Documents/sl/

From Help.4pm
Jump to: navigation, search

DOKUMENTI

Dokumenti.png

4PM napredni dokumentni sistem omogoča:

  • urejene datptele v projektnih mapah in podmapah,
  • napredne možnosti iskanja po datotekah (vsebina, naziv, datum objave, ključne besede),
  • kontrolo verzij
  • nadzor nad dostopi do datotek in map (nalaganje, prenosi, vidi, ureja, zaklepanje)
  • enostavno urejanje pravic dostopa do map,
  • nalaganje večjega števila datotek hkrati,
  • obveščanje po elektronski pošti o objavi datotek,
  • pošiljanje povezav do map po e-pošti
  • komentiranje datotek
  • premikanje datotek med mapami (kopiraj, izreži, prilepi)
  • sledenje zgodovini uporabe, map (prenosi, povezava e-pošti, verzije)

Mape - struktura

4PM ima več različnih možnosti nalaganja datotek. 4PM Dokumenti vključuje 4 sistemske mape:

  • DOKUMENTI - samostojne mape, ki so neodvisne od projektov. Poljubno nastavljanje uporabniških pravic dostopa (vidi, ureja) in urejanje strukture
  • PROJEKTI - sistemska mapa, ki vsebuje podmape glede na strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT. Vsaka skupina projektov in vsak projekt ima svojo mapo.
  • ARHIV PROJEKTOV - sistemska projektna mapa, v kateri so vsi zaprti projekti, glede na določeno strukturo SKUPINA PROJEKTA / PROJEKT
  • ZADNJE SPREMEMBE - sistemska projektna mapa, v kateri so zbrane zadnje (spremenjene) datoteke. Prikaz datotek je odvisen od uporabniških pravic uporabnika.

Dodajanje nove mape

Dodajanje mape.png
  1. izberi mapo, v katero želiš dodati podmapo - se izpiše krepko
  2. klik na ikono 10.IkonaDodajMapo.jpg dodaj mapo.
  3. Vpišemo ime nove mape in potrdimo vnos.
Mapa info.png

Informacije o mapi

Klikom na info ikono Info.gif odpre obrazec:

  • osnovne informacije o mapi Info ikona.PNG
  • zgodovina mape - Zgodovina ikona.PNGin
  • urejanje pravice dostopov za uporabnike Pravice ikona.PNG

Nove podmape podedujejo pravice nadrejene mape. Pravice lahko prilagodimo. Za vsako mapo lahko nastavimo privzete pravice (vidi, ureja) tudi za nove člane ekip.

Prilagajanje načina prikaza vsebine mape

Mreža2.png
Seznam.png

Dokumenti, ki so v mapi (ime mape je poudarjeno), se prikažejo v seznamu datotek. Prikaz vsebine mape lahko poljubno nastavljamo Application view list.png:

  1. izberemo mapo
  2. kliknemo gumb spremeni prikaz Application view list.png
    • seznam
    • mreža

Urejanje pravic dostopa do mape

Pravice mapa.PNG
  1. kliknemo na ikono Pravice ikona.PNG
  2. uporabnikom lahko določimo:
    • ne vidi mape 4.7.ikonaRdecKrizec.jpg
    • vidi mapo in dokumente v mapi 10.IkonaOko.jpg
    • lahko vidi in ureja dokumente v mapi 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  3. posameznega uporabnika lahko poiščete v iskalnem polju 2.2.2.ikonaLupa.jpg
    • če spreminjate pravice različnim uporabnikom, lahko z gumbom ponastavi, vrnete nastavitve na osnovno stanje.
    • ali posamezniku določimo obseg pravice.
  • Nova mapa podeduje pravice privzeto nastavitev nadrejene mape.
  • vpogled 10.IkonaOko.jpg - uporabnik lahko vidi dokument.
  • urejanje 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg - uporabnik ureja dokument (zamenja verzijo, dostopa do starih verzij, metapodatkov …).
  • če je polje sive barve, ga ne morete spreminjati.

NOVO - povezava do mape

Povezava mapa.png
Za vsaka mapa ima svojo povezavo (URL):
  1. kopirate (in jo prilepite v komentar) ali
  2. pošljete po e-pošti prejemnikom

Datoteke v DOKUMENTI

Nalaganje datotek

Nalaganje dokumentov.png

V izbrano mapo (krepko) nalagamo različne vrste datotek:

  1. s klikom na ikono naloži datoteko 10.IkonaDodajDokument.jpg odpremo obrazec za izbor datoteke.
  2. hkrati lahko nalagamo več datotek: pri izbiri uporabimo gumb ctrl ali shift.
  3. naložene datoteke se izpišejo v mapi.
Naložene datoteke.png

Kako prenesem datoteko iz 4PM?

  • 1 klik - izberemo datoteko
  • dvojni klik - začnemo prenos datoteke

NOVO: samodejno verzioniranje

Konflikt verzija.PNG

Če naložim datoteko z enakim imenom, kot ga ima že datoteka v mapi, jo 4PM prepozna in predlaga

  • novo verzijo (samodejno verzioniranje).
  • Če ima datoteka različno ime, ga naloži kot novo datoteko

Napredne funkcije

Naložene dokumente lahko:

  • kopiramo File copy.png (ctrl+c) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi
  • izrežemo File cut.png (ctrl+x) in prilepimo File paste.png (ctrl+v) v drugi mapi (premikanje)
  • brišemo (delete) ali
  • pošljemo povezavo do dokumenta po e-pošti Email.gif
    • izberemo prejemnika (ali skupino), ki jim želimo poslati e-sporočilo s povezavo do datoteke;
    • če smo izbrali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko hkrati pošljemo poljubno število povezav do datotek v mapi (pošiljamo samo povezave, ne dokumentov).
    • v seznamu so samo osebe, ki imajo pravico videti datoteko (glede na pravice v mapi).
  • datoteko (ali več) lahko tudi zaklenemo za urejanje 16-security-lock.png. To pomeni, da jo drugi uporabniki lahko vidijo, jo prenesejo, ne morejo pa zamenjati verzije. Samo oseba, ki je datoteko zaklenila, jo lahko odklene 16-security-lock-open.png

Podrobnosti datotek - desno okno

Podrobnosti o dokumentih (metapodatki) so pri posameznem dokumentu, pod info ikona Info.gif.

Info dokument.png
  • datoteko lahko preimenujete - 2.2.2.ikonaSvincnik.jpg
  • naložil: uporabnik, ki je naložil
  • verzija: številka verzije
  • naloženo: datum in ura nalaganja
  • velikost: velikost datoteke
  • prenosi: število prenosov
  • povezava: kopiranje povezave do datoteke
  • ključne besede: vsaka datoteka ima lahko več ključnih besed, ki olajšajo iskanje

Gumb ZAKLENI 16-security-lock-open.png: uporabnik lahko zapre urejanje dokumenta (dodajanje nove verzije).

Komentarji datotek

Komentar dokument.png

Pri vsaki datoteki lahko napišemo komentar (npr. o spremembah v datoteki, novi verziji). Komentar lahko skupaj s povezavo do datoteke pošljemo izbranim prejemnikom po e-pošti.

Povezava do datoteke

Ko izberemo datoteko (click) ali več datotek (ctrl, shift + klik), lahko s klikom na ikono Email.gif pošljemo povezavo (ali več) izbranim prejemnikom.

Zgodovina datoteke

Zgodovina dokument.png

V polju zgodovina datoteke 4PM beleži:

  • zgodovino verzij
  • zgodovino prenosov datoteke
  • zgodovino poslanih sporočil (komentar ali povezava) s pošiljateljem in prejemniki
  • zgodovino preimenovanj datoteke

Iskanje datotek

Iskanje dokumentov je mogoče v posamezni mapi ali njenih podmapah. V iskalno polje View.gif vpišete iskalni pojem in kliknete ikono IŠČI View.gif: v seznamu se izpišejo dokumenti, ki jih uporabnik lahko vidi in ustrezajo iskanemu pogoju.

Iskalnik išče po:

  • Vsebini tekstovnih dokumentov (word, Excel, PDF)
  • Po nazivu dokumenta
  • Po ključnih besedah
  • Po datumu nalaganja

Iskalnik išče po vseh dokumentih v mapi in podmapah. Namig: Če ne vemo, kje se iskani dokument nahaja, se postavimo na najvišjo (projektno) mapo in vpišemo iskani pojem.

Standardne mape

Glede na tip ali skupino projekta lahko določite privzete mape, ki jih ima vsaka PROJEKTNA MAPA Standardne mape urejamo v zavihku DOKUMENTI / STANDARDNE MAPE:

  • klikni DODAJ
  • vnesi privzeto ime standardne mape
  • izberi možnosti, za katere velja pravilo standardne mape:
    • za vse aktivne projekte (novi in obstoječi)
    • samo za izbrano skupino
    • samo za tip projekta
  • standardnim mapam lahko določite tudi privzet nabor podmap.

Standardne mape lahko ureja samo administrator. Uporabniki ne morejo standardnih map preimenovati, lahko pa nalagajo dokumente.