Project files/sl/

From Help.4pm
Jump to: navigation, search

PROJEKTNI DOKUMENTI

4PM napredni dokumentni sistem omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in
  • nadzor nad dostopi do dokumentov in map,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta ali več dokumentov,
  • pošiljanje povezav do map po e-pošti
  • komentiranje dokumentov
  • premikanje dokumentov med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
  • sledenje zgodovini uporabe dokumentov, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)

Projektne mape

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

Vsak projekt ima svojo mapo in 4 sistemske podmape:

  • Naloge – privzeto odlagališče za datoteke, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
  • Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
  • Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
  • Zadnje spremembe – zadnji dokumenti, ki so bili zadnji naloženi v mapo (prikazuje dokumente glede na uporabniške pravice)

Dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.

Dodajanje nove mape

V vsaki projektni mapi lahko poljubno dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo datoteke. Nove podmape podedujejo pravice dostopa nadrejenih map. Pravice lahko prilagodimo.

Dodajanje mape.png
  1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
  2. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.
Mapa info.png

Informacije o mapi

S klikom na info ikono Info.gifodpremo obrazec:

  • pogledamo osnovne informacije o mapi Info ikona.PNG
  • zgodovino mape - Zgodovina ikona.PNGin
  • uredimo pravice dostopov za uporabnike Pravice ikona.PNG

Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.

Način prikaza vsebine mape

Mreža2.png
Seznam.png

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo Application view list.png:

  1. izberemo mapo
  2. kliknemo gumb spremeni prikaz:
  • seznam
  • mreža

Urejanje pravic dostopa do mape

Pravice mapa.PNG
  1. kliknemo na ikono Pravice ikona.PNG
  2. uporabnikom lahko določimo:
    • ne vidi mape 4.7.ikonaRdecKrizec.jpg
    • vidi mapo in dokumente v mapi 10.IkonaOko.jpg
    • lahko vidi in ureja dokumente v mapi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  3. posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju 2.2.2.ikonaLupa.jpg
    • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
    • ali posamezniku določimo obseg pravice.
  • Nova mapa podeduje pravice privzeto nastavitev nadrejene mape.
  • vpogled 10.IkonaOko.jpg - uporabnik lahko vidi dokument.
  • urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
  • če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.

Novo - povezava do mape

Povezava mapa.png

Za vsaka mapa ima svojo povezavo. Povezavo lahko:

  1. kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
  2. pošljete po e-pošti izbranim prejemnikom

Datoteke

Nalaganje novih datotek

Nalaganje dokumentov.png

V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek:

  1. s klikom na ikono naloži datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke.
  2. hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift.
  3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.
Naložene datoteke.png

Kako prenesem datoteko iz 4PM?

  • 1 klik - izberemo datoteko
  • dvojni klik - začnemo prenos datoteke

NOVO: samodejno verzioniranje

Konflikt verzija.PNG
  • Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga - novo verzijo (samodejno verzioniranje).
  • Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko

NOVO: Razširjene funkcionalnosti

Naložene dokumente lahko:

  • kopiramo File copy.png (ctrl+c) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi
  • izrežemo File cut.png (ctrl+x) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje)
  • brišemo (delete) ali
  • pošljemo povezavo

Podrobnosti datotek - desno okno

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona Info.gif.

Info dokument.png
  • datoteko lahko preimenujete - 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  • naložil: uporabnik, ki je naložil
  • verzija: številka verzije
  • naloženo: datum in ura nalaganja
  • velikost: velikost datoteke
  • prenosi: število prenosov
  • povezava: kopiranje povezave do datoteke
  • ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje

Gumb ZAKLENI 16-security-lock-open.png: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Komentarji datotek

Komentar dokument.png

Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.

Povezava do datoteke

Ko izberemo datoteko (ali več datotek - ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono Email.gif pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.

Zgodovina datoteke

Zgodovina dokument.png

V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:

  • zgodovino verzij
  • zgodovino prenosov datoteke
  • zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava)
  • zgodovino preimenovanj datoteke

Iskanje datotek

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah:

  • v iskalno polje View.gif vpišete iskalni pojem (del besedila ali naslova, ključno besedo...)
  • kliknete ikono IŠČI,

v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
  • Po nazivu dokumenta
  • Po ključnih besedah
  • Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.