Difference between revisions of "Documents/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
Line 76: Line 76:
  
 
Naložene dokumente lahko:
 
Naložene dokumente lahko:
* kopiramo [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v)
+
* '''kopiramo''' [[File:File_copy.png]] (ctrl+c) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v)
* izrežemo [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v)
+
* '''izrežemo''' [[File:File_cut.png]] (ctrl+x) in prilepimo [[File:File_paste.png]] (ctrl+v)
* brišemo (delete) ali  
+
* '''brišemo''' (delete) ali  
* pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti  
+
* pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti [[File:Email.gif]]
# določimo komu (ali skupini uporabnikov) želimo poslati e-sporočilo s '''povezavo do datoteke''',
+
** izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s '''povezavo do datoteke''';
#* v seznamu so prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi).
+
** če imamo izbranih več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi.
# datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje [[File:16-security-lock.png]]. To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene [[File:16-security-lock-open.png]]
+
** v seznamu so prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi).
 +
* datoteko (ali več) lahko tudi '''zaklenemo za urejanje''' [[File:16-security-lock.png]]. To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene [[File:16-security-lock-open.png]]
  
 
[[file:10.obvescanjeODatoteki.jpg|350px]]
 
[[file:10.obvescanjeODatoteki.jpg|350px]]

Revision as of 14:19, 22 May 2017

DOKUMENTI

4PM ima integriran napredni dokumentni sistem, ki omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in
  • nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti)
  • komentiranje dokumentov
  • premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)

Mape - struktura

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:

  • DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje drevesne strukture
  • PROJEKTI - sistemska projektna mapa, ki vsebuje podmape glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsak projekt ima svojo mapo (ime dokumenta) in 3 sistemske pod-mape:
    • Naloge – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
    • Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
    • Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;

dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.

  • ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT
  • ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.

Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.

Struktura (projektnih) map

Dokumentni sistem je organiziran v projektne mape, ki vključujejo:

  • mape po skupinah projektov, ki vključujejo
    • mape za vsak projekt,
    • projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.
  • neprojektne mape, so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
  • zadnje spremembe - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).

Dodajanje nove mape

Dodajanje mape.png
  1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
  2. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.
Mapa info.png

S klikom na info ikono odpremo obrazec:

  • pogledamo osnovne informacije o mapi Info ikona.PNG
  • zgodovino mape - Zgodovina ikona.PNGin
  • uredimo pravice dostopov za uporabnike Pravice ikona.PNG

Urejanje pravic dostopa do mape

Pravice mapa.PNG
  1. kliknemo na ikono Pravice ikona.PNG
  2. uporabnikom lahko določimo:
    • ne vidi mape
    • vidi mapo in dokumente v mapi
    • lahko vidi in ureja dokumente v mapi
  3. posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju
    • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
    • ali posamezniku določimo obseg pravice.
  • Nova mapa podeduje pravice privzeto nastavitev nadrejene mape.
  • vpogled 10.IkonaOko.jpg - uporabnik lahko vidi dokument.
  • urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
  • če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.

Nalaganje dokumentov

Nalaganje dokumentov.png

V izbrano mapo (krepko) nalagamo dokumente:

  1. s klikom na ikono naloži datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke.
  2. hkrati lahko nalagamo več dokumentov: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift.
  3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.
Naložene datoteke.png

NOVO: samodejno verzioniranje

Konflikt verzija.PNG
  • Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga

- novo verzijo (samodejno verzioniranje).

  • Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko

Naložene dokumente lahko:

  • kopiramo File copy.png (ctrl+c) in prilepimo File paste.png (ctrl+v)
  • izrežemo File cut.png (ctrl+x) in prilepimo File paste.png (ctrl+v)
  • brišemo (delete) ali
  • pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti Email.gif
    • izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke;
    • če imamo izbranih več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi.
    • v seznamu so prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi).
  • datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje 16-security-lock.png. To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene 16-security-lock-open.png

10.obvescanjeODatoteki.jpg

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.

10.datotekeNaProjektu.jpg

Iskanje dokumentov

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
  • Po nazivu dokumenta
  • Po ključnih besedah
  • Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Podrobnosti dokumentov

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA 10.IkonaOko.jpg. Pregledujete lahko:

  • zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
  • velikost dokumenta,
  • kdo je naložil dokument,
  • kdaj je naložil dokument,
  • kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
  • Ključne besede: ločimo z vejico,
  • Besedilni komentarji k dokumentom,

Gumb ZAKLENI: uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Gum PREMAKNI: premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.

10.komentarjiDatoteke.jpg