
*novo verzijo (samodejno verzioniranje),
 +
*če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko.
 +
 
 +
 
 +
==Napredne funkcije==
 +
Naložene dokumente lahko:
 +
 
 +
*'''kopiramo''' [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi,
 +
*'''izrežemo''' [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje),
 +
*'''brišemo''' (delete) ali,
 +
*'''pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti''' [[File:Email.gif]]:
 +
**izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s '''povezavo do datoteke''',
 +
**če smo izbrali '''več datotek''' (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov),
 +
**v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi),
 +
*datoteko (ali več) lahko tudi '''zaklenemo za urejanje''' [[File:16-security-lock.png]], to pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene [[File:16-security-lock-open.png]].
 +
 
 +
 
 +
==Podrobnosti datotek - desno okno==
 +
Vsak dokument ima podrobnosti o datoteki (metapodatki), le-ti s nahajajo pod info ikono [[File:Info.gif]].
 +
 
 +
[[File:Info_dokument.png|600px]]
 +
 
 +
*datoteko lahko preimenujete z klikom na ikono uredi [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
 +
*''naložil'': uporabnik, ki je naložil datoteko
 +
*''verzija'': številka verzije
 +
*''naloženo'': datum in ura nalaganja
 +
*''velikost'': velikost datoteke
 +
*''prenosi'': število prenosov
 +
*''povezava'': kopiranje povezave do datoteke
 +
*''ključne besede'': vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje
 +
 
 +
Gumb '''ZAKLENI''' [[File:16-security-lock-open.png]]: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije). Le oseba, ki je dokument zaklenila, ga lahko ponovno odklene.
 +
 
 +
 
 +
==Komentarji datotek==
 +
[[File:Komentar_dokument.png|600px]]
 +
 
 +
Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko, skupaj s povezavo do datoteke, pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.
 +
 
 +
 
 +
==Povezava do datoteke==
 +
Ko izberemo datoteko (enojni klik) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono [[File:Email.gif]] pošljemo direktno povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.
 +
 
 +
 
 +
==Zgodovina datoteke==
 +
[[File:Zgodovina_dokument.png|600px]]
 +
 
 +
V polju '''zgodovina datoteke''' 4PM beleži:
 +
 
 +
*zgodovino verzij,
 +
*zgodovino prenosov datoteke,
 +
*zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki,
 +
*zgodovino preimenovanj datoteke.
 +
 
 +
 
 +
==Iskanje datotek==
 +
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V '''iskalno polje''' [[File:View.gif]] vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI [[File:View.gif]]. V seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
  
 
Iskalnik išče po:
 
Iskalnik išče po:
−
* Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
 
−
* Po nazivu dokumenta
 
−
* Po ključnih besedah
 
−
* Po datumu nalaganja
 
  
−
Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah.  
+
*vsebini tekstovnih dokumentov (Word, Excel, PDF),
 +
*po nazivu dokumenta,
 +
*po ključnih besedah,
 +
*po datumu nalaganja.
 +
 
 
''Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.''
 
''Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.''
  
−
==Podrobnosti dokumentov==
 
−
Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA [[file:10.IkonaOko.jpg‎]]. Pregledujete lahko:
 
−
* zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
 
−
* velikost dokumenta,
 
−
* kdo je naložil dokument,
 
−
* kdaj je naložil dokument,
 
−
* kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
 
−
* Ključne besede: ločimo z vejico,
 
−
* Besedilni komentarji k dokumentom,
 
  
−
Gumb '''ZAKLENI''': uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).
+
==Standardne mape==
 +
Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka '''PROJEKTNA MAPA'''. Standardne mape urejamo v zavihku '''DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE''':
  
−
Gum '''PREMAKNI''': premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.
+
*klikni DODAJ,
 +
*vnesi privzeto ime standardne mape,
 +
*izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape,
 +
**za vse aktivne projekte (novi in obstoječi),
 +
**samo za izbrano skupino,
 +
**samo za tip projekta,
 +
*standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.
  
−
[[file:10.komentarjiDatoteke.jpg|500px|]]
+
Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.

Latest revision as of 12:27, 23 July 2020

DOKUMENTI in DOKUMENTI SISTEM

4PM napredni dokumentni sistem omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in
  • nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta ali več dokumentov,
  • pošiljanje povezav do map po e-pošti
  • komentiranje dokumentov
  • premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
  • sledenje zgodovini uporabe dokumentov, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)


NOVO: predogled slik

Za naše uporabnike smo izpopolnili dokumentni sistem s predogledom slik. Zdaj lahko med številnimi slikovnimi datotekami hitreje poiščete pravo.

Predogled slik deluje na vseh 4PM-ih, preprosto vstopite v izbrani dokumentni sistem izberete mapo z slikami in z enojnim klikom na slikovno datoteko, se vem bo v desnem INFO ( i ) meniju prikazal predogled izbrane slike.

Predogled slik.png


MAPE

Dokumenti.png


Mape - struktura

4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:

Mape struktura.png

  • DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture.
  • SKUPNE MAPE - Mapa se prikaže le v primeru, če je nastavitev izbrana. Skupne mape so namenjene delitvi dokumentov zunanjim članom ekipe oz. »gost« dostopom.
  • PROJEKTI - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
  • ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT.
  • ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.


Dodajanje nove mape

Dodajanje mape.png

  1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
  2. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.


Informacije o mapi

Klikom na info ikono Info.gif se odpre obrazec z osnovne informacije o mapi Info ikona.PNG, zgodovina mape Zgodovina ikona.PNG in urejanje pravice dostopov za uporabnike Pravice ikona.PNG.

Mapa info.png

Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.


NOVO - Premikanje map

Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate tako, da:

  1. kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic mapo izrežete. Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj),
  2. mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tipk 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.

Izreži 1.png

Izreži 2.png

Dobro je vedeti

  • Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej.
  • Mape ne morete premaknite same vase.
  • Sistemskih map ne morete premikati.
  • Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta.
  • Neprojektne mape lahko premikate samo v druge neprojektne mape.
  • Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko ali mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti.

Spreminjanje pravic pri kopiranju map

  • Kopirana mapa prevzame pravice nadmape v primeru, ko ima nad mapa nižjo pravico od kopirane mape.
  • V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo.
  • Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano.


Prilagajanje načina prikaza vsebine mape

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo Application view list.png:

  1. izberemo mapo
  2. kliknemo gumb spremeni prikaz Application view list.png
    • seznam
    • mreža

Mreža2.png

Seznam.png

Urejanje pravic dostopa do mape

Kliknemo na ikono Pravice ikona.PNG

Pravice mapa.PNG

  • uporabnikom lahko določimo:
    • ne vidi mape 4.7.ikonaRdecKrizec.jpg,
    • vidi mapo in dokumente v mapi 10.IkonaOko.jpg,
    • lahko vidi in ureja dokumente v mapi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov, itd.),
    • vrni na privzete nastavitve Ikona privzete nastavitve.png,
      • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje,
      • ali posamezniku določimo obseg pravice,
  • posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju 2.2.2.ikonaLupa.jpg.


Opomba: Nova podmapa podeduje pravice nadrejene mape. Če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.


Povezava do mape

Vsaka mapa in dokument ima svojo povezavo (URL). Povezava se nahaja se v desnem okvirju, s klikom na "kopiraj" se vam "pot" do mape ali dokumenta kopira v odložišče.

Povezava mapa.png

S povezavo, ki jo posredujete osebam v komentarju ali e-pošti, omogočite direkten dostop do dokumenta oz. mape.

  1. povezavo kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
  2. pošljete po e-pošti prejemnikom.


Stanja map

Mapam lahko dodelimo različne barvne statuse. Statuse in barve uporabljamo za ločevanje map po pomembnosti in nujnosti oziroma glede na lastne preference pregleda ali grupiranja. Mape z določenimi statusi lahko tudi iščemo oz. filtriramo ločeno od ostalih.

Stanja map 0.png


Statuse in barve urejamo tako, da v dokumentnem sistemu z enojnim klikom označimo katerokoli mapo ter izberemo ikono za info Info ikona.PNG , nato kliknemo na ikono za urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg ob "STANJE". Stanja lahko dodajamo ali urejamo poljubno.

Stanja map 1.png Puščica v desno 2.png Stanja map 2.png


Ko uredimo barve in poimenovanja stanj po svojih željah, lahko mapam dodelimo statuse tako, da z enojnim klikom označimo mapo in izberemo STANJE iz spustnega seznama:

Stanja map 3.png


Mapa se bo obarvala z izbrano barvo in zaradi tega izstopala. Mape z določenimi statusi lahko tudi filtriramo med seboj. Lahko poiščemo skupino map s statusom npr. "Nujno". Mape po statusih iščemo z ikono Ikona za iskanje stanja map.png in izbiramo med različni stanji.

Stanja map 4.png Puščica v desno 2.png Stanja map 5.png


Filtrirale se bodo le mape z izbranim statusom in barvo:

Stanja map 6.png


DATOTEKE

Nalaganje datotek

V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek.

Nalaganje dokumentov.png

  1. s klikom na ikono naloži datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke,
  2. hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
    • z dodatnim modulom za prenos mapnih struktur, lahko prenesemo celoten niz in strukturo map ter pripadajočih dokumentov,
  3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.


Naložene datoteke.png


Kako prenesem datoteko iz 4PM?

  • enojni klik - izberemo datoteko (za pregled nastavitev, pravic, informacij, itd.)
  • dvojni klik - začnemo prenos datoteke


Samodejno verzioniranje

Konflikt verzija.PNG

Če naložimo datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga:

  • novo verzijo (samodejno verzioniranje),
  • če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko.


Napredne funkcije

Naložene dokumente lahko:

  • kopiramo File copy.png (ctrl+c) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi,
  • izrežemo File cut.png (ctrl+x) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje),
  • brišemo (delete) ali,
  • pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti Email.gif:
    • izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke,
    • če smo izbrali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov),
    • v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi),
  • datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje 16-security-lock.png, to pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene 16-security-lock-open.png.


Podrobnosti datotek - desno okno

Vsak dokument ima podrobnosti o datoteki (metapodatki), le-ti s nahajajo pod info ikono Info.gif.

Info dokument.png

  • datoteko lahko preimenujete z klikom na ikono uredi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  • naložil: uporabnik, ki je naložil datoteko
  • verzija: številka verzije
  • naloženo: datum in ura nalaganja
  • velikost: velikost datoteke
  • prenosi: število prenosov
  • povezava: kopiranje povezave do datoteke
  • ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje

Gumb ZAKLENI 16-security-lock-open.png: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije). Le oseba, ki je dokument zaklenila, ga lahko ponovno odklene.


Komentarji datotek

Komentar dokument.png

Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko, skupaj s povezavo do datoteke, pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.


Povezava do datoteke

Ko izberemo datoteko (enojni klik) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono Email.gif pošljemo direktno povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.


Zgodovina datoteke

Zgodovina dokument.png

V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:

  • zgodovino verzij,
  • zgodovino prenosov datoteke,
  • zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki,
  • zgodovino preimenovanj datoteke.


Iskanje datotek

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje View.gif vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI View.gif. V seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • vsebini tekstovnih dokumentov (Word, Excel, PDF),
  • po nazivu dokumenta,
  • po ključnih besedah,
  • po datumu nalaganja.

Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.


Standardne mape

Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka PROJEKTNA MAPA. Standardne mape urejamo v zavihku DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE:

  • klikni DODAJ,
  • vnesi privzeto ime standardne mape,
  • izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape,
    • za vse aktivne projekte (novi in obstoječi),
    • samo za izbrano skupino,
    • samo za tip projekta,
  • standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.

Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.

Retrieved from "https://help.4pm.si/index.php?title=Documents/sl/&oldid=14455"