Difference between revisions of "PotniNalogi/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
(Blanked the page)
Line 1: Line 1:
=Potni nalogi=
 
  
4PM ima modul za pripravo '''zahtevkov za potne naloge''' (PN) in evidentiranje nastalih potnih stroškov, pripravljenih za obračun v ERP sistemu.
 
<br>Vsi potni nalogi so zbrani v Mojem 4PM, glede na različne pravice so razvrščeni v 4 sezname:
 
*'''Moji PN''' – vsi potni nalogi, ki se nanašajo na uporabnika,
 
*'''Potrdi''' – seznam za potrjevalce (izpišejo se PN, v stanju za potrditev, odobritev),
 
*'''Likvidiraj''' – seznam za likvidatorje (izpišejo se PN, v stanju za likvidacijo),
 
*'''Vsi''' – seznam vseh PN: oseba si sama izbere v katerem stanju želi pregledovati PN, poljubno lahko določite obdobje, preverite stroške …
 
 
==Urejanje šifrantov in nastavitev==
 
'''SPLOŠNO / splošno'''
 
*''[[Vehicles/sl/#Vozila_in_vrste_vozil |vrste vozil]]'' (osebni avto, službeni avto, javna prevozna sredstva),
 
*''[[Vehicles/sl/#Vozila_in_vrste_vozil | vozila]]'' (osebna vozila, ki jih poveže z lastnikom).
 
*''[[Travel_cost_types/sl/| vrste potnih stroškov]]'' (kilometrina, cestnina, parkirnina, dnevnice … )
 
 
'''[[Person_settings/sl/#Potni_nalogi | UDELEŽENCI /osebe (posameznik)]]'''
 
* kontaktni podatki: ''naslov, delovno mesto''
 
* delovno mesto in ID zaposlenega, saj se bodo samodejno vpisale na PN
 
** ''privzeti potrjevalec'' potnega naloga (izberete iz seznama),
 
** ''privzeti likvidator'' potnega naloga (izberete iz seznama).
 
** ali oseba ''lahko potrjuje'' PN,
 
** ali oseba ''lahko likvidira'' PN,
 
 
'''SPLOŠNE NASTAVITVE APLIKACIJE'''
 
* ''omejitev vpisa novega'' predloga za PN (za koliko dni po opravljeni poti lahko oseba vpiše predlog za PN. Zakonsko določeno: "Pisni nalog se izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.")
 
* ''način številčenja PN'': po delavcu ali globalno (nastavi Arctur)
 
 
Zavihek ''komentarji'' je namenjen beleženju posameznih sprememb oz. opomb, izmenjavi informacij, ki so se zgodile v času priprave oz. obdelave posameznega PN. Komentar se pošlje tudi preko e-obvestila udeležencem (predlagatelju, odredbodajalcu, likvidatorju), ni pa zabeležen na PN.
 
 
== Stanja potnih nalogov==
 
*'''Predlog''': predlagatelj ustvari predlog potnega naloga in ga pošlje v potrditev potrjevalcu,
 
*'''Predlog v pripravi''': predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
 
*'''Zavrnjen predlog''': odredbodajalec je zavrnil PN,
 
*'''Potrjen predlog''': odredbodajalec je potrdil PN,
 
*'''Obračun v pripravi''': predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
 
*'''Izpolnjen obračun''': PN čaka na likvidacijo,
 
*'''Zavrnjen obračun''': likvidator zavrne PN,
 
*'''Likvidiran''': likvidiran PN,
 
*'''Razveljavljen''': PN je razveljavljen,
 
*'''Nezaključen''': PN je nezaključen,
 
 
===Pregled potnih nalogov (Moj 4PM / PN / pregled PN in Pregledi / stroški / PN)===
 
V pregledu PN lahko pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN … Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo.
 
'''''Namig:''''' Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".
 
 
===Diagram poteka za poslovni proces dela s potnimi nalogi===
 
 
[[Image:8.0.5 PotniNalogi.jpg|900px|8.0.5 PotniNalogi.jpg]]<br>
 
 
= Izdelava potnega naloga =
 
 
Zahtevek za potni nalog uporabnik ustvari v '''MOJ4PM / POTNI NALOGI'''. 4PM loči 3 nivoje uporabnikov:
 
 
*'''Predlagatelj''', ki ustvari zahtevek, predlog za potni nalog,
 
*'''Potrjevalec''', odredbodajalec, oseba, ki potrdi, da gre lahko predlagatelj na službeno pot,
 
*'''Likvidator''', oseba, ki (pripravi in) potrdi opravljen obračun PN.<br>
 
 
==Nov potni nalog ==
 
'''Predlagatelj izdela nov zahtevek''' za potni nalog z gumbom »Nov potni nalog« - odpre vnosno okno in izpolni polja:<br>
 
 
[[file:3.NovPotniNalog.jpg|250px]]
 
 
*Številka PN: potni nalogi morajo biti oštevilčeni z zaporedno številko. Vsaka organizacija v splošnih nastavitvah izbere način številčenja potnih nalogov: ali na nivoju osebe (po delavcu), ali na nivoju cele organizacije (globalno).
 
*Predlagatelj: oseba, ki gre na službeno pot (z navedenim delovnim mestom)
 
*Stanujoč: naslov bivališča, če je vpisan pri osebnih podatkih zaposlenega, se izpiše samodejno
 
*Datum, ko je bil PN ustvarjen
 
*Organizacija, ki pošilja osebo na službeno pot
 
*Pričakovani odhod in prihod – določitev trajanja službene poti
 
*Predvidena relacija – kam gre oseba na službeno pot
 
*Dodaten opis, je neobvezen podatek
 
*Namen službene poti – lahko ročno vpišete ali izberete iz seznama nalog, sestankov (dodaj). Izberete lahko več nalog ali sestankov.
 
*Prevoz: osebno vozilo ali službeno vozilo. Šifrant vozli uredi administrator v zavihku splošno: splošno: vozila
 
*Predujmi: neobvezno polje, ki ga izpolnimo, če je oseba dobila predujem za službeno pot.
 
*Moj odredbodajalec: izpiše se vam privzeti odredbodajalec, lahko pa izberete drugo osebo, ki ima to pravico.
 
 
*'''Ko so podatki vpisani, jih shranimo in pošljemo zahtevek v odobritev (pošlji v odobritev).'''
 
 
[[Image:8.0.1 PotniNalogi.jpg|400px|8.0.1 PotniNalogi.jpg]]
 
 
== Trajni potni nalogi ==
 
 
Trajni potni nalogi so podvrsta potnih nalogov. '''Veljajo poljubno obdobje''', na posamezen potni nalog pa lahko pripravimo obračune več različnih poti v določenem obdobju.
 
Predlagatelj ustvarinov zahtevek za trajni potni nalog s klikom na gumb »nov trajni nalog« in odpre polje za vnos splošnih podatkov o potnem nalogu za izbrano osebo.
 
* Veljaven od-do – določitev trajanja veljavnosti PN
 
 
Na potrjen '''trajni potni nalog''' predlagatelj '''dodaja obračune''' za poti, ki jih je opravil v obdobju.
 
* z gumbom Dodaj odpre vnosno polje za vnos nastalih potnih stroškov, vpis dejanskih relacij,namena službenih poti.
 
* pred oddajo obračuna PN v likvidacijo še uredi splošne podatke o obračunu:
 
**izbere likvidatorja PN ter
 
**vpiše kraj in datum zaključka.
 
 
===Dobro je vedeti===
 
* Za izdelavo trajnih potnih nalogov, mora administrator v splošnih nastavitvah vklopiti možnost uporabe trajnih potnih nalogov.''
 
* Potni nalogi (navadni ali trajni), ki jih ima oseba, se ne morejo časovno prekrivati.
 
 
== Potrjevanje potnega naloga==
 
* '''Potrjevalec (odredbodajalec) '''dobi o novem potnem nalogu obvestilo po e-pošti.
 
* Nepotrjeni potni nalogi so v seznamu '''MOJ4PM / POTNI NALOGI / POTRDI'''.
 
**Potrjevalec lahko PN potrdi/zavrne/razveljavi (v primeru zavrnitve, razveljavitve je obvezen vnos komentarja).
 
 
Po potrditvi PN lahko predlagatelj PN natisne.
 
Na potrjen PN lahko predlagatelj, po vrnitvi s službene poti, vpiše nastale potne stroške in pripravi obračun oz. likvidacijo.
 
 
[[Image:8.0.2 PotniNalogi.jpg|400px|8.0.2 PotniNalogi.jpg]]
 
 
= Obračun potnih nalogov<br>  =
 
 
V seznamu '''moji potni nalogi''' so potni nalogi, izberemo stanje&nbsp;»potrjen predlog«. Klik na&nbsp;»'''št. PN'''«&nbsp;odpre potni nalog v zavihku obračun, izberemo&nbsp;»'''izpolni obračun'''«&nbsp;in vpišemo podatke: <br>
 
 
*Dejanski datum in ura odhoda oz. prihoda (če se podatki ujemajo z načrtovanimi iz PN, jih samo osvežimo s klikom na zeleno puščico – 4PM pa nam izračuna trajanje poti)
 
*Dejanska relacija: iz PN se v obračun prepiše predvidena relacije, če je prišlo do spremembe, ustrezno popravite
 
*če smo bili na poti s '''službenim avtomobilom''', vpišemo začetno in končno stanje števca kilometrov.
 
*Porazdelitev stroškov: v primeru, da smo pri&nbsp;»namenu«&nbsp;PN izbrali več nalog, sestankov … poljubno na naloge porazdelimo tudi stroške PN (v&nbsp;%). Predpogoj za takšno porazdelitev stroškov je predhodni vpis opravljenega dela na izbrano nalogo ali sestanek.
 
*Potne stroške vpisujemo v seznamu '''potni stroški''' s klikom na gum dodaj:
 
**Izberemo strošek (vrste potnih stroškov ureja administrator v zavihku splošno &gt; finance &gt; potni stroški). Če ima potni strošek že določeno ceno osnovne enote, vpišemo samo ustrezno količino in aplikacija samodejno preračuna stroške. <br>''Npr. če imamo pri kilometrini vpisano vrednost, da je stroške kilometra 0,37 EUR, potem bo samodejno izračunana vrednost za 100 km.''<br>
 
*Dodamo lahko poljubno število različnih potnih stroškov.
 
*Ko zaključimo z dodajanjem stroškov, vpišemo še seznam morebitnih prilog in poročilo o poti.
 
*Vpišemo še podatek o kraju, datum izdelave obračuna
 
*Preverimo privzetega likvidatorja (ali po potrebi izberemo drugega) in shranimo. <br><br>
 
 
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; [[Image:8.0.3 PotniNalogi.jpg|400px|8.0.3 PotniNalogi.jpg]]<br>
 
 
<br>
 
 
Tako pripravljen obračun potnega naloga je pripravljen za nadaljnjo obdelavo pri likvidatorju potnih nalogov -&gt;&nbsp;»pošlji v likvidacijo«. Lahko pa ga tudi razveljavimo (pri čemer je obvezen komentar). <br>
 
 
==Likvidiranje potnih nalogov==
 
 
*Likvidator potnih nalogov (moj 4PM/likvidiraj) lahko PN dodatno uredi (po tem ko ga zavrne), zavrne, razveljavi. PN likvidira in s tem potrdi opravljen PN z obračunom.
 
Obvezen vnos '''komentarja''' je ob akciji zavrnitve in razveljavitve naloga.
 
 
'''''Pomembno!''''' Likvidiran PN lahko »delikvidiramo« in ga ponovno popravimo.
 
 
[[File:8.0.4_PotniNalogi.jpg|500px|]]
 
 
=Vsi potni nalogi=
 
 
V PREGLEDI / POTNI NALOGI lahko uporabnik poljubno sortira in pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN …
 
 
Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo.
 
 
'''Namig:''' ''Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".''
 
 
[[File:3.6.vsi2.png|700px|]]
 

Revision as of 15:23, 11 July 2013