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DOCUMENTI

L’avanzato sistema dei documenti di 4PM consente:

• ordinare gli archivi in cartelle e sottocartelle progettuali,
• opzioni di ricerca avanzata dei file (contenuto, titolo, data di pubblicazione, parole chiave),
• controllo delle versioni,
• controllare l'accesso ai file e alle cartelle (caricare, scaricare, vedere, modificare, bloccare),
• comoda disposizione dei diritti di accesso alle cartelle,
• caricare più file contemporaneamente
• notifica e-mail riguardanti la pubblicazione di file,
• invio tramite e-mail di collegamenti a cartelle,
• commentare i file,
• spostare i file tra le cartelle (copia, taglia, incolla),
• monitoraggio della cronologia dell’utilizzo cartelle (download, collegamenti e-mail, versioni).

Mappe – struttura

4PM ha diverse opzioni di caricamento dei file. 4PM Documenti include 4 cartelle di sistema:

• DOCUMENTI - cartelle autonome indipendenti dal progetto. Personalizzazione dei diritti di accesso dell'utente (vedi, modifica) e modifica della struttura
• PROGETTI - cartella di sistema contenente sottocartelle in base alla struttura GRUPPO PROGETTUALE / PROGETTO. Ogni gruppo progettuale e ogni progetto ha la propria cartella.
• ARCHIVIO DEI PROGETTI - cartella dei progetti del sistema, che contiene tutti i progetti chiusi, in base alla struttura specifica GRUPPO PROGETTUALE / PROGETTO
• ULTIME MODIFICHE -cartella del progetto del sistema, che contiene gli ultimi file (modificati). La visualizzazione dei file dipende dai diritti dell'utente.

L’aggiunta di una nuova cartella

1. seleziona la cartella in cui desideri aggiungere la sottocartella: viene visualizzata in grassetto
2. fare clic sull'icona aggiungere una cartella.
3. Immettere il nome della nuova cartella e confermare l'inserimento

Informazioni sulla mappa

Cliccando sull'icona info si apre il modulo:

• informazioni di base sulla cartella
• Cronologia della cartella -
• modificare i diritti di accesso per gli utenti

Le nuove sottocartelle ereditano i diritti della cartella principale. I diritti possono essere adattati. Per ogni cartella possiamo impostare i diritti predefiniti (vedi, modifica) anche per i nuovi membri dei team.

Personalizzazione della visualizzazione del contenuto di una cartella

I documenti nella cartella (il nome della cartella è evidenziato) vengono visualizzati nell'elenco dei file. Siamo in grado di personalizzare il contenuto della cartella :

1. seleziona la cartella
2. clicchiamo sul pulsante cambia visuale
   • lista
   • rete

Modifica i diritti di accesso alle cartelle

1. facciamo clic sull'icona
2. agli utenti possiamo impostare:
   • non vede la cartella
   • vede la cartella e i documenti nella cartella
   • può visualizzare e modificare I documenti nella cartella
3. puo cercare un singolo utente nella casella di ricerca
   • Se si modificano i diritti di utenti diversi, è possibile utilizzare il pulsante di ripristino per ripristinare le impostazioni.
   • o determinare l'estensione del diritto dell'individuo.

• La nuova cartella eredita i diritti predefiniti della cartella principale.
• visualizzazione - l'utente può vedere il documento.
• modificare - : l'utente modifica il documento (sostituisce versione, accesso a versioni precedenti, metadati ...).
• se la casella è grigia, non è possibile modificarla.

NUOVO – collegamento alla mappa

Ogni mappa ha il proprio collegamento (url):

1. copiate (e incollatela nel commento)

oppure

1. la mandate per e-mail al destinatario.

Le datoteche in DOCUMENTI

Inserimento delle datoteche

Carichiamo diversi tipi di file nella cartella selezionata (grassetto):

1. facendo clic sull'icona di caricamento del file aprirete il modulo per la scelta del file
2. È possibile caricare più file contemporaneamente : utilizzando il tasto ctrl o maiusc per selezionare.
3. i file caricati vengono visualizzati in una cartella.

Come trasferisco la datoteca da 4PM?

• 1 clic - scegliamo la datoteca
• doppio clic - comiciamo il trasferimento della datoteca

NUOVO – controllo delle versioni in automatico

Se inserisco una datoteca con lo stesso nome della datoteca nella mappa, 4PM la riconosce e la consiglia

• nuova versione (controllo delle versioni in automatico)
• se la datoteca ha un nome differente, viene inserita come una nuova datoteca