Travel order multilevel/sl/

Modul potni nalogi - dvostopenjsko potrjevanje

Dvostopenjsko potrjevanje zahtevkov za potne naloge:

• prvi potrjevalec je oseba, ki je odgovorna za projekt (vodja projekta), v okviru katerega se pot načrtuje
• drugi potrjevalec je odgovorna oseba, ki je nastavljena v globalnih nastavitvah.

Ob vnosu zahtevka za potni nalog, sistem o zahtevku obvesti prvega potrjevalca preko e-pošte. Drugi potrjevalec je obveščen o novem zahtevku po potrditvi na prvi stopnji. Potni nalog je odobren (zaposleni gre lahko na pot), ko ga potrdi drugi potrjevalec.

Zahtevek za potni nalog

Številka potnega naloga se izpolni samodejno ob začetku izpolnjevanja.
Zaposleni oddaja zahtevek za potni nalog le zase (razen če nima drugačnih osebnih nastavitev).
Obvezna polja so označena z *.
Potnemu nalogu lahko pripenjamo dokumente (priponke, ki vsebujejo npr. vabilo na konferenco, povabilo na sestanek...).
Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

Namig: Če potrjevalec ne vidi potnega naloga, najprej preveri status manjkajočega potnega naloga. Če ima status v pripravi, ga mora uporabnik poslati v odobritev

Potrjevanje potnega naloga - 1. stopnja (vodja projekta)

Vodja projekta (ali več, če je PN povezan z več projekti) lahko potni nalog

1. potrdi (pošlje v potrjevanje na 2. stopnjo) ali
2. zavrne (vrne v prvi korak)

Gumb razveljavi nalog povsem razveljavi PN, ni ga več možno aktivirati.

Potrjevanje potnega naloga - 2. stopnja (vodstvo)

Vodja projekta (ali več, če je PN povezan z več projekti) lahko potni nalog

1. potrdi (uporabnik lahko gre na pot in naredi obračun) ali
2. zavrne (vrne v prvi korak)

Gumb razveljavi nalog povsem razveljavi PN, ni ga več možno aktivirati.

Potni nalog je potrjen (uporabnik gre lahko na pot), ko je potrjen na obeh stopnjah. Oba potrjevalca sta zelene barve.

Poročilo o poti

Zaposleni, ki se je vrnil s službene poti, izpolni poročilo o poti:

1. Dejanski čas odhoda in prihoda (privzeta nastavitev je kopirana iz naloga).
2. Dejanska relacija (opisno polje, kjer zaposleni navede natančen opis poti)
3. Namen oz. porazdelitev stroškov, kjer zaposleni razporedi čas glede na projektne aktivnosti. Pozor: uporabnik mora najprej vpisati delo.
4. Poročilo o opravljenem delu (tekstovno polje). Obvezno polje, ki ga mora predlagatelj obračuna izpolniti v vsakem primeru.
5. Možnost pripenjanja poljubnega števila priponk (DOC, PDF, JPG), ki predstavljajo najrazličnejša potrdila (o opravljeni poti, o stroških itd .).
6. Kraj in datum izpolnjevanja se nastavi samodejno: kraj je vpisan pri glavni organizaciji, datum je datum izpolnjevanja obrazca.

Zaposleni izpolnjen obrazec posreduje s klikom na gumb zaključi poročilo v obračun, kjer ga prevzame predstavnik računovodstva. Zaposlenim ni treba skrbeti za pravilen obračun in vnos stroškov potovanja.

Obračun potnega naloga

Računovodstvo (oseba, ki ima označeno osebno nastavitev računovodstvo (izpolnjevanje obračunov)) izpolnjuje obrazec za obračun potnega naloga in vnese dodatne podatke:

1. Preveri priložena potrdila
2. Vnese upravičene stroške v obrazec.
3. Na podlagi opisa potovanja izpolni količine dnevnic.

Zaposleni ne more vnašati stroškov, lahko pa jih vidi, ko jih računovodja vnese. Računovodstvo poskrbi za pravilno izpolnjevanje obrazca. To pomeni, da lahko ureja (spreminjanja) polja, ki jih je izpolnil že zaposleni.

K je obračun zaključen, ga posreduje prvemu potrjevalcu, ki je pot odobril. Če prvi potrjevalec obračun odobri, sistem o tem obvesti predlagatelja obračuna in odgovorno osebo o novi vlogi za likvidacijo. Predlog obračun je odobren, ko ga likvidira odgovorna oseba. Če kateri potrjevalec obračun zavrne, mora podati obrazložitev (komentar). Zavrnjeni obračun se vrne nazaj v računovodstvo.

Izjeme

Če gre glavni potrjevalec na službeno pot v okviru projekta, mora zahtevek na prvem nivoju potrditi vodja projekta. Ob odobritvi je drugi potrjevalec "nadomestni potrjevalec", ki je določen v nastavitvah aplikacije.

Nastavitve - preden začnemo

1. posodobi licenco: modul večstopenjsko potrjevanje potnih nalogov
2. nastavitve aplikacije:
   • določi: glavni potrjevalec in nadomestni potrjevalec
   • izklopi trajne potne naloge
3. določi osebo za pripravo obračuna PN: udeleženci / osebe / nastavitve: računovodstvo
4. uporabniške pravice:
   • navadni uporabniki
   • računovodstvo
   • potrjevanje in vsi PN