Difference between revisions of "Contracts/sl/"

From Help.4pm
Jump to navigationJump to search
m
m
 
Line 85: Line 85:
 
<br />
 
<br />
  
== Ročno povezovanje realiziranih stroškov z pogodbami ==
+
==Ročno povezovanje realiziranih stroškov z pogodbami==
 
Fakture v zavihku projekta FINANCE/REALIZIRANI STROŠKI morate ročno povezati s »fazami plačila – obroki«, ki ste jih predhodno dorekli pri terminsko-finančnem načrtu vnesene pogodbe oz. naročilnice.  
 
Fakture v zavihku projekta FINANCE/REALIZIRANI STROŠKI morate ročno povezati s »fazami plačila – obroki«, ki ste jih predhodno dorekli pri terminsko-finančnem načrtu vnesene pogodbe oz. naročilnice.  
  
Line 112: Line 112:
 
<br />
 
<br />
  
== Urejanje pogodb ==
+
==Urejanje pogodb==
 
Urejamo lahko le '''zadnjo verzijo pogodbe'''. Podatke urejamo z klikom na UREDI in shrani,o z gumbom SHRANI.  
 
Urejamo lahko le '''zadnjo verzijo pogodbe'''. Podatke urejamo z klikom na UREDI in shrani,o z gumbom SHRANI.  
  
=== Zgodovina urejanja pogodb ===
+
===Zgodovina urejanja pogodb===
 
Vsaka pogodba ima možnost vpogleda v zgodovino sprememb (evidenca dodatkov, sprememba vrednosti).  
 
Vsaka pogodba ima možnost vpogleda v zgodovino sprememb (evidenca dodatkov, sprememba vrednosti).  
 
[[File:Zgodovina urejanja pogodb.png|none|thumb|863x863px]]
 
[[File:Zgodovina urejanja pogodb.png|none|thumb|863x863px]]
Line 124: Line 124:
 
<br />
 
<br />
  
== Pogodbe na projektu (pregled) ==
+
==Pogodbe na projektu (pregled)==
 
Vse vnesene pogodbe za določen projekt so vidne v zavihku '''PROJEKT / POGODBE'''
 
Vse vnesene pogodbe za določen projekt so vidne v zavihku '''PROJEKT / POGODBE'''
 
[[File:Pogodbe na projektih.png|none|thumb|761x761px]]
 
[[File:Pogodbe na projektih.png|none|thumb|761x761px]]
  
== Pravice vpogleda v pogodbe ==
+
==Pravice vpogleda v pogodbe==
 
Na nivoju uporabniške skupine urejate pravice registra pogodb – kdo lahko ureja, dodaja, briše pogodbe. To urejate v zavihku DOSTOPI/PRAVICE/UPORABNIŠKE SKUPINE. Pri teh pravicah določate, katera uporabniška skupina razpolaga z registrom pogodb.
 
Na nivoju uporabniške skupine urejate pravice registra pogodb – kdo lahko ureja, dodaja, briše pogodbe. To urejate v zavihku DOSTOPI/PRAVICE/UPORABNIŠKE SKUPINE. Pri teh pravicah določate, katera uporabniška skupina razpolaga z registrom pogodb.
 
[[File:Up skupina pogodbe.png|none|thumb|568x568px]]
 
[[File:Up skupina pogodbe.png|none|thumb|568x568px]]
Line 134: Line 134:
  
 
Pri projektnih vlogah pa nastavljate pravice pogodb na projektu. Ker se na projektu prikazuje samo seznam pogodb in se pogodb na projektu ne ureja (to se počne v registru), lahko razpolagate samo s pravico vpogleda v pogodbe.
 
Pri projektnih vlogah pa nastavljate pravice pogodb na projektu. Ker se na projektu prikazuje samo seznam pogodb in se pogodb na projektu ne ureja (to se počne v registru), lahko razpolagate samo s pravico vpogleda v pogodbe.
[[File:Pravice na projektni vlogi.png|left|thumb|519x519px]]
+
[[File:Pravice na projektni vlogi.png|thumb|519x519px|alt=|none]]Dobro je vedeti, da lahko ima nekdo pravico vpogleda v register pogodb ampak nima pravice vpogleda pogodb na projektu ali obratno.
 +
 
 +
Urejamo torej:
 +
 
 +
1. Pravice v uporabniških skupinah: kdo vidi/ureja register pogodb v mojem 4PMu
 +
 
 +
2. Pravice na projektnih vlogah: katera projektna vloga vidi seznam pogodb na projektu

Latest revision as of 12:30, 29 July 2020

Vnos pogodbe

Novo pogodbo dodamo v pregledu MOJ 4PM / POGODBE / NOVA POGODBA


Vpis podatkov o pogodbi

- Organizacija

- Številka pogodbe (se mora ujemati s poljem analitika pri fakturah)

- Vrsta naročila (izbiramo iz predlaganih možnosti ali dodamo nove)

- Vrednost

- Davek (prepišemo iz pogodbe, ločen je zaradi različnih davčnih stopenj)

Šifranti.png

*Številka pogodbe je obvezno polje za pravilno povezavo podatkov o pogodbi z denarnim tokom in realizacijo.


Ko smo vnesli osnovne podatke o pogodbi, vnesemo še podatke, ki se nanašajo na projekt:

- Projekt (izberemo iz spustnega seznama)

- Faza (Pogodba se nanaša na eno SM, ki pa se deli na več faz / funkcionalnih enot. V tem primeru je več zapisov oz. vrstic. Zgolj za evidenco - ni obvezno polje, lahko dodajamo ali odstranjujemo.)

- Vrsta stroška (sinhronizirano z obstoječim šifrantom iz iCentra)

- Vrsta dela (ni obvezno polje, šifrant lahko dodajamo ali odstranjujemo)

Brisanje aneksa.png

- Funkcionalna enota (poljubno besedilo, neobvezno polje)

- Datum podpisa in trajanje


Aneksi

Dodajanje dodatkov (aneksov)

Anekse dodajamo v MOJ 4PM / POGODBE / izberemo pogodbo (ali dodajamo ob prvem vnosu pogodbe) / UREDI

- za vnos novega dodatka (aneksa) k pogodbi, odprete obstoječo pogodba in z ikono + dodate novo vrstico,

- vsak dodatek je svoja vrstica z ločenimi vrednostmi in informacijami (vrednosti dodatka in pogodbe se seštevajo),

- vsaka pogodba ima lahko več dodatkov, le-ti se s vnosom terminsko-finančnega plana ažurirajo tudi v denarnem toku.

Dodajanje aneksa.png


Pomembno je, da zapišemo zaporedno številko dodatka v stolpec »aneks«. Le-ta se navadno ujema s št. dodatka iz stolpca »faza«. Po vnosu kliknemo SHRANI.

Aneks številka.png


Vedno nam je na voljo informacija, koliko aneksov je vnesenih na pogodbo.

Število aneksov.png

Brisanje dodatkov

V primeru, da je prišlo do napake pri vnosu, lahko dodatek izbrišete, ne glede na zaporedno številko le-tega. Izberete pogodbo, kliknete UREDI in z ikono  izbiršete dodatek. Številka aneksa v glavi pogodbe se bo avtomatično popravila. Glede na št. vrstic, ki imajo določeno št. aneksa, se poveča ali zmanjša številka aneksa v glavi pogodbe.

Za tem (po potrebi) morate ročno popraviti zaporedje aneksov, v stolpcu »aneks« ter njihovo poimenovanje v stolpcu »faza«. To uredite s klikom na UREDI:

Uredi aneks.png


Datoteke na pogodbah

K pogodbi dodamo datoteko s klikom na ikono dokumenta.

Dodajanje datotek.png


Izberemo poljubno datoteko in jo naložimo k pogodbi. Ko se ikona obarva v modro  pomeni, da so datoteke naložene.

Modra datoteka.png


Na pogodbo lahko dodajamo tudi več datotek.

Dodajanje terminsko finančnega načrta & povezovanje z denarnim tokom

Terminsko finančni načrt je povezan z denarnim tokom projekta. Z klikom na ikono grafa vnesemo datum(e), odstotek ali vrednost (ki se avtomatično preračuna glede na vrednost pogodbe). Ob zaključenem vnosu se te vrednosti prikažejo tudi v denarnem toku. Poljubno je dodan stolpec »Vrednost brez DDV« v katerega lahko vpišete vrednost DDV, ki ni vezana na nič in je le za vašo evidenco.

Pomembno: vsaka pogodba mora imeti dodan vsaj en vnos (100 %) v terminsko finančnem načrtu, šele ob vnosu terminsko finančnega načrta, se bo lahko preračunala »realizacija« (ob vezavi faz iz T-F načrta z realiziranimi stroški).

Term-fin plan.png

Ko je vnesen terminsko finančni načrt se ta samodejno prenese v denarni tok projekta.

Denarni toki.png


Ročno povezovanje realiziranih stroškov z pogodbami

Fakture v zavihku projekta FINANCE/REALIZIRANI STROŠKI morate ročno povezati s »fazami plačila – obroki«, ki ste jih predhodno dorekli pri terminsko-finančnem načrtu vnesene pogodbe oz. naročilnice.

Prehodno morate nujno pravilno zapisati te podatke, zato da se pogodbe pravilno povežejo z denarnim tokom in realiziranimi stroški:

- analitika (mora biti identična)

- faze plačila – obroki (skupno morajo znašati 100%)


Ko je faktura uvožena iz iCentra vstopite v FINANCE/REALIZIRANI STROŠKI in novo uvožene fakture ročno povežete z denarnim tokom tako, da izberete fakture in kliknete na ikono svinčnika (uredi). V obrazcu za urejanje ročno izberete možnosti iz terminsko-finančnega načrta:

- izbirate med različnimi pogodbami in aneksi

- ob izbiri se vam ponudijo »faze plačila – obroki« ki so na to pogodbo vezani

Spremembe SHRANITE.

Izbira prave plana.png


S tem korakom, se sklene krog povezave med pogodbami – denarnim tokom – realiziranimi stroški.

Ko fakture povežete z različnimi pogodbami in fazami plačila ter izbiro shranite, se vrednost fakture odšteje iz planiranega DENARNEGA TOKA. Tam se beleži tudi, koliko sredstev je na tej fazi plačila še na voljo.

S ročno povezavo realiziranega stroška z denarnim tokom, preko »faza plačila – obroki« se spremeni tudi skupna realizacija pogodb v MODULU POGODBE.

Urejanje pogodb

Urejamo lahko le zadnjo verzijo pogodbe. Podatke urejamo z klikom na UREDI in shrani,o z gumbom SHRANI.

Zgodovina urejanja pogodb

Vsaka pogodba ima možnost vpogleda v zgodovino sprememb (evidenca dodatkov, sprememba vrednosti).

Zgodovina urejanja pogodb.png


Klik na  »zgodovina« nam odpre vpogled v to, kdaj je kdo kaj spreminjal, s klikom na vrstico nam odpre starejšo verzijo pogodbe za vpogled:

Zgodovina urejanja pop up.png


Pogodbe na projektu (pregled)

Vse vnesene pogodbe za določen projekt so vidne v zavihku PROJEKT / POGODBE

Pogodbe na projektih.png

Pravice vpogleda v pogodbe

Na nivoju uporabniške skupine urejate pravice registra pogodb – kdo lahko ureja, dodaja, briše pogodbe. To urejate v zavihku DOSTOPI/PRAVICE/UPORABNIŠKE SKUPINE. Pri teh pravicah določate, katera uporabniška skupina razpolaga z registrom pogodb.

Up skupina pogodbe.png


Pri projektnih vlogah pa nastavljate pravice pogodb na projektu. Ker se na projektu prikazuje samo seznam pogodb in se pogodb na projektu ne ureja (to se počne v registru), lahko razpolagate samo s pravico vpogleda v pogodbe.

Dobro je vedeti, da lahko ima nekdo pravico vpogleda v register pogodb ampak nima pravice vpogleda pogodb na projektu ali obratno.

Urejamo torej:

1. Pravice v uporabniških skupinah: kdo vidi/ureja register pogodb v mojem 4PMu

2. Pravice na projektnih vlogah: katera projektna vloga vidi seznam pogodb na projektu