PotniNalogi/sl/

Splošno

4PM ima modul za pripravo zahtevkov za potne naloge (PN) in evidentiranje nastalih potnih stroškov, pripravljenih za obračun v ERP sistemu.
Vsi potni nalogi so zbrani v Mojem 4PM, glede na različne pravice so razvrščeni v 4 sezname:
• Moji PN – vsi potni nalogi, ki se nanašajo na uporabnika,
• Potrdi – seznam za potrjevalce (izpišejo se PN, v stanju za potrditev, odobritev),
• Likvidiraj – seznam za likvidatorje (izpišejo se PN, v stanju za likvidacijo),
• Vsi – seznam vseh PN: oseba si sama izbere v katerem stanju želi pregledovati PN, poljubno lahko določite obdobje, preverite stroške …

Pomembno: administrator mora predhodno urediti šifrante:
a) v splošno, ki so povezani s potnimi nalogi:
• vrste vozil (osebni avto, službeni avto, javna prevozna sredstva), ter
• vozila (osebna vozila, ki jih poveže z lastnikom).
b) v splošno/vrste potnih stroškov: kilometrina, cestnina, parkirnina, dnevnice …
c) v udeleženci/osebe (izberete posameznika)/nastavitve:
• določite privzeti potrjevalec PN, privzeti likvidator PN,
• ali oseba lahko potrjuje PN, ali oseba lahko likvidira PN,
d) v splošnih nastavitvah: določite omejitev vpisa novega predloga za PN (za koliko dni po opravljeni poti lahko oseba vpiše predlog za PN. Zakonsko določeno: "Pisni nalog se izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot.")
e) v splošnih nastavitvah (nastavi Arctur): ali se PN številčijo po delavcu ali globalno,
f) v udeleženci/osebe (izberete posameznika)/delovno mesto: zaradi številčenja PN osebam določite ustrezne zaporedne številke (npr. po pogodbi o zaposlitvi). Priporočamo tudi, da osebam vpišete njihov naslov, delovno mesto in ostale osebne podatke, saj se bodo tako samodejno vpisale na PN. Zavihek komentarji je namenjen beleženju posameznih sprememb oz. opomb, izmenjavi informacij, ki so se zgodile v času priprave oz. obdelave posameznega PN. Komentar se ustrezno pošlje tudi preko e-obvestila udeležencem (predlagatelju, odredbodajalcu, likvidatorju).

Stanja potnih nalogov:
• Predlog: predlagatelj ustvari PN in ga pošlje v potrditev,
• Predlog v pripravi: predlagatelj ustvari PN, vendar ga še ne pošlje v odobritev,
• Zavrnjen predlog: odredbodajalec je zavrnil PN,
• Potrjen predlog: odredbodajalec je potrdil PN,
• Obračun v pripravi: predlagatelj še ni izpolnil obračuna PN ali ga ni poslal v likvidacijo,
• Izpolnjen obračun: PN čaka na likvidacijo,
• Zavrnjen obračun: likvidator zavrne PN,
• Likvidiran: likvidiran PN,
• Razveljavljen: PN je razveljavljen,
• Nezaključen: PN je nezaključen,

Pregled potnih nalogov (Moj 4PM / PN / pregled PN in Pregledi / stroški / PN)
V pregledu PN lahko oseba s to pravico poljubno sortira in pregleduje PN: po obdobju, predlagatelju, številki PN, stanju PN … Pregled je namenjen tudi mesečnemu pregledu PN za izplačilo.
Namig: Imate v podjetju več oseb z istim imenom ali priimkom? Če želite izpis potnih nalogov po določenem imenu in priimku, uporabite pri filtriranju navednice (" "). NPR.: "Janez Novak".

Moji Potni nalogi

Izdelava potnega naloga
Zahtevek za potni nalog uporabnik ustvari v Moj4PM / potni nalogi. 4PM loči 3 nivoje uporabnikov:
• Predlagatelj, ki generira potni nalog,
• Potrjevalec, odredbodajalec, oseba, ki potrdi, da gre lahko predlagatelj na službeno pot,
• Likvidator, oseba, ki (pripravi in) potrdi opravljen obračun PN.
Predlagatelj generira nov zahtevek za potni nalog z gumbom »dodaj« - odpre vnosno okno za nov potni nalog in izpolni polja:

Potrdi Potne naloge

Potrjevalec (odredbodajalec) dobi o novem potnem nalogu obvestilo po e-pošti. V MOJ4PM / POTNI NALOGI / POTRDI lahko PN potrdi/zavrne/razveljavi (v primeru zavrnitve, razveljavitve je obvezen vnos komentarja). Po potrditvi PN lahko natisne. Na potrjen PN lahko predlagatelj, po vrnitvi s službene poti, vpiše nastale potne stroške in ga pripravi za obračun oz. likvidacijo.

Likvidriraj potne naloge

Likvidiranje potnih nalogov Likvidator potnih nalogov (moj 4PM/likvidiraj) lahko PN dodatno uredi (po tem ko ga zavrne), zavrne, razveljavi. PN likvidira in s tem potrdi opravljen PN z obračunom. Obvezen vnos komentarja je ob akciji zavrnitve in razveljavitve naloga.