Project files/sl/

From Help.4pm
Jump to: navigation, search

PROJEKTNI DOKUMENTI

4PM ima integriran napredni dokumentni sistem, ki omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in dostopov do dokumentov,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti).

Več o dokumentnem sistemu lahko preberete tu: 4PM Dokumentni sistem

Projektne mape

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

Vsak projekt ima v svoji mapi (ime dokumenta) že 4 pod-mape:

  • Naloge – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
  • Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
  • Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
  • Zadnje spremembe – zadnji dokumenti, ki so bili zadnji naloženi v mapo (prikazuje dokumente glede na uporabniške pravice)
  • dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.

Poljubno lahko dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo dokumente. Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.

Nova mapa

  1. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  2. Vpišemo ime nove mape in
  3. določimo pravice dostopa do mape: pomagamo si lahko s
    • skupinami udeležencev na projektu (projektne vloge) - aplikacija označi vse posameznike, ki imajo na projektu izbrano vlogo
    • ali posamezniku določimo obseg pravice.
  4. določimo še dostop do dokumentov osebam, ki ne sodelujejo na projektu (pravice ostalih oseb).
  5. novo mapo z nastavitvami shranite.
  • Nova mapa podeduje pravice dostopa' nadrejene mape.
  • vpogled 10.IkonaOko.jpg - uporabnik lahko vidi dokument.
  • urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
  • Ikona ? pomeni, da imajo osebe, ki spadajo v skupino, različne pravice dostopa do dokumentov v mapi.

Podatki o nastavitvah posamezne mape: podrobno 10.IkonaMozicki.jpg.

Dodajanje dokumentov

V mapo dodajajmo, nalagamo dokumente:

10.izberiDatoteko.jpg

  1. s klikom na ikono dodaj datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke na računalniku.
  2. lahko nalagamo več dokumentov hkrati: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
    • Uporabniki Internet Explorerja morate imeti nameščen Flash dodatek: | Flash
  3. potrdimo z gumbom odpri.

Postopek po potrebi ponovimo.

10.dodajanjeDatotek.jpg

Ko končamo z nalaganjem dokumentov:

  1. določimo komu (kateri skupini uporabnikov) želimo poslati e-sporočilo s povezavo do novega (novih) dokumentov,
    • v seznamu so samodejno prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti dokumente v trenutni mapi.
  2. dokumente lahko samo shranimo in ne obvestimo nikogar (ne označimo nobenega uporabnika).

10.obvescanjeODatoteki.jpg

Dokumenti, ki so v posamezni mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.

10.datotekeNaProjektu.jpg

Iskanje dokumentov

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
  • Po nazivu dokumenta
  • Po ključnih besedah
  • Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah.

Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Podrobnosti dokumentov

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA 10.IkonaOko.jpg. Pregledujete lahko:

  • zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
  • velikost dokumenta,
  • kdo je naložil dokument,
  • kdaj je naložil dokument,
  • kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
  • Ključne besede: ločimo z vejico,
  • Besedilni komentarji k dokumentom,

Gumb ZAKLENI: uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Gum PREMAKNI: premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.

10.komentarjiDatoteke.jpg

Struktura (projektnih) map

Dokumentni sistem je organiziran v projektne mape, ki vključujejo:

  • mape po skupinah projektov, ki vključujejo
    • mape za vsak projekt,
    • projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.
  • neprojektne mape, so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
  • zadnje spremembe - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).