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Come pianifichiamo il corso del progetto

Interpretazione dei concetti
fase / sottofase	gruppo di attività simili (set lavorativo, pacchetto di lavoro) gruppo di attività limitato tempisticamente, sottoprogetto / set lavorativo.
Incarichi	Un incarico progettuale con cui intendiamo lavorare. Determiniamo la durata e i responsabili (colleghi, estranei). I membri del team usano l’incarico per pianificare e riferire sul lavoro svolto, sul lavoro di squadra.
tappa	Un punto sullo stato di avanzamento del progetto. Ha una scadenza e un responsabile.
riunione	l'attività con la quale programmiamo il lavoro, determiniamo il tempo (quando, durata) e il responsabile. I membri del team usano il compito per pianificare e riferire sul lavoro svolto, lavoro di squadra. L’invito a una riunione viene visualizzato nel calendario.

• Al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto, i membri del team di progetto devono completare le attività: fasi, sottofasi, incarichi, tappe , riunioni.
• La pianificazione delle attività del progetto avviene contemporaneamente alla delega delle attività ai membri del team.
• I membri del team usano anche le attività per la comunicazione quotidiana (insrimento di commenti, allegazione di documenti) e per I rapporti (inserimento dei lavori).
• 4PM si assicura che tutte le informazioni siano correttamente ordinate all'interno dell'applicazione, informando allo stesso tempo gli utenti via e-mail.

Pianifichiamo il progetto assegnando compiti e incarichi nel progetto.

Come faccio a creare un piano di termine del progetto - diagramma di Gantt?

Il piano del progetto è creato dalla disposizione di fasi, compiti e tappe.

• Per creare una fase del progetto, fare clic sull'icona della scatola,
• facendo clic su un foglio di lavoro;
  • all'attività assegnare una o più persone responsabili della sua esecuzione – preparariamo un’assegnazione,
• tappe facendo clic sulla bandiera,
• Per convocare una riunione, fare clic sull'icona delle persone
• Esporta, importa struttura del progetto facendo clic su
• Facendo clic sull'icona aggiungiamo un nuovo incarico, tappa o convociamo una riunione all'interno della fase.

Come aggiungo una nuova fase

1. facciamo clic sull'icona di fase ,
2. inserisci il nome della fase e l'abbreviazione nel campo,
3. le date di inizio e fine previste per la fase
4. inserire il numero pianificato di ore per fase e il valore della fase,
5. identificare la persona che guida la fase,

e una breve descrizione della fase.

• Alleghiamo anche un numero qualsiasi di sottofasi alle fasi
• Il responsabile della fase ottiene una tappa automatica alla data di completamento della fase

Pianificare le ore in fasi o. set lavorativi

I dipendenti possono programmare le ore che possono trascorrere nelle attività in ogni fase. L'utente ha una visione del piano di ore della fase e insieme su tutti i compiti all'interno della fase (piano congiunto e realizzazione). Le ore allocate per fase limitano la spesa per le attività.

1. Aggiungi una nuova fase o apri una fase esistente
2. inserisci il piano nei campi vuoti
3. chiudi il modulo

Gestione delle fasi (set lavorativo, pacchetto di lavoro)

La fase può essere:

• gruppo di attività simili (set lavorativo, WP).
• un gruppo di attività limitate tempisticamente,
• sottoprogetto.

Buono a sapersi: fasi e piano finanziario, realizzazione

1. Il piano finanziario e la realizzazione possono essere modificati a livello di singola fase. Se prima pianifichi un piano finanziario a livello di progetto, le fasi aggiunte successivamente ereditano i costi pianificati del valore di 0. In questo caso, sarai in grado di monitorare la realizzazione a livello di singola fase e il confronto tra il piano e la realizzazione sarà a livello progettuale.
2. Se vogliamo pianificare il piano a livello di singole fasi (pacchetti lavorativi, WP), dobbiamo prima pianificare le fasi e le attività, che nella fase successiva sono collegate al piano finanziario. Ciò è particolarmente importante per i progetti cofinanziati.
3. Il piano del progetto può essere modificato spostando gli incarichi, le tappe, le riunioni tra fasi e sottofasi.

Gestione attività

Utilizziamo gli incarichi per:
pianificazione terminale delle attività progettuali: * inizio e fine specificati; contenuti. * L'incarico ha uno o più incaricati. * A livello di attività, monitoriamo lo stato di avanzamento delle singole attività e degli stati.	comunicazione e lavoro di squadra * condividendo commenti e documenti relativi al compito. * Il sistema di posta elettronica integrato fornisce le notifiche.	Resoconto giornaliero del lavoro svolto: * Il responsabile ha sempre informazioni su contenuto, scadenza, tempo assegnato e tempo impiegato, realizzazione dei dipendenti. * Quando riporta il tempo trascorso, segnala anche i suoi costi di lavoro. * Quando l'attività è completata, cambia il suo stato e avvisa il gestore.

Come faccio ad aggiungere un nuovo incarico a un progetto?

Facendo clic sull'icona degli incarichi si apre un modulo per l'inserimento di una nuova attività. Possiamo anche aggiungere attività in Mio 4PM / inserimento / aggiungi incarico.

1. Scegliamo il tipo di lavoro. Il tipo di lavoro viene selezionato dall'elenco dei codici, che si applica al tipo di progetto.
2. Rinominiamo il compito - il nome del compito, un campo opzionale.
3. Determiniamo la durata dell’incarico. La data di completamento dell’incarico non è un campo obbligatorio.
   • Se l'incarico non ha una data di completamento, non possiamo programmare l'occupazione
   • Se l'attività ha una durata definita (GENERALE / SISTEMAZIONE / LISTA DELLE ATTIVITA’), la stessa 4PM proponer la data di completamento dell'attività.
   • Se il controllo della data è attivo, le date devono rientrare nei tempi specificati nelle fasi principali oppure nel progetto.
4. Inserisci una descrizione dell’incarico - testo,
   • alleghiamo i collegamenti ai documenti.
5. Aggiungiamo gli incarichi

1. • Scegliamo l'organizzazione, prevalentemente è l'organizzazione principale.
   • Selezioniamo le persone (o più persone).
   • partecipanti - sono membri del team del progetto
   • gruppi lavorativi - selezione simultanea di diverse persone nel gruppo,
   • se la persona non è ancora un membro del team del progetto, aggiungila facendo clic su +
   • allocazione delle ore (uguale numero di ore: a tutti, solo i nuovi incarichi, gli incarichi di 0 ore) - Le ore assegnate vengono visualizzate durante la pianificazione dell'occupazione.
   • e confermiamo
   • descriviamo gli incarichi e organizziamo gli orari assegnati secondo necessità.
2. salviamo.

• il sistema invia una nuova notifica di attività a tutti i partecipanti (a seconda delle impostazioni).

Come modifico o correggo un'attività?

Se si desidera modificare un'attività esistente (correggere la scadenza, aggiungere assegnatori, modificare la descrizione ...), fare clic sul nome dell'attività nel PROCEDIMENTO DEL PROGETTO, GANTOGRAM o nell'ELENCO DEI COMPITI. L'attività si apre nella finestra, fare clic sul pulsante modifica.

NUOVO

Per una comunicazione di gruppo più semplice e migliore, è possibile copiare il collegamento all'attività e inviarlo ad altri utenti. Vai all'attività desiderata e fai clic sul pulsante Copia (vedi foto). Quindi copia il link negli appunti.

Incarichi e documenti

I collegamenti ai documenti possono essere allegati agli incarichi:

• già caricati nel portale del progetto o nel sistema dei documenti
• direttamente all'assegnazione, al campo della descrizione o ai commenti.

Compiti e commenti - Lavoro di squadra

I membri di un incarico progettuale comunicano con i commenti sugli incarichi:

• commenti che i partecipanti inseriscono direttamente nell'incarico,
• commenti che gli utenti contrassegnano come commenti su un incarico durante l’inserimento lavorativo
• commenti nel messaggio sulle azioni degli incarichi (accetta, rifiuta, completato, finito, annulla),
• commenti automatici su azioni e cambiamenti dello stato degli incarichi (assegnati, accettati, rifiutati, ecc.),

Ai commenti possiamo aggiungere dei documenti. Quando scriviamo e salviamo un commento, avvisiamo via e-mail :

• la squadra sull'incarico (tutti coloro che svolgono l'incarico),
• tutto ciò che riguarda il progetto (compresi cliente, subappaltatori, partner ...),
• il project manager.

Incarichi e progetti dell'UE

Quando si assegnano gli incarihi per i progetti dell’UE, il partecipante deve anche identificare l'area di costo a cui l'attività si riferisce. Facendo doppio clic su una casella vuota nella colonna dell'area di costo si apre l'elenco a discesa delle aree dei costi, definite nel piano del costo del dipendente, selezionandolo e confermandolo facendo clic sul segno di spunta verde. Fare doppio clic sulla casella di descrizione dell'addebito, descrivere l'addebito e confermare.

Buono a sapersi: dobbiamo pianificare in anticipo le aree di costo del progetto europeo.