Difference between revisions of "Project meetings/sl/"
| (One intermediate revision by the same user not shown) | |||
| Line 3: | Line 3: | ||
*'''Projektni vodja''' pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke … | *'''Projektni vodja''' pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke … | ||
| − | *''Sklicatelj''' sestanka (glede na pravice) '''spremlja stanja''' povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek. | + | *'''Sklicatelj''' sestanka (glede na pravice) '''spremlja stanja''' povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek. |
*'''Odgovorna oseba''' ocenjuje udeležence''' sestanka, ter spreminja '''upravičene oz. neupravičene ure.''' | *'''Odgovorna oseba''' ocenjuje udeležence''' sestanka, ter spreminja '''upravičene oz. neupravičene ure.''' | ||
| Line 27: | Line 27: | ||
[[file:4.3.1.SklicSestanka.jpg|400px]] | [[file:4.3.1.SklicSestanka.jpg|400px]] | ||
| + | |||
| + | ==Nov sestanek== | ||
| + | Ko želimo sklicevati sestanek v 4PM | ||
| + | # izberemo aktivnost (sestanek, kolegij), | ||
| + | # vpišemo zadevo sestanka (ime naloge), | ||
| + | # lokacijo sestanka in | ||
| + | # datum, čas začetka in predvideno trajanje, | ||
| + | # pripnemo datoteko, opis (npr. dnevni red), | ||
| + | # izberemo udeležence (povabimo na sestanek) | ||
| + | in shranimo. | ||
| + | Pri vnosu novega sestanka 4PM preverja ''razpoložljivost udeležencev'' 4PM Koledarju, bodisi zaradi odsotnosti, drugega sestanka, ipd. Ko sestanek shranimo, je prikazan v poštnem koledarju (Outlook) in v Moj4PM povabljenih oseb, ki povabilo sprejmejo ali zavrnejo. | ||
| + | |||
| + | Na sprejet sestanek povabljeni vpisujejo opravljene ure. | ||
| + | |||
| + | ===Pošiljanje obvestil o novih / spremenjenih sestanki=== | ||
| + | Odvisno od '''splošnih nastavitev aplikacije:''' | ||
| + | *Vklopljeno – pošlje povabilo v Outlook, udeleženec sestanka lahko povabilo sprejme v poštnem odjemalcu | ||
| + | *Izklopljeno – ne pošilja ničesar, sestanki so evidentirani samo v 4PM. | ||
Latest revision as of 09:51, 12 July 2013
Pregled sestankov
Sestanki so posebna oblika nalog (izbrana aktivnost, določeno trajanje, zadolženi - povabljeni na sestanek), ki imajo dodane parametre, ki povežejo nalogo s koledarjem (npr. Outlookov koledar).
- Projektni vodja pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke …
- Sklicatelj sestanka (glede na pravice) spremlja stanja povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek.
- Odgovorna oseba ocenjuje udeležence sestanka, ter spreminja upravičene oz. neupravičene ure.
S klikom na + več se odpre seznam vseh udeležencev na sestanku, če so osebe zaključile z vpisom ur na sestanek, lahko te osebe tudi ocenjujemo.
Potrjevanje sestankov
Aplikacija omogoča dva načina sklicevanja sestankov (splošna nastavitev aplikacije), glede na začetno stanje sestanka:
- predviden: sklican sestanek mora odgovorna oseba potrditi (ko je dovolj potrjenih udeležb),
- potrjen: sklicanega sestanka ni treba dodatno potrjevati.
Sinhronizacija s poštnim odjemalcem
Povabljene osebe dobijo na e-poštni naslov povabilo na sestanek, ki ga v koledarju sprejmejo ali zavrnejo s pomočjo akcijskih gumbov nad glavo sporočila. Ko povabilo sprejmejo (accept), ga prestavijo v koledar e-poštnega odjemalca.
- oseba, ki je sestanek sklicala, ima potrjen sestanek že v koledarju. Ostale osebe morajo poslati odgovor na povabilo: sprejet ali zavrnjen sestanek.
- ko oseba, ki je povabljena na sestanek, izvede akcijo (sprejme ali zavrne), so vse povabljene osebe obveščene in dobijo obvestilo o spremembi. Enako velja za preklicane sestanke.
Deluje, ko je vklopljeno pošiljanje e-sporočil; testirano za MS Outlook, Lotus Notes.
Dobro je vedeti
- Na sestanke lahko vabimo samo uporabnike 4PM (sodelavce).
Nov sestanek
Ko želimo sklicevati sestanek v 4PM
- izberemo aktivnost (sestanek, kolegij),
- vpišemo zadevo sestanka (ime naloge),
- lokacijo sestanka in
- datum, čas začetka in predvideno trajanje,
- pripnemo datoteko, opis (npr. dnevni red),
- izberemo udeležence (povabimo na sestanek)
in shranimo. Pri vnosu novega sestanka 4PM preverja razpoložljivost udeležencev 4PM Koledarju, bodisi zaradi odsotnosti, drugega sestanka, ipd. Ko sestanek shranimo, je prikazan v poštnem koledarju (Outlook) in v Moj4PM povabljenih oseb, ki povabilo sprejmejo ali zavrnejo.
Na sprejet sestanek povabljeni vpisujejo opravljene ure.
Pošiljanje obvestil o novih / spremenjenih sestanki
Odvisno od splošnih nastavitev aplikacije:
- Vklopljeno – pošlje povabilo v Outlook, udeleženec sestanka lahko povabilo sprejme v poštnem odjemalcu
- Izklopljeno – ne pošilja ničesar, sestanki so evidentirani samo v 4PM.
