Documents/sl/

From Help.4pm
Jump to: navigation, search

PROJEKTNI DOKUMENTI

4PM ima integriran napredni dokumentni sistem, ki omogoča:

  • urejene dokumente v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po dokumentih (vsebina, naziv, datum objave),
  • kontrolo verzij dokumentov in dostopov do dokumentov,
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila dokumentov hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi dokumenta (pošiljanje povezave po e-pošti).

Projektne mape

4PM ima več različnih možnosti nalaganja dokumentov. Uporabnik izbere tistega, ki ustreza njegovemu nivoju pravic oz. potrebam.

Vsak projekt ima v svoji mapi (ime dokumenta) že 4 pod-mape:

  • Naloge – sem se samodejno dodajajo dokumenti, ki jih dodajamo v komentarjih na nalogah in projektih;
  • Finance – dokumenti, ki jih pripenjamo stroškom, prihodkom;
  • Portali – dokumenti, ki jih nalagamo na portal;
  • Zadnje spremembe – zadnji dokumenti, ki so bili zadnji naloženi v mapo (prikazuje dokumente glede na uporabniške pravice)
  • dostop do map Naloge, Finance, Portali je odvisen od pravic dostopa do povezanih modulov.

Poljubno lahko dodajamo nove mape in podmape, v katere razvrščamo dokumente. Nove podrejene mape podedujejo pravice dostopa nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo.

Struktura (projektnih) map

Dokumentni sistem je organiziran v projektne mape, ki vključujejo:

  • mape po skupinah projektov, ki vključujejo
    • mape za vsak projekt,
    • projekti imajo poljubno strukturo map in podmap.
  • neprojektne mape, so mape, ki jih uporabniki dodajajo in niso povezane s projekti.
  • zadnje spremembe - vsebuje nove dokumente, ki so naloženi v 4PM (glede na pravice).

Nova mapa

  1. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  2. Vpišemo ime nove mape in
  3. določimo pravice dostopa do mape: pomagamo si lahko s
    • skupinami udeležencev na projektu (projektne vloge) - aplikacija označi vse posameznike, ki imajo na projektu izbrano vlogo
    • ali posamezniku določimo obseg pravice.
  4. določimo še dostop do dokumentov osebam, ki ne sodelujejo na projektu (pravice ostalih oseb).
  5. novo mapo z nastavitvami shranite.
  • Nova mapa podeduje pravice dostopa' nadrejene mape.
  • vpogled 10.IkonaOko.jpg - uporabnik lahko vidi dokument.
  • urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
  • Ikona ? pomeni, da imajo osebe, ki spadajo v skupino, različne pravice dostopa do dokumentov v mapi.

Podatki o nastavitvah posamezne mape: podrobno 10.IkonaMozicki.jpg.

Dodajanje dokumentov

V mapo dodajajmo, nalagamo dokumente:

10.izberiDatoteko.jpg

  1. s klikom na ikono dodaj datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke na računalniku.
  2. lahko nalagamo več dokumentov hkrati: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift,
    • Uporabniki Internet Explorerja morate imeti nameščen Flash dodatek: | Flash
  3. potrdimo z gumbom odpri.

Postopek po potrebi ponovimo.

10.dodajanjeDatotek.jpg

Ko končamo z nalaganjem dokumentov:

  1. določimo komu (kateri skupini uporabnikov) želimo poslati e-sporočilo s povezavo do novega (novih) dokumentov,
    • v seznamu so samodejno prikazane samo osebe, ki imajo pravico videti dokumente v trenutni mapi.
  2. dokumente lahko samo shranimo in ne obvestimo nikogar (ne označimo nobenega uporabnika).

10.obvescanjeODatoteki.jpg

Dokumenti, ki so v posamezni mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek.

10.datotekeNaProjektu.jpg

Iskanje dokumentov

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
  • Po nazivu dokumenta
  • Po ključnih besedah
  • Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Podrobnosti dokumentov

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so dosegljivi pri posameznem dokumentu, pod ikono OČESA 10.IkonaOko.jpg. Pregledujete lahko:

  • zgodovino dokumenta - verzije – najnovejša je na vrhu, vidna je vsem uporabnikom,
  • velikost dokumenta,
  • kdo je naložil dokument,
  • kdaj je naložil dokument,
  • kdo je dostopal do dokumenta (prenosi),
  • Ključne besede: ločimo z vejico,
  • Besedilni komentarji k dokumentom,

Gumb ZAKLENI: uporabnik lahko začasno zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Gum PREMAKNI: premikanje datotek med posameznimi mapami znotraj projekta.

10.komentarjiDatoteke.jpg