Difference between revisions of "Project files/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
 
(51 intermediate revisions by the same user not shown)
Line 1: Line 1:
 
<br>
 
<br>
 +
 
=PROJEKTNI DOKUMENTI=
 
=PROJEKTNI DOKUMENTI=
 
'''4PM napredni dokumentni sistem''' omogoča:
 
'''4PM napredni dokumentni sistem''' omogoča:
−
* urejene dokumente v '''projektnih mapah''' in '''podmapah''',
 
−
* napredne možnosti '''iskanja''' po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
 
−
* kontrolo '''verzij''' dokumentov in
 
−
* nadzor nad '''dostopi''' do dokumentov in map,
 
−
* enostavno urejanje '''pravic dostopa''' do map,
 
−
* '''nalaganje večjega števila dokumentov''' hkrati,
 
−
* '''obveščanje po elektronski pošti''' o objavi dokumenta ali več dokumentov,
 
−
* pošiljanje '''povezav do map''' po e-pošti
 
−
* '''komentiranje''' dokumentov
 
−
* '''premikanje''' dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
 
−
* sledenje '''zgodovini uporabe dokumentov''', map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)
 
  
−
<br>
+
*urejene dokumente v '''projektnih mapah''' in '''podmapah''',
 +
*napredne možnosti '''iskanja''' po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
 +
*kontrolo '''verzij''' dokumentov in
 +
*nadzor nad '''dostopi''' do dokumentov in map,
 +
*enostavno urejanje '''pravic dostopa''' do map,
 +
*'''nalaganje večjega števila dokumentov''' hkrati,
 +
*'''obveščanje po elektronski pošti''' o objavi dokumenta ali več dokumentov,
 +
*pošiljanje '''povezav do map''' po e-pošti
 +
*'''komentiranje''' dokumentov
 +
*'''premikanje''' dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
 +
*sledenje '''zgodovini uporabe dokumentov''', map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)
 +
 
 +
 
 
=PROJEKTNE MAPE=
 
=PROJEKTNE MAPE=
−
4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.  
+
4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.
 +
 
 +
==Mapne strukture v projektu==
 +
Vsak projekt ima svojo mapo in 4 '''sistemske podmape''':
  
−
Vsak projekt ima svojo mapo in 4 sistemske podmape:
 
 
*'''Naloge''' – privzeto odlagališče za datoteke, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
 
*'''Naloge''' – privzeto odlagališče za datoteke, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
 
*'''Finance''' – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
 
*'''Finance''' – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
Line 26: Line 30:
 
''Dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.''
 
''Dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.''
  
−
===Dodajanje nove mape===
 
−
'''V vsaki projektni mapi lahko poljubno dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo datoteke. Nove podmape podedujejo pravice dostopa nadrejenih map. Pravice lahko prilagodimo.'''
 
  
−
[[File:Dodajanje_mape.png |600px ]]
+
==Dodajanje nove mape==
 +
V vsaki projektni mapi lahko poljubno dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo datoteke. Nove podmape podedujejo pravice dostopa (vpogled in urejanje) nadrejenih map. Pravice lahko prilagodimo. Novomapo dodamo:
 +
 
 +
[[File:Dodajanje_mape.png |800px ]]
 +
 
 +
#'''izberi mapo''', v katero želiš dodati podmapo - se izpiše '''krepko'''
 +
#klik na ikono  [[file:10.IkonaDodajMapo.jpg]] '''dodaj mapo'''.
 +
#Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos.
 +
 
 +
 
 +
==Informacije o mapi==
 +
 
 +
[[File:Mapa_info.png |700px ]]
  
−
# '''izberi mapo''', v katero želiš dodati podmapo - se izpiše '''krepko'''
+
S klikom na '''info ikono''' [[File:Info.gif]] odpremo obrazec:
−
# klik na ikono [[file:10.IkonaDodajMapo.jpg]] '''dodaj mapo'''.
 
−
# Vpišemo '''ime nove mape''' in potrdimo vnos.
 
−
[[File:Mapa_info.png |400px ]]
 
  
−
===Informacije o mapi===
+
*pogledamo osnovne informacije o mapi [[file:Info_ikona.PNG|60px]]
−
S klikom na '''info ikono''' [[File:Info.gif]]odpremo obrazec:
+
*zgodovino mape - [[File:Zgodovina_ikona.PNG|60px]]in
−
* pogledamo osnovne informacije o mapi [[file:Info_ikona.PNG]]
+
*uredimo pravice dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]]
−
* zgodovino mape - [[File:Zgodovina_ikona.PNG]]in
+
*če imamo pravici urejanja, lahko mapo tudi preimenujemo [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
−
* uredimo pravice dostopov za uporabnike [[File:Pravice_ikona.PNG]]
 
−
* če imamo pravici urejanja, lahko mapo tudi preimenujemo [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
 
  
 
''Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.''
 
''Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.''
 
Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
 
Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.
  
−
==[[Project_wizard/sl |NOVO]] - Premikanje map ==
 
  
−
Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate:
+
==[[Project_wizard/sl |NOVO]] - Premikanje map==
  
−
#Kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic za izrez (desno zgoraj) mapo izrežete.Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj).
+
Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate tako, da:
−
#Mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tip 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'
+
 
 +
#kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic za izrez (desno zgoraj) mapo izrežete. Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj),
 +
#mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tip 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.
  
 
[[File:Izreži1.png|900px]]
 
[[File:Izreži1.png|900px]]
  
 
[[File:Izreži2.png|900px]]
 
[[File:Izreži2.png|900px]]
 +
 
===Dobro je vedeti===
 
===Dobro je vedeti===
  
 
*Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej
 
*Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej
−
* Mape ne morete premaknite same vase
+
*Mape ne morete premaknite same vase
−
* Sistemskih map ne morete premikati
+
*Sistemskih map ne morete premikati
−
* Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta
+
*Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta
−
* Ne projektne mape lahko premikate samo v druge ne projektne mape
+
*Ne projektne mape lahko premikate samo v druge ne projektne mape
 
*Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko/mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti
 
*Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko/mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti
  
Line 71: Line 82:
 
*Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano
 
*Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano
  
−
===Način prikaza vsebine mape===
 
−
[[File:Mreža2.png |400px]]
 
  
−
[[File:seznam.png|400px]]
+
==Način prikaza vsebine mape==
 +
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo [[File:Application_view_list.png]]:
 +
 
 +
#izberemo mapo
 +
#kliknemo gumb ''spremeni prikaz'': [[File:Application_view_list.png]]
 +
 
 +
*seznam
 +
*mreža
 +
 
 +
[[File:Mreža2.png |600px]]
 +
 
 +
[[File:seznam.png|600px]]
 +
 
 +
 
 +
==Urejanje pravic dostopa do mape==
 +
Kliknemo na ikono [[File:Pravice_ikona.PNG|60px]]
 +
 
 +
[[File:Pravice_mapa.PNG|250px]]
 +
 
 +
*uporabnikom lahko določimo:
 +
**ne vidi mape [[File:4.7.ikonaRdecKrizec.jpg]],
 +
**vidi mapo in dokumente v mapi [[File:10.IkonaOko.jpg]],
 +
**lahko vidi in ureja dokumente v mapi [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov, itd.),
 +
**vrni na privzete nastavitve [[File:Ikona privzete nastavitve.png]],
 +
***če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje,
 +
***ali posamezniku določimo obseg pravice,
 +
*posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju [[File:2.2.2.ikonaLupa.jpg]].
 +
 
 +
<br>'''Opomba''': '''Nova podmapa''' podeduje pravice '''nadrejene mape.''' Če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.
 +
 
 +
'''Opomba 2''': Pravic na sistemskih mapah (naloge, finance) ne moramo določati. Gost dostop teh map ne vidi, navadni uporabniki pa ja.                                               
 +
 
 +
==Povezava do mape==
 +
Vsaka mapa in dokument ima svojo povezavo (URL). Povezava se nahaja se v desnem okvirju, s klikom na "kopiraj" se vam "pot" do mape ali dokumenta kopira v odložišče.
  
−
Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo [[File:Application_view_list.png]]:
+
[[File:Povezava_mapa.png |600px]]
−
# izberemo mapo
+
 
−
# kliknemo gumb ''spremeni prikaz'':
+
S povezavo, ki jo posredujete osebam v komentarju ali e-pošti, omogočite direkten dostop do dokumenta oz. mape.
−
* seznam
+
 
−
* mreža
+
#povezavo '''kopirate''' (in jo prilepite v komentar) ali
 +
#'''pošljete po e-pošti''' prejemnikom.<br> <br>
 +
 
 +
==Stanja map==
 +
Mapam lahko dodelimo različne barvne statuse. Statuse in barve uporabljamo za ločevanje map po pomembnosti in nujnosti oziroma glede na lastne preference pregleda ali grupiranja. Mape z določenimi statusi lahko tudi iščemo oz. filtriramo ločeno od ostalih.
 +
 
 +
[[File:Stanja map 0.png|700x700px]]
 +
 
 +
 
 +
Statuse in barve urejamo tako, da v dokumentnem sistemu z enojnim klikom označimo katerokoli mapo ter izberemo ikono za info [[file:Info_ikona.PNG|60px]] , nato kliknemo na ikono za urejanje [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] ob "STANJE". Stanja lahko dodajamo ali urejamo poljubno.
 +
 
 +
[[File:Stanja map 1.png|700x700px]] [[File:Puščica v desno 2.png|50x50px]]  [[File:Stanja_map_2.png|300x300px]]
 +
 
 +
 
 +
Ko uredimo barve in poimenovanja stanj po svojih željah, lahko mapam dodelimo statuse tako, da z enojnim klikom označimo mapo in izberemo STANJE iz spustnega seznama:
 +
 
 +
[[File:Stanja map 3.png|700x700px]]
 +
 
 +
 
 +
Mapa se bo obarvala z izbrano barvo in zaradi tega izstopala. Mape z določenimi statusi lahko tudi filtriramo med seboj. Lahko poiščemo skupino map s statusom npr. "Nujno". Mape po statusih iščemo z ikono [[File:Ikona za iskanje stanja map.png]] in izbiramo med različni stanji.
 +
 
 +
[[File:Stanja map 4.png|700x700px]]  [[File:Puščica v desno 2.png|50x50px]] [[File:Stanja map 5.png|350x350px]]
  
−
===Urejanje pravic dostopa do mape===
 
−
[[File:Pravice_mapa.PNG |300px]]
 
−
# izberemo mapo
 
−
# kliknemo na ikono [[File:Pravice_ikona.PNG ]]
 
−
# uporabnikom lahko določimo:
 
−
#* ne vidi mape [[File:4.7.ikonaRdecKrizec.jpg]]
 
−
#* vidi mapo in dokumente v mapi [[File:10.IkonaOko.jpg]]
 
−
#* lahko vidi in ureja dokumente v mapi [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
 
−
# posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju [[File:2.2.2.ikonaLupa.jpg]]
 
−
#* če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
 
−
#* ali posamezniku določimo obseg pravice.
 
−
* '''Nova mapa''' podeduje pravice privzeto nastavitev '''nadrejene mape.'''
 
−
* vpogled [[file:10.IkonaOko.jpg]] - uporabnik lahko vidi dokument.
 
−
* urejanje [[file:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]] - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
 
−
* če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.
 
  
−
===Novo - povezava do mape===
+
Filtrirale se bodo le mape z izbranim statusom in barvo:
  
−
[[File:Povezava_mapa.png|400px]]
+
[[File:Stanja map 6.png|700x700px]]
  
−
Za vsaka mapa ima svojo povezavo. Povezavo lahko:
 
−
# '''kopirate''' (in jo prilepite v komentar) ali
 
−
# '''pošljete po e-pošti''' izbranim prejemnikom
 
  
 
=DATOTEKE=
 
=DATOTEKE=
−
=== Nalaganje novih datotek===
 
  
−
[[file:Nalaganje_dokumentov.png |400px]]
+
==Nalaganje novih datotek==
 +
V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek.
  
−
V izbrano '''mapo (krepko)''' nalagamo različne vrste datotek:
+
[[file:Nalaganje_dokumentov.png |600px]]
−
# s klikom na ikono '''naloži datoteko''' [[file:10.IkonaDodajDokument.jpg]] odpremo obrazec za izbor datoteke.
 
−
# '''hkrati lahko nalagamo več datotek''': pri izbiri uporabimo gumb '''ctrl''' ali '''shift'''.
 
−
# naložene datoteke se izpišejo v mapi.
 
  
−
[[File:Naložene_datoteke.png|400px]]
+
#s klikom na ikono '''naloži datoteko''' [[file:10.IkonaDodajDokument.jpg]] odpremo obrazec za izbor datoteke,
 +
#'''hkrati lahko nalagamo več datotek''': pri izbiri uporabimo gumb '''ctrl''' ali '''shift''',
 +
#*z dodatnim modulom za prenos mapnih struktur, lahko prenesemo celoten niz in strukturo map ter pripadajočih dokumentov,
 +
#naložene datoteke se izpišejo v mapi.
  
−
===Kako prenesem datoteko iz 4PM?===
 
−
* '''1 klik''' - izberemo datoteko
 
−
* '''dvojni klik''' - začnemo prenos datoteke
 
  
−
===Kako celotno vsebino iz zavihka dokumenti===
+
[[File:Naložene_datoteke.png|600px]]
 +
 
 +
 
 +
==Kako prenesem datoteko iz 4PM?==
 +
 
 +
*'''enojni klik''' - izberemo datoteko
 +
*'''dvojni klik''' - začnemo prenos datoteke
 +
 
 +
 
 +
===Kako prenesem celotno vsebino iz zavihka dokumenti?===
 
Če želimo prenesti celo dokumentno strukturo z mapami, podmapami in dokumenti, lahko uporabimo izvoz v ZIP datoteko.  
 
Če želimo prenesti celo dokumentno strukturo z mapami, podmapami in dokumenti, lahko uporabimo izvoz v ZIP datoteko.  
  
Line 128: Line 179:
  
 
#izberemo mapo, katere vsebine želimo prenesti
 
#izberemo mapo, katere vsebine želimo prenesti
−
# kliknemo ikono [[File:Ikona_izvozi_datoteke.JPG ]]
+
#kliknemo ikono [[File:Ikona_izvozi_datoteke.JPG ]]
−
# 4PM začne z izvozom. Lokacijo izvoza določite z nastavitvami brskalnika.
+
#4PM začne z izvozom. Lokacijo izvoza določite z nastavitvami brskalnika.
 +
 
 +
 
 +
==Samodejno verzioniranje==
  
−
===NOVO: samodejno verzioniranje===
+
[[File:Konflikt_verzija.PNG |300px]]
−
[[File:Konflikt_verzija.PNG]]
 
  
−
*Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga - novo verzijo (samodejno verzioniranje).
+
Če naložimo datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga:
−
*Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko
 
  
−
===NOVO: Razširjene funkcionalnosti===
+
*novo verzijo (samodejno verzioniranje),
 +
*če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko.
 +
 
 +
 
 +
==Napredne funkcije==
 
Naložene dokumente lahko:
 
Naložene dokumente lahko:
−
* '''kopiramo''' [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi
 
−
* '''izrežemo''' [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje)
 
−
* '''brišemo''' (delete) ali
 
−
* '''pošljemo povezavo
 
  
−
===Podrobnosti datotek - desno okno ===
+
*'''kopiramo''' [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi
−
Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona [[File:Info.gif]].  
+
*'''izrežemo''' [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje)
 +
*'''brišemo''' (delete) ali
 +
*'''pošljemo povezavo'''
 +
 
 +
 
 +
==Podrobnosti datotek - desno okno==
 +
Vsak dokument ima podrobnosti o datoteki (metapodatki), le-ti s nahajajo pod info ikono [[File:Info.gif]].  
  
 
[[File:Info_dokument.png|400px]]
 
[[File:Info_dokument.png|400px]]
  
−
* datoteko lahko preimenujete - [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
+
*datoteko lahko preimenujete - [[File:2.2.2.ikonaSvincnik.jpg]]
 
*''naložil'': uporabnik, ki je naložil
 
*''naložil'': uporabnik, ki je naložil
 
*''verzija'': številka verzije
 
*''verzija'': številka verzije
Line 160: Line 218:
 
Gumb '''ZAKLENI''' [[File:16-security-lock-open.png]]: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).
 
Gumb '''ZAKLENI''' [[File:16-security-lock-open.png]]: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).
  
−
===Komentarji datotek===
+
 
 +
==Komentarji datotek==
  
 
[[File:Komentar_dokument.png|400px]]
 
[[File:Komentar_dokument.png|400px]]
Line 166: Line 225:
 
Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.
 
Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.
  
−
===Povezava do datoteke===
+
 
 +
==Povezava do datoteke==
 
Ko izberemo datoteko (ali več datotek - ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono [[File:Email.gif]] pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.  
 
Ko izberemo datoteko (ali več datotek - ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono [[File:Email.gif]] pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.  
  
−
===Zgodovina datoteke===
 
  
−
[[File:Zgodovina_dokument.png|400px]]
+
==Zgodovina datoteke==
 +
 
 +
[[File:Zgodovina_dokument.png|600px]]
  
 
V polju '''zgodovina datoteke''' 4PM beleži:
 
V polju '''zgodovina datoteke''' 4PM beleži:
−
* zgodovino verzij
 
−
* zgodovino prenosov datoteke
 
−
* zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava)
 
−
* zgodovino preimenovanj datoteke
 
  
−
==Iskanje datotek ==
+
*zgodovino verzij,
−
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah:
+
*zgodovino prenosov datoteke,
−
* v '''iskalno polje''' [[File:View.gif]] vpišete iskalni pojem (del besedila ali naslova, ključno besedo...)
+
*zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava),
−
* kliknete '''ikono''' '''IŠČI''',
+
*zgodovino preimenovanj datoteke.
−
v seznamu se '''izpišejo dokumenti''', ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
+
 
 +
<br>
 +
==Iskanje datotek==
 +
Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V '''iskalno polje''' [[File:View.gif]] vpišete iskalni pojem (del besedila ali naslova, ključno besedo...) in kliknete ikono IŠČI [[File:View.gif]]. V seznamu se '''izpišejo dokumenti''', ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.
  
 
Iskalnik išče po:
 
Iskalnik išče po:
−
* Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
 
−
* Po nazivu dokumenta
 
−
* Po ključnih besedah
 
−
* Po datumu nalaganja
 
  
−
Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah.  
+
*vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF),
 +
*po nazivu dokumenta,
 +
*po ključnih besedah,
 +
*po datumu nalaganja.
 +
 
 
''Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.''
 
''Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.''

Latest revision as of 15:52, 9 March 2022


PROJEKTNI DOKUMENTI

4PM napredni dokumentni sistem omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in
  • nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta ali več dokumentov,
  • pošiljanje povezav do map po e-pošti
  • komentiranje dokumentov
  • premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
  • sledenje zgodovini uporabe dokumentov, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)


PROJEKTNE MAPE

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

Mapne strukture v projektu

Vsak projekt ima svojo mapo in 4 sistemske podmape:

  • Naloge – privzeto odlagališče za datoteke, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
  • Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
  • Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
  • Zadnje spremembe – zadnji dokumenti, ki so bili zadnji naloženi v mapo (prikazuje dokumente glede na uporabniške pravice)

Dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.


Dodajanje nove mape

V vsaki projektni mapi lahko poljubno dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo datoteke. Nove podmape podedujejo pravice dostopa (vpogled in urejanje) nadrejenih map. Pravice lahko prilagodimo. Novomapo dodamo:

Dodajanje mape.png

  1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
  2. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.


Informacije o mapi

Mapa info.png

S klikom na info ikono Info.gif odpremo obrazec:

  • pogledamo osnovne informacije o mapi Info ikona.PNG
  • zgodovino mape - Zgodovina ikona.PNGin
  • uredimo pravice dostopov za uporabnike Pravice ikona.PNG
  • če imamo pravici urejanja, lahko mapo tudi preimenujemo 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg

Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.


NOVO - Premikanje map

Mape lahko v dokumentnem sistemu premikate tako, da:

  1. kliknete na izbrano mapo in nato s klikom na ikono škarjic za izrez (desno zgoraj) mapo izrežete. Izberete odložišče in kliknete ikono 'prilepi' (desno zgoraj),
  2. mapo lahko izrežete tudi s kombinacijo tip 'ctl+x' in prilepite s 'ctrl+v'.

Izreži1.png

Izreži2.png

Dobro je vedeti

  • Pri kopiranju map se kopirajo tudi datoteke v njej
  • Mape ne morete premaknite same vase
  • Sistemskih map ne morete premikati
  • Projektne mape lahko premikate samo znotraj projekta
  • Ne projektne mape lahko premikate samo v druge ne projektne mape
  • Če pride do konflikta pri premikanju, nas sistem opozori, da konflikt (težavno datoteko/mapo) preskočimo ali prekinemo proces v celoti

Spreminjanje pravic pri kopiranju map

  • Kopirana mapa prevzame pravice nad mape, v primeru ko ima nad mapa nižjo pravico od kopirane mape
  • V primeru, ko ima nad mapa višje pravice, pa se pravice kopirane mape ne spremenijo
  • Če kopiramo mapo v skupni rabi ostane ta v skupni rabi – spremenijo se ji lahko le pravice glede na zgoraj opisano


Način prikaza vsebine mape

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo Application view list.png:

  1. izberemo mapo
  2. kliknemo gumb spremeni prikaz: Application view list.png
  • seznam
  • mreža

Mreža2.png

Seznam.png


Urejanje pravic dostopa do mape

Kliknemo na ikono Pravice ikona.PNG

Pravice mapa.PNG

  • uporabnikom lahko določimo:
    • ne vidi mape 4.7.ikonaRdecKrizec.jpg,
    • vidi mapo in dokumente v mapi 10.IkonaOko.jpg,
    • lahko vidi in ureja dokumente v mapi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov, itd.),
    • vrni na privzete nastavitve Ikona privzete nastavitve.png,
      • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje,
      • ali posamezniku določimo obseg pravice,
  • posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju 2.2.2.ikonaLupa.jpg.


Opomba: Nova podmapa podeduje pravice nadrejene mape. Če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.

Opomba 2: Pravic na sistemskih mapah (naloge, finance) ne moramo določati. Gost dostop teh map ne vidi, navadni uporabniki pa ja.

Povezava do mape

Vsaka mapa in dokument ima svojo povezavo (URL). Povezava se nahaja se v desnem okvirju, s klikom na "kopiraj" se vam "pot" do mape ali dokumenta kopira v odložišče.

Povezava mapa.png

S povezavo, ki jo posredujete osebam v komentarju ali e-pošti, omogočite direkten dostop do dokumenta oz. mape.

  1. povezavo kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
  2. pošljete po e-pošti prejemnikom.

Stanja map

Mapam lahko dodelimo različne barvne statuse. Statuse in barve uporabljamo za ločevanje map po pomembnosti in nujnosti oziroma glede na lastne preference pregleda ali grupiranja. Mape z določenimi statusi lahko tudi iščemo oz. filtriramo ločeno od ostalih.

Stanja map 0.png


Statuse in barve urejamo tako, da v dokumentnem sistemu z enojnim klikom označimo katerokoli mapo ter izberemo ikono za info Info ikona.PNG , nato kliknemo na ikono za urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg ob "STANJE". Stanja lahko dodajamo ali urejamo poljubno.

Stanja map 1.png Puščica v desno 2.png Stanja map 2.png


Ko uredimo barve in poimenovanja stanj po svojih željah, lahko mapam dodelimo statuse tako, da z enojnim klikom označimo mapo in izberemo STANJE iz spustnega seznama:

Stanja map 3.png


Mapa se bo obarvala z izbrano barvo in zaradi tega izstopala. Mape z določenimi statusi lahko tudi filtriramo med seboj. Lahko poiščemo skupino map s statusom npr. "Nujno". Mape po statusih iščemo z ikono Ikona za iskanje stanja map.png in izbiramo med različni stanji.

Stanja map 4.png Puščica v desno 2.png Stanja map 5.png


Filtrirale se bodo le mape z izbranim statusom in barvo:

Stanja map 6.png


DATOTEKE

Nalaganje novih datotek

V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek.

Nalaganje dokumentov.png

  1. s klikom na ikono naloži datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke,
  2. hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
    • z dodatnim modulom za prenos mapnih struktur, lahko prenesemo celoten niz in strukturo map ter pripadajočih dokumentov,
  3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.


Naložene datoteke.png


Kako prenesem datoteko iz 4PM?

  • enojni klik - izberemo datoteko
  • dvojni klik - začnemo prenos datoteke


Kako prenesem celotno vsebino iz zavihka dokumenti?

Če želimo prenesti celo dokumentno strukturo z mapami, podmapami in dokumenti, lahko uporabimo izvoz v ZIP datoteko.

Izvoz vseh datotek.png

  1. izberemo mapo, katere vsebine želimo prenesti
  2. kliknemo ikono Ikona izvozi datoteke.JPG
  3. 4PM začne z izvozom. Lokacijo izvoza določite z nastavitvami brskalnika.


Samodejno verzioniranje

Konflikt verzija.PNG

Če naložimo datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga:

  • novo verzijo (samodejno verzioniranje),
  • če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko.


Napredne funkcije

Naložene dokumente lahko:

  • kopiramo File copy.png (ctrl+c) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi
  • izrežemo File cut.png (ctrl+x) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje)
  • brišemo (delete) ali
  • pošljemo povezavo


Podrobnosti datotek - desno okno

Vsak dokument ima podrobnosti o datoteki (metapodatki), le-ti s nahajajo pod info ikono Info.gif.

Info dokument.png

  • datoteko lahko preimenujete - 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  • naložil: uporabnik, ki je naložil
  • verzija: številka verzije
  • naloženo: datum in ura nalaganja
  • velikost: velikost datoteke
  • prenosi: število prenosov
  • povezava: kopiranje povezave do datoteke
  • ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje

Gumb ZAKLENI 16-security-lock-open.png: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).


Komentarji datotek

Komentar dokument.png

Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.


Povezava do datoteke

Ko izberemo datoteko (ali več datotek - ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono Email.gif pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.


Zgodovina datoteke

Zgodovina dokument.png

V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:

  • zgodovino verzij,
  • zgodovino prenosov datoteke,
  • zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava),
  • zgodovino preimenovanj datoteke.


Iskanje datotek

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje View.gif vpišete iskalni pojem (del besedila ali naslova, ključno besedo...) in kliknete ikono IŠČI View.gif. V seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF),
  • po nazivu dokumenta,
  • po ključnih besedah,
  • po datumu nalaganja.

Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Retrieved from "https://help.4pm.si/index.php?title=Project_files/sl/&oldid=14852"