PotniNalogi/sl/

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search

Potni nalogi

4PM ima modul za pripravo zahtevkov za potne naloge (PN) in evidentiranje nastalih potnih stroškov, pripravljenih za obračun v ERP sistemu.
Vsi potni nalogi so zbrani v Mojem 4PM, glede na različne pravice so razvrščeni v 4 sezname:

  • Moji PN – vsi potni nalogi, ki se nanašajo na uporabnika,
  • Potrdi – seznam za potrjevalce (izpišejo se PN, v stanju za potrditev, odobritev),
  • Likvidiraj – seznam za likvidatorje (izpišejo se PN, v stanju za likvidacijo),
  • Vsi – seznam vseh PN: oseba si sama izbere v katerem stanju želi pregledovati PN, poljubno lahko določite obdobje, preverite stroške …

Urejanje šifrantov in nastavitev

SPLOŠNO / splošno

UDELEŽENCI /osebe (posameznik)

  • kontaktni podatki: naslov, delovno mesto
  • delovno mesto in ID zaposlenega, saj se bodo samodejno vpisale na PN
    • privzeti potrjevalec potnega naloga (izberete iz seznama),
    • privzeti likvidator potnega naloga (izberete iz seznama).
    • ali oseba lahko potrjuje PN,
    • ali oseba lahko likvidira PN,

SPLOŠNE NASTAVITVE APLIKACIJE

  • omejitev vpisa novega predloga za PN (za koliko dni po opravljeni poti lahko oseba vpiše predlog za PN. Zakonsko določeno: "Pisni nalog se izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.")
  • način številčenja PN: po delavcu ali globalno (nastavi Arctur)

Zavihek komentarji je namenjen beleženju posameznih sprememb oz. opomb, izmenjavi informacij, ki so se zgodile v času priprave oz. obdelave posameznega PN. Komentar se pošlje tudi preko e-obvestila udeležencem (predlagatelju, odredbodajalcu, likvidatorju), ni pa zabeležen na PN.

Stanja potnih nalogov

  • Predlog: predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
  • Predlog v pripravi: predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
  • Zavrnjen predlog: odredbodajalec je zavrnil PN,
  • Potrjen predlog: odredbodajalec je potrdil PN,
  • Obračun v pripravi: predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
  • Izpolnjen obračun: PN čaka na likvidacijo,
  • Zavrnjen obračun: likvidator zavrne PN,
  • Likvidiran: likvidiran PN,
  • Razveljavljen: PN je razveljavljen,
  • Nezaključen: PN je nezaključen,

Pregled potnih nalogov (Moj 4PM / PN / pregled PN in Pregledi / stroški / PN)

V pregledu PN lahko pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN … Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo. Namig: Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".

Diagram poteka za poslovni proces dela s potnimi nalogi

8.0.5 PotniNalogi.jpg

Izdelava potnega naloga

Zahtevek za potni nalog uporabnik ustvari v MOJ4PM / POTNI NALOGI. 4PM loči 3 nivoje uporabnikov:

  • Predlagatelj, ki ustvari zahtevek, predlog za potni nalog,
  • Potrjevalec, odredbodajalec, oseba, ki potrdi, da gre lahko predlagatelj na službeno pot,
  • Likvidator, oseba, ki (pripravi in) potrdi opravljen obračun PN.

Nov potni nalog

Predlagatelj izdela nov zahtevek za potni nalog z gumbom »Nov potni nalog« - odpre vnosno okno in izpolni polja:

3.NovPotniNalog.jpg

  • Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
  • Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
  • Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
  • Datum, ko je bil PN ustvarjen
  • Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
  • Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
  • Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
  • Dodaten opis, je neobvezen podatek
  • Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
  • Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
  • Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
  • Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.
  • Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).

8.0.1 PotniNalogi.jpg

Trajni potni nalogi

Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. Veljajo poljubno obdobje, na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju. Predlagatelj ustvarinov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.

  • Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN

Na potrjen trajni potni nalog predlagatelj dodaja obračune za poti, ki jih je opravil v obdobju.

  • z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
  • pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
    • izbere likvidatorja PN ter
    • vpiše kraj in datum zaključka.

Dobro je vedeti

  • Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.
  • Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.


Nazaj na splošno o potnih nalogih...