Difference between revisions of "My meetings lead/sl/"
From Help.4pm
Jump to navigationJump to search (Redirected page to 3.4.MojiSestanki/sl/) |
|||
| Line 1: | Line 1: | ||
| − | # | + | =Moji sestanki [[File:IkonaSestanek.JPG]]= |
| + | Sestanki so posebna oblika nalog (izbrana aktivnost, določeno trajanje, zadolženi - povabljeni na sestanek), ki imajo dodane parametre, ki povežejo nalogo s koledarjem (npr. Outlookov koledar). | ||
| + | |||
| + | *Pregledu vsebuje vsa povabila na projektne sestanke. | ||
| + | *Povabila na sestanke sprejmete ali zavrnete. | ||
| + | *Opravljeno delo za določen sestanek lahko vpišete samo na sprejet sestanek. | ||
| + | *Udeleženec obvesti odgovorno osebo, da je zaključil z vpisi na potrjen sestanek. | ||
| + | |||
| + | [[File: 3.2.Mejniki.jpg|800px]] | ||
| + | |||
| + | *'''Projektni vodja''' pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke … | ||
| + | *''Sklicatelj''' sestanka (glede na pravice) '''spremlja stanja''' povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek. | ||
| + | *'''Odgovorna oseba''' ocenjuje udeležence''' sestanka, ter spreminja '''upravičene oz. neupravičene ure.''' | ||
| + | |||
| + | ==Seznami sestankov [[File:IkonaSestanek.JPG]]== | ||
| + | *'''Opravi:''' sestanki, ki jih morate opraviti, [[File:Naloga_sprejeta.JPG]]. Na naloge lahko vpisujete ure opravljenega dela, komentarje in realizacijo. | ||
| + | *'''Spremljaj:''' sestanki, ki ste jih sklicali na projektih, ki jih NE vodite. Tu potrjujete stanje, spremljate upravičene ure in ocenjujete zaključene. | ||
| + | *'''Vodi:''' sestanki na projektih, ki jih vodite. Tu potrjujete stanje (dodeljeno, sprejeto, zavrnjeno, opravljeno, zaključeno, nezaključeno), spremljate upravičene ure, ocenjujete zaključene. | ||
| + | |||
| + | ==Nov sestanek [[File:IkonaSestanek.JPG]]== | ||
| + | Ko želimo sklicevati sestanek v 4PM | ||
| + | # izberemo aktivnost (sestanek, kolegij), | ||
| + | # vpišemo zadevo sestanka (ime naloge), | ||
| + | # lokacijo sestanka in | ||
| + | # datum, čas začetka in predvideno trajanje, | ||
| + | # pripnemo datoteko, opis (npr. dnevni red), | ||
| + | # izberemo udeležence (povabimo na sestanek) | ||
| + | in shranimo. | ||
| + | Pri vnosu novega sestanka 4PM preverja ''razpoložljivost udeležencev'' 4PM Koledarju, bodisi zaradi odsotnosti, drugega sestanka, ipd. Ko sestanek shranimo, je prikazan v poštnem koledarju (Outlook) in v Moj4PM povabljenih oseb, ki povabilo sprejmejo ali zavrnejo. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[file:4.3.4.PregledSestankov.jpg|700px|]] | ||
| + | |||
| + | ===Pošiljanje obvestil o novih / spremenjenih sestanki=== | ||
| + | Odvisno od '''splošnih nastavitev aplikacije:''' | ||
| + | *Vklopljeno – pošlje povabilo v Outlook, udeleženec sestanka lahko povabilo sprejme v poštnem odjemalcu | ||
| + | *Izklopljeno – ne pošilja ničesar, sestanki so evidentirani samo v 4PM. | ||
| + | |||
| + | ==Potrjevanje sestankov== | ||
| + | Aplikacija omogoča dva načina sklicevanja sestankov (splošna nastavitev aplikacije), glede na '''začetno stanje sestanka''': | ||
| + | - '''predviden''': sklican sestanek mora odgovorna oseba potrditi (ko je dovolj potrjenih udeležb), | ||
| + | - '''potrjen''': sklicanega sestanka ni treba dodatno potrjevati. | ||
| + | |||
| + | ==Sinhronizacija s poštnim odjemalcem== | ||
| + | Povabljene osebe dobijo na e-poštni naslov '''povabilo na sestanek''', ki ga v '''koledarju''' sprejmejo ali zavrnejo s pomočjo akcijskih gumbov nad glavo sporočila. Ko povabilo sprejmejo (accept), ga prestavijo v '''koledar e-poštnega odjemalca'''. | ||
| + | * oseba, ki je sestanek sklicala, ima potrjen sestanek že v koledarju. Ostale osebe morajo poslati odgovor na povabilo: sprejet ali zavrnjen sestanek. | ||
| + | *ko oseba, ki je povabljena na sestanek, izvede akcijo (sprejme ali zavrne), so vse povabljene osebe obveščene in dobijo obvestilo o spremembi. Enako velja za preklicane sestanke. | ||
| + | Deluje, ko je vklopljeno pošiljanje e-sporočil; testirano za MS Outlook, Lotus Notes. | ||
| + | |||
| + | [[file:4.3.1.ObvestiloOutlooka.jpg|400px|]] | ||
| + | |||
| + | ===Dobro je vedeti=== | ||
| + | * ''Na sestanke lahko vabimo samo uporabnike 4PM (sodelavce).'' | ||
| + | |||
| + | [[file:4.3.1.SklicSestanka.jpg|400px]] | ||
Latest revision as of 10:03, 12 July 2013
Moji sestanki 
Sestanki so posebna oblika nalog (izbrana aktivnost, določeno trajanje, zadolženi - povabljeni na sestanek), ki imajo dodane parametre, ki povežejo nalogo s koledarjem (npr. Outlookov koledar).
- Pregledu vsebuje vsa povabila na projektne sestanke.
- Povabila na sestanke sprejmete ali zavrnete.
- Opravljeno delo za določen sestanek lahko vpišete samo na sprejet sestanek.
- Udeleženec obvesti odgovorno osebo, da je zaključil z vpisi na potrjen sestanek.
- Projektni vodja pregleduje sestanke glede na stanje (odprt, zavrnjen, potrjen) in potrjuje sestanke. Spremlja udeležence, pregleduje priponke …
- Sklicatelj' sestanka (glede na pravice) spremlja stanja povabil na sestanek in sestanek potrdi ali prekliče. Povabljeni zaključijo sestanke in z vpis ur le na potrjen sestanek.
- Odgovorna oseba ocenjuje udeležence sestanka, ter spreminja upravičene oz. neupravičene ure.
Seznami sestankov
- Opravi: sestanki, ki jih morate opraviti,
. Na naloge lahko vpisujete ure opravljenega dela, komentarje in realizacijo. - Spremljaj: sestanki, ki ste jih sklicali na projektih, ki jih NE vodite. Tu potrjujete stanje, spremljate upravičene ure in ocenjujete zaključene.
- Vodi: sestanki na projektih, ki jih vodite. Tu potrjujete stanje (dodeljeno, sprejeto, zavrnjeno, opravljeno, zaključeno, nezaključeno), spremljate upravičene ure, ocenjujete zaključene.
Nov sestanek
Ko želimo sklicevati sestanek v 4PM
- izberemo aktivnost (sestanek, kolegij),
- vpišemo zadevo sestanka (ime naloge),
- lokacijo sestanka in
- datum, čas začetka in predvideno trajanje,
- pripnemo datoteko, opis (npr. dnevni red),
- izberemo udeležence (povabimo na sestanek)
in shranimo. Pri vnosu novega sestanka 4PM preverja razpoložljivost udeležencev 4PM Koledarju, bodisi zaradi odsotnosti, drugega sestanka, ipd. Ko sestanek shranimo, je prikazan v poštnem koledarju (Outlook) in v Moj4PM povabljenih oseb, ki povabilo sprejmejo ali zavrnejo.
Pošiljanje obvestil o novih / spremenjenih sestanki
Odvisno od splošnih nastavitev aplikacije:
- Vklopljeno – pošlje povabilo v Outlook, udeleženec sestanka lahko povabilo sprejme v poštnem odjemalcu
- Izklopljeno – ne pošilja ničesar, sestanki so evidentirani samo v 4PM.
Potrjevanje sestankov
Aplikacija omogoča dva načina sklicevanja sestankov (splošna nastavitev aplikacije), glede na začetno stanje sestanka: - predviden: sklican sestanek mora odgovorna oseba potrditi (ko je dovolj potrjenih udeležb), - potrjen: sklicanega sestanka ni treba dodatno potrjevati.
Sinhronizacija s poštnim odjemalcem
Povabljene osebe dobijo na e-poštni naslov povabilo na sestanek, ki ga v koledarju sprejmejo ali zavrnejo s pomočjo akcijskih gumbov nad glavo sporočila. Ko povabilo sprejmejo (accept), ga prestavijo v koledar e-poštnega odjemalca.
- oseba, ki je sestanek sklicala, ima potrjen sestanek že v koledarju. Ostale osebe morajo poslati odgovor na povabilo: sprejet ali zavrnjen sestanek.
- ko oseba, ki je povabljena na sestanek, izvede akcijo (sprejme ali zavrne), so vse povabljene osebe obveščene in dobijo obvestilo o spremembi. Enako velja za preklicane sestanke.
Deluje, ko je vklopljeno pošiljanje e-sporočil; testirano za MS Outlook, Lotus Notes.
Dobro je vedeti
- Na sestanke lahko vabimo samo uporabnike 4PM (sodelavce).
