|
|
| Line 1: |
Line 1: |
| − | =Potni nalogi=
| |
| | | | |
| − | 4PM ima modul za pripravo '''zahtevkov za potne naloge''' (PN) in evidentiranje nastalih potnih stroškov, pripravljenih za obračun v ERP sistemu.
| |
| − | <br>Vsi potni nalogi so zbrani v Mojem 4PM, glede na različne pravice so razvrščeni v 4 sezname:
| |
| − | *'''Moji PN''' – vsi potni nalogi, ki se nanašajo na uporabnika,
| |
| − | *'''Potrdi''' – seznam za potrjevalce (izpišejo se PN, v stanju za potrditev, odobritev),
| |
| − | *'''Likvidiraj''' – seznam za likvidatorje (izpišejo se PN, v stanju za likvidacijo),
| |
| − | *'''Vsi''' – seznam vseh PN: oseba si sama izbere v katerem stanju želi pregledovati PN, poljubno lahko določite obdobje, preverite stroške …
| |
| − |
| |
| − | ==Urejanje šifrantov in nastavitev==
| |
| − | '''SPLOŠNO / splošno'''
| |
| − | *''[[Vehicles/sl/#Vozila_in_vrste_vozil |vrste vozil]]'' (osebni avto, službeni avto, javna prevozna sredstva),
| |
| − | *''[[Vehicles/sl/#Vozila_in_vrste_vozil | vozila]]'' (osebna vozila, ki jih poveže z lastnikom).
| |
| − | *''[[Travel_cost_types/sl/| vrste potnih stroškov]]'' (kilometrina, cestnina, parkirnina, dnevnice … )
| |
| − |
| |
| − | '''[[Person_settings/sl/#Potni_nalogi | UDELEŽENCI /osebe (posameznik)]]'''
| |
| − | * kontaktni podatki: ''naslov, delovno mesto''
| |
| − | * delovno mesto in ID zaposlenega, saj se bodo samodejno vpisale na PN
| |
| − | ** ''privzeti potrjevalec'' potnega naloga (izberete iz seznama),
| |
| − | ** ''privzeti likvidator'' potnega naloga (izberete iz seznama).
| |
| − | ** ali oseba ''lahko potrjuje'' PN,
| |
| − | ** ali oseba ''lahko likvidira'' PN,
| |
| − |
| |
| − | '''SPLOŠNE NASTAVITVE APLIKACIJE'''
| |
| − | * ''omejitev vpisa novega'' predloga za PN (za koliko dni po opravljeni poti lahko oseba vpiše predlog za PN. Zakonsko določeno: "Pisni nalog se izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.")
| |
| − | * ''način številčenja PN'': po delavcu ali globalno (nastavi Arctur)
| |
| − |
| |
| − | Zavihek ''komentarji'' je namenjen beleženju posameznih sprememb oz. opomb, izmenjavi informacij, ki so se zgodile v času priprave oz. obdelave posameznega PN. Komentar se pošlje tudi preko e-obvestila udeležencem (predlagatelju, odredbodajalcu, likvidatorju), ni pa zabeležen na PN.
| |
| − |
| |
| − | == Stanja potnih nalogov==
| |
| − | *'''Predlog''': predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
| |
| − | *'''Predlog v pripravi''': predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
| |
| − | *'''Zavrnjen predlog''': odredbodajalec je zavrnil PN,
| |
| − | *'''Potrjen predlog''': odredbodajalec je potrdil PN,
| |
| − | *'''Obračun v pripravi''': predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
| |
| − | *'''Izpolnjen obračun''': PN čaka na likvidacijo,
| |
| − | *'''Zavrnjen obračun''': likvidator zavrne PN,
| |
| − | *'''Likvidiran''': likvidiran PN,
| |
| − | *'''Razveljavljen''': PN je razveljavljen,
| |
| − | *'''Nezaključen''': PN je nezaključen,
| |
| − |
| |
| − | ===Pregled potnih nalogov (Moj 4PM / PN / pregled PN in Pregledi / stroški / PN)===
| |
| − | V pregledu PN lahko pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN … Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo.
| |
| − | '''''Namig:''''' Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".
| |
| − |
| |
| − | ===Diagram poteka za poslovni proces dela s potnimi nalogi===
| |
| − |
| |
| − | [[Image:8.0.5 PotniNalogi.jpg|900px|8.0.5 PotniNalogi.jpg]]<br>
| |
| − |
| |
| − | = Izdelava potnega naloga =
| |
| − |
| |
| − | Zahtevek za potni nalog uporabnik ustvari v '''MOJ4PM / POTNI NALOGI'''. 4PM loči 3 nivoje uporabnikov:
| |
| − |
| |
| − | *'''Predlagatelj''', ki ustvari zahtevek, predlog za potni nalog,
| |
| − | *'''Potrjevalec''', odredbodajalec, oseba, ki potrdi, da gre lahko predlagatelj na službeno pot,
| |
| − | *'''Likvidator''', oseba, ki (pripravi in) potrdi opravljen obračun PN.<br>
| |
| − |
| |
| − | ==Nov potni nalog ==
| |
| − | '''Predlagatelj izdela nov zahtevek''' za potni nalog z gumbom »Nov potni nalog« - odpre vnosno okno in izpolni polja:<br>
| |
| − |
| |
| − | [[file:3.NovPotniNalog.jpg|250px]]
| |
| − |
| |
| − | *Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
| |
| − | *Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
| |
| − | *Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
| |
| − | *Datum, ko je bil PN ustvarjen
| |
| − | *Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
| |
| − | *Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
| |
| − | *Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
| |
| − | *Dodaten opis, je neobvezen podatek
| |
| − | *Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
| |
| − | *Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
| |
| − | *Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
| |
| − | *Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.
| |
| − |
| |
| − | *'''Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).'''
| |
| − |
| |
| − | [[Image:8.0.1 PotniNalogi.jpg|400px|8.0.1 PotniNalogi.jpg]]
| |
| − |
| |
| − | == Trajni potni nalogi ==
| |
| − |
| |
| − | Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. '''Veljajo poljubno obdobje''', na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju.
| |
| − | Predlagatelj ustvarinov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.
| |
| − | * Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN
| |
| − |
| |
| − | Na potrjen '''trajni potni nalog''' predlagatelj '''dodaja obračune''' za poti, ki jih je opravil v obdobju.
| |
| − | * z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
| |
| − | * pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
| |
| − | **izbere likvidatorja PN ter
| |
| − | **vpiše kraj in datum zaključka.
| |
| − |
| |
| − | ===Dobro je vedeti===
| |
| − | * Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.''
| |
| − | * Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.
| |
| − |
| |
| − | == Potrjevanje potnega naloga==
| |
| − | * '''Potrjevalec (odredbodajalec) '''dobi o novem potnem nalogu obvestilo po e-pošti.
| |
| − | * Nepotrjeni potni nalogi so v seznamu '''MOJ4PM / POTNI NALOGI / POTRDI'''.
| |
| − | **Potrjevalec lahko PN potrdi/zavrne/razveljavi (v primeru zavrnitve, razveljavitve je obvezen vnos komentarja).
| |
| − |
| |
| − | Po potrditvi PN lahko predlagatelj PN natisne.
| |
| − | Na potrjen PN lahko predlagatelj, po vrnitvi s službene poti, vpiše nastale potne stroške in pripravi obračun oz. likvidacijo.
| |
| − |
| |
| − | [[Image:8.0.2 PotniNalogi.jpg|400px|8.0.2 PotniNalogi.jpg]]
| |
| − |
| |
| − | = Obračun potnih nalogov<br> =
| |
| − |
| |
| − | V seznamu '''moji potni nalogi''' so potni nalogi, izberemo stanje »potrjen predlog«. Klik na »'''št. PN'''« odpre potni nalog v zavihku obračun, izberemo »'''izpolni obračun'''« in vpišemo podatke: <br>
| |
| − |
| |
| − | *Dejanski datum in ura odhoda oz. prihoda (če se podatki ujemajo z načrtovanimi iz PN, jih samo osvežimo s klikom na zeleno puščico – 4PM pa nam izračuna trajanje poti)
| |
| − | *Dejanska relacija: iz PN se v obračun prepiše predvidena relacije, če je prišlo do spremembe, ustrezno popravite
| |
| − | *če smo bili na poti s '''službenim avtomobilom''', vpišemo začetno in končno stanje števca kilometrov.
| |
| − | *Porazdelitev stroškov: v primeru, da smo pri »namenu« PN izbrali več nalog, sestankov … poljubno na naloge porazdelimo tudi stroške PN (v %). Predpogoj za takšno porazdelitev stroškov je predhodni vpis opravljenega dela na izbrano nalogo ali sestanek.
| |
| − | *Potne stroške vpisujemo v seznamu '''potni stroški''' s klikom na gum dodaj:
| |
| − | **Izberemo strošek (vrste potnih stroškov ureja administrator v zavihku splošno > finance > potni stroški). Če ima potni strošek že določeno ceno osnovne enote, vpišemo samo ustrezno količino in aplikacija samodejno preračuna stroške. <br>''Npr. če imamo pri kilometrini vpisano vrednost, da je stroške kilometra 0,37 EUR, potem bo samodejno izračunana vrednost za 100 km.''<br>
| |
| − | *Dodamo lahko poljubno število različnih potnih stroškov.
| |
| − | *Ko zaključimo z dodajanjem stroškov, vpišemo še seznam morebitnih prilog in poročilo o poti.
| |
| − | *Vpišemo še podatek o kraju, datum izdelave obračuna
| |
| − | *Preverimo privzetega likvidatorja (ali po potrebi izberemo drugega) in shranimo. <br><br>
| |
| − |
| |
| − | [[Image:8.0.3 PotniNalogi.jpg|400px|8.0.3 PotniNalogi.jpg]]<br>
| |
| − |
| |
| − | <br>
| |
| − |
| |
| − | Tako pripravljen obračun potnega naloga je pripravljen za nadaljnjo obdelavo pri likvidatorju potnih nalogov -> »pošlji v likvidacijo«. Lahko pa ga tudi razveljavimo (pri čemer je obvezen komentar). <br>
| |
| − |
| |
| − | ==Likvidiranje potnih nalogov==
| |
| − |
| |
| − | *Likvidator potnih nalogov (moj 4PM/likvidiraj) lahko PN dodatno uredi (po tem ko ga zavrne), zavrne, razveljavi. PN likvidira in s tem potrdi opravljen PN z obračunom.
| |
| − | Obvezen vnos '''komentarja''' je ob akciji zavrnitve in razveljavitve naloga.
| |
| − |
| |
| − | '''''Pomembno!''''' Likvidiran PN lahko »delikvidiramo« in ga ponovno popravimo.
| |
| − |
| |
| − | [[File:8.0.4_PotniNalogi.jpg|500px|]]
| |
| − |
| |
| − | =Vsi potni nalogi=
| |
| − |
| |
| − | V PREGLEDI / POTNI NALOGI lahko uporabnik poljubno sortira in pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN …
| |
| − |
| |
| − | Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo.
| |
| − |
| |
| − | '''Namig:''' ''Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".''
| |
| − |
| |
| − | [[File:3.6.vsi2.png|700px|]]
| |
