Project assignments/sl/

Pregled zadolžitev

Zavihek ZADOLŽITVE vsebuje seznam vseh zadolžitev na projektu, glede na osebo in stanje (odprta, v čakanju, zaključena...). Tu lahko odgovorna oseba spreminja stanja nalog, tako da potrjuje/zavrača zaključke nalog, ocenjuje izvedbo posameznih zadolžitev in udeležence.

Pregled lahko sortiramo po različnih parametrih. Klik na >> odpre cel pregled podatkov.

Naloga je osnovna enota na projektu, ki ima dodeljene vire (zadolžitve). Predstavlja aktivnost, ki je potrebna za dosego projektnega cilja.

Zadolžitve uporabljamo za:

1. terminsko načrtovanje aktivnosti: ima določen začetek in konec ter vsebino. Ima tudi enega ali več zadolženih. Na nivoju zadolžitev spremljamo napredek posamezne zadolžitve in njihov status.
2. komuniciranje in skupinsko delo z izmenjavo komentarjev in dokumentov, ki so povezani z določeno zadolžitvijo. Integriran e-poštni sistem poskrbi, da so udeleženci obveščeni tudi po e-pošti.
3. dnevno poročanje o opravljenem delu: zadolženi imajo vedno pri roki podatke o vsebini zadolžitev, roku, do kdaj mora biti zadolžitev opravljena, porabljenem času, kako napreduje delo sodelavcev na nalogi. Enostavni vnosni obrazci olajšajo poročanje. Ko poroča o porabljenem času tudi poroča o svojih stroških dela. Ko svojo zadolžitev konča, ji spremeni status in obvesti vodjo.

Statusi zadolžitev

• dodeljena - nova zadolžitev, ki jo mora uporabnik sprejeti, šele potem lahko poroča o porabljenem času.
• sprejeta - zadolžitev, ki jo je uporabnik sprejel, nanjo lahko vpisuje delo, komentarje
• zavrnjena - zadolžitev, ki jo je uporabnik zavrnil. Ne more vpisovati ur. Odgovorna oseba mora tudi zavrnjeno zadolžitev zaključiti.
• opravljena - uporabnik je zaključil svojo zadolžitev. S tem jo posreduje odgovorni osebi, da jo zaključi ali zavrne. Uporabnik lahko sam prekliče status opravljena in zadolžitvi spremeni status v dodeljena.
• zaključena - odgovorna oseba je zadolžitev pregledala in jo lahko zaključi (zapre za vpisovanje ur) in oceni, uredi upravičene in neupravičene ure.
  • zelena kljukica označuje, da je bila zadolžitev zaključena in opravljena v roku,
  • rdeča kljukica - zaključena zadolžitev je zamujala

Zaključevanje in ocenjevanje zadolžitev

Ko je zadolžitev na nalogi končana, jo odgovorna oseba:

• zaključi s klikom na ikono kljukice na koncu tabele,
• uredi upravičene in neupravičene ure ter
• oceni številčno in opisno.
• oceno lahko vodja kadarkoli med projektom še spremeni in popravi s klikom na ikono v seznamu zadolžitev na projektu.

Pomembno

• Odgovorna oseba lahko kadarkoli zaključi zadolžitev, ne glede na stanje zadolžitve. S tem prepreči, da bi osebe poročale o porabljenem času.
• Spremembe vseh statusov 4PM samodejno beleži med komentarji na zadolžitvi Prikaži spremembe stanj.
• Zadolženi imajo za opravljanje določene zadolžitve dodeljene ure. Vse opravljene ure se samodejno upoštevajo kot upravičene ure. Če projektni vodja meni, da je zadolženi porabil preveč ur za določeno zadolžitev, mu lahko upravičene ure poljubno zmanjša do vrednosti dodeljenih ur.
• vedno lahko zadolžitev po zaključku ponovno odpremo - zadolžitev poiščemo med stanjem zaključeno in jo s klikom na ikono ponovno odpremo.